Från ronden till projektakten: vem dokumenterar vad

Hur kommer konstaterandet från byggarbetsplatsen in i projektakten?

Byggdokumentation och projektakt har olika uppgifter. På byggarbetsplatsen uppstår löpande ärenden — fel, dagrapporter, foton, kontroller — som har ett handläggningsläge och ändras dagligen. Projektakten för ett projekts avslutade dokument: avtal, ritningar, protokoll, godkännanden. Övergången lyckas när det för varje uppgift är fastlagt var originalet ligger, vem som vårdar det och från när det arkiveras oföränderligt. Där det förblir öppet uppstår två sanningar — och i en tvist frågan om vilken av dem som gäller.

Rättsläge: Tyskland (civillagen BGB, entreprenadvillkoren VOB/B, arvodesförordningen HOAI). I andra länder gäller andra regler, och vad som avtalats i byggkontraktet går före de standardfrister som nämns här.

De fyra överlämningspunkterna

Vid dessa fyra ställen byter en uppgift ansvarsområde. Den som pekar ut dem har redan förhindrat största delen av dubbelarbetet.

• Registrering på byggarbetsplatsenKonstaterandet uppstår där det görs — mobilt, med foto, plats och tid. Allt som registreras först på kvällen på kontoret är redan en rekonstruktion.
• Granskning och godkännandeUr ärendet blir ett hållbart dokument: dagrapporten undertecknad, felprotokollet utskickat, kontrollen avslutad. Först härifrån går innehållet att citera.
• Arkivering i aktenDet frisläppta dokumentet går in i projektakten — med datum, version och ansvar. Ärendet stannar i dokumentationssystemet, eftersom det förs vidare och utvärderas där.
• Överlämning till driftenVid projektets slut räknas inte vad som dokumenterats, utan vad som går att hitta: relationshandlingar, godkännanden, garantitider, bevis.

Varför det ändå registreras dubbelt

Dubbelarbete uppstår sällan av slarv. Det har tre återkommande orsaker — och för var och en finns ett organisatoriskt svar.

• Oklart ansvarNär ingen har bestämt var originalet ligger lägger varje inblandad upp en egen version för säkerhets skull. Svaret är en fastlagd ordning per dokumenttyp, skriftligt, vid projektstart.
• Parterna saknar åtkomstUnderentreprenörer och externa parter utan åtkomst skickar foton per meddelande — och byggledningen för över dem för hand. Kostnadsfria konton för utförande företag löser mer än någon arkivstruktur.
• Arkivering utan projektkopplingEn fil som inte hänger vid ett projekt, en byggdel eller ett ärende skapas på nytt vid andra sökningen. Kopplingen måste uppstå vid registreringen, inte vid arkiveringen.

Så löser Open Experience det

Open Experience för byggskedets ärenden: fel, dagrapporter, foton och kontroller uppstår mobilt och hänger kvar vid projektkopplingen. Projektakten för de avslutade dokumenten. Båda sidor arbetar i samma projekt — kopplingen uppstår vid registreringen, inte vid sökandet.

• Registrera där det händerFel, foto och rapport uppstår under ronden. Protokollet är färdigt innan byggledningen är tillbaka på kontoret.
• Åtkomst för alla inblandadeUtförande företag får kostnadsfria konton — den vanligaste orsaken till överföringsarbete faller därmed bort.
• Partner för projektaktenTeamsWare tar in den digitala projekt- och byggakten i den vana Microsoft-arbetsplatsen. Vilka vägar som är rimliga i det konkreta projektet reder vi ut tillsammans — ansvarsfördelning först, teknik sedan.

Se Construction Defects

Vanliga frågor