Z obchodu do akt projektu: kto co dokumentuje

Jak stwierdzenie trafia z budowy do akt projektu?

Dokumentacja budowy i akta projektu mają różne zadania. Na budowie powstają na bieżąco sprawy — wady, raporty dzienne, zdjęcia, kontrole — które mają stan opracowania i zmieniają się codziennie. Akta projektu prowadzą zakończone dokumenty projektu: umowy, rysunki, protokoły, odbiory. Przejście udaje się wtedy, gdy dla każdej informacji ustalono, gdzie leży jej oryginał, kto ją prowadzi i od kiedy jest odkładana w postaci niezmiennej. Tam, gdzie to pozostaje otwarte, powstają dwie prawdy — a w razie sporu pytanie, która z nich obowiązuje.

Stan prawny: Niemcy (kodeks cywilny BGB, warunki umów budowlanych VOB/B, taryfa HOAI). W innych krajach obowiązują inne przepisy, a ustalenia umowne mają pierwszeństwo przed podanymi tu terminami ustawowymi.

Cztery punkty przekazania

W tych czterech miejscach informacja zmienia obszar odpowiedzialności. Kto je nazwie, zapobiegł już większej części podwójnej pracy.

• Rejestracja na budowieStwierdzenie powstaje tam, gdzie jest dokonywane — mobilnie, ze zdjęciem, miejscem i czasem. Wszystko, co rejestruje się dopiero wieczorem w biurze, jest już rekonstrukcją.
• Sprawdzenie i zatwierdzenieZe sprawy powstaje solidny dokument: raport dzienny podpisany, protokół wad wysłany, kontrola zakończona. Dopiero od tego miejsca treść nadaje się do cytowania.
• Odłożenie do aktZatwierdzony dokument trafia do akt projektu — z datą, wersją i przypisaną odpowiedzialnością. Sprawa pozostaje w systemie dokumentacji, ponieważ tam jest prowadzona dalej i analizowana.
• Przekazanie do eksploatacjiNa koniec projektu liczy się nie to, co udokumentowano, lecz to, co da się odnaleźć: dokumentacja powykonawcza, odbiory, terminy rękojmi, dowody.

Dlaczego mimo to rejestruje się podwójnie

Podwójna praca rzadko bierze się z niedbałości. Ma trzy powracające przyczyny — i na każdą jest odpowiedź organizacyjna.

• Niejasna odpowiedzialnośćGdy nikt nie zdecydował, gdzie leży oryginał, każdy uczestnik zakłada dla pewności własną wersję. Odpowiedzią jest ustalenie dla każdego rodzaju dokumentu, na piśmie, na początku projektu.
• Brak dostępu uczestnikówPodwykonawcy i uczestnicy zewnętrzni bez dostępu przesyłają zdjęcia wiadomością — a kierownictwo budowy przepisuje je ręcznie. Bezpłatne dostępy dla firm wykonawczych rozwiązują więcej niż każda struktura archiwum.
• Archiwizacja bez odniesienia do projektuPlik, który nie wisi przy projekcie, elemencie budowlanym ani sprawie, przy drugim szukaniu powstaje na nowo. Odniesienie musi powstać przy rejestracji, a nie przy odkładaniu.

Jak Open Experience to rozwiązuje

Open Experience prowadzi sprawy etapu budowy: wady, raporty dzienne, zdjęcia i kontrole powstają mobilnie i pozostają przypięte do projektu. Akta projektu prowadzą dokumenty zakończone. Obie strony pracują przy tym samym projekcie — przyporządkowanie powstaje przy rejestracji, a nie przy szukaniu.

• Rejestrować tam, gdzie się dziejeWada, zdjęcie i raport powstają podczas obchodu. Protokół jest gotowy, zanim kierownictwo budowy dotrze do biura.
• Dostępy dla wszystkich uczestnikówFirmy wykonawcze otrzymują bezpłatne dostępy — najczęstszy powód pracy przepisywania tym samym odpada.
• Partner dla akt projektuTeamsware wnosi cyfrowe akta projektu i budowy do znanego środowiska pracy Microsoft. Które drogi mają sens w konkretnym projekcie, wyjaśniamy wspólnie — najpierw zakresy odpowiedzialności, potem technika.

Zobacz Construction Defects

Częste pytania