Vakartikel

Bouwplaatsdocumentatie: wat erbij hoort, wie ze bijhoudt en waarmee

Zeven onderdelen, vier verplichte partijen, één bewijs. En de vier fouten die het waardeloos maken.

Vakartikel van de Open Experience GmbH. Stand: oktober 2026

Wat is bouwplaatsdocumentatie?

Bouwplaatsdocumentatie is de doorlopende, gedateerde vastlegging van wat er op de bouwplaats gebeurt: het bouwdagboek met weer, personeel en werkzaamheden, foto's met plaats en tijdstip, gebreken met termijn en verantwoordelijke, verslagen van rondgangen en opleveringen, uitmetingen en leveringsbonnen, de uitgevoerde tekeningstand. Zij belegt tegenover opdrachtgever, opdrachtnemer en in een geschil voor de rechter wat wanneer in welke toestand was. Voor de bouwtoezichthouder is het bouwdagboek een basisprestatie van Leistungsphase 8 volgens de HOAI, de Duitse honorarium- en dienstenregeling voor architecten en ingenieurs; voor bouwbedrijven volgt de plicht uit het contract en uit de bewijsregels van de VOB/B.

Juridisch kader: Duitsland (burgerlijk wetboek BGB, aanbestedings- en contractregels VOB/B, honorariumbesluit HOAI). In andere landen gelden andere regels, en contractuele afspraken gaan voor op de hier genoemde standaardtermijnen.

Wat er bij bouwplaatsdocumentatie hoort

Zeven onderdelen die op bijna elke bouwplaats ontstaan. Wie ze bijhoudt, hangt af van de rol; waarvoor ze later nodig zijn, staat rechts.

Onderdeel	Inhoud	Wie houdt het bij	Bewijs voor
Bouwdagboek	Datum, weer, aanwezige bedrijven en personeel, materieel, werkzaamheden, verhinderingen, aanwijzingen	Bouwtoezichthouder volgens de HOAI; bouwleider van de aannemer voor het eigen werk	Bouwverloop, verhinderingen, regiewerk
Fotodocumentatie	Opnamen met plaats, tijdstip en samenhang, vooral vóór het dichtzetten van bouwdelen	Alle betrokkenen, ieder voor zijn eigen bewijs	Toestand op een bepaald moment
Gebrekenlijst	Plaats, omschrijving, beeld, verantwoordelijke, termijn, status	Bouwtoezichthouder, bouwleiding van de opdrachtgever	Ingebrekestelling, termijnverloop, gereedmelding
Verslagen van rondgangen en opleveringen	Deelnemers, vaststellingen, voorbehouden, termijnen	Bouwtoezichthouder	Oplevering, omkering van de bewijslast, aanvang van de termijn
Uitmeting en leveringsbonnen	Hoeveelheden met datum, gezamenlijk vastgesteld; leveringen met datum	Aannemer en bouwleiding samen	Afrekening volgens § 14 VOB/B
Tekeningstand	Welke tekeningversie wanneer is vrijgegeven en uitgevoerd	Bouwtoezichthouder, ontwerpers	Uitvoering volgens het vrijgegeven ontwerp
Veiligheidsdocumenten	V&G-plan, instructies, dossier voor latere werkzaamheden aan het bouwwerk	V&G-coördinator volgens de Duitse Baustellenverordnung, aannemer	Arbeidsveiligheid, § 3 BaustellV

De rijen een tot en met vier ontstaan dagelijks op de bouwplaats en dragen in een geschil de meeste last. Uitmeting, tekeningstand en veiligheidsdocumenten lopen vaak in andere systemen en worden aan het dossier gekoppeld.

Wie moet documenteren

Een algemene wettelijke plicht tot bouwplaatsdocumentatie bestaat niet. Er zijn vier plichten uit vier richtingen, en samen dekken ze bijna elke bouwplaats af.

De bouwtoezichthouderHet bouwdagboek is een basisprestatie van Leistungsphase 8 (HOAI bijlage 10.1), net als de documentatie van het bouwverloop en het vaststellen van gebreken. Ontbreekt het dagboek, dan ontbreekt een basisprestatie en kan het honorarium worden gekort.
De aannemerDe VOB/B verlangt bewijzen op drie plaatsen: verhinderingen moeten onverwijld schriftelijk worden gemeld (§ 6), uitmetingen worden gezamenlijk vastgesteld (§ 14), regiewerk wordt met dagelijkse regiebonnen belegd (§ 15). Alle drie veronderstellen een doorlopende documentatie.
De opdrachtgeverHij draagt na de oplevering de bewijslast voor gebreken en is tegenover de buren aansprakelijk voor schade door de bouw. Bewijs veiligstellen vóór de bouwstart en een eigen fotodocumentatie zijn daarom in zijn belang, ook als een bouwtoezichthouder is aangesteld.
De V&G-coördinatorOp bouwplaatsen met meerdere werkgevers coördineert hij de arbeidsveiligheid en stelt hij het dossier samen met de gegevens voor latere werkzaamheden aan het bouwwerk (§ 3 van de Duitse Baustellenverordnung).

De plichten overlappen elkaar. In de praktijk houdt de bouwtoezichthouder het dossier bij en leveren de aannemers hun bewijzen daarin aan.

Vier fouten die een documentatie waardeloos maken

De meeste bouwplaatsen hebben te veel materiaal en te weinig bewijs. De oorzaak is bijna altijd een van deze vier.

Zonder datum en plaats

Een foto zonder tijdstempel en positie op de tekening bewijst alleen dat ergens ooit iets er zo uitzag.

Zonder samenhang

Het beeld staat in een map, het gebrek in een tabel, de rondgang in een e-mail. Jaren later past niets meer bij elkaar.

Achteraf geschreven

Een dagboek dat op vrijdag voor de hele week wordt bijgewerkt, is geen doorlopend dagboek. Rechters zien het verschil.

Gaten op de dure plekken

Afdichting, wapening, isolatie: wat vóór het dichtzetten niet is gefotografeerd, valt alleen nog met destructief onderzoek te bewijzen.

Welke app is geschikt voor bouwdocumentatie?

Een waarbij de vier fouten hierboven technisch niet kunnen voorkomen. Dat is op zes punten te toetsen, in elke demo.

Plaats en tijd komen automatischElke opname draagt een tijdstempel en een positie op de tekening, zonder dat iemand iets hoeft te beschrijven.
De tekening ordent allesFoto's, gebreken en rondgangen hangen aan de plattegrond, zo nodig aan het BIM-model. Terugvinden betekent dan: op de tekening tikken.
Dagboek, foto's en gebreken in één dossierDrie systemen betekenen drie keer invoeren en in een geschil drie keer zoeken. Eén dossier per project houdt de samenhang vast.
Offline in de ruwbouwVastgelegd wordt zonder bereik, gesynchroniseerd wordt later. Anders blijft de documentatie precies daar onvolledig waar ze het meest telt.
Export met tijdstempelDagrapporten, verslagen en gebrekenlijsten komen als pdf naar buiten, gedateerd en ongewijzigd navolgbaar, ook als de toegang tot de software allang is beëindigd.
Servers in DuitslandWaar de gegevens staan en wie ze mag zien, staat bij de aanbieder op de website. Voor publieke opdrachtgevers telt daarbij de verwerkersovereenkomst.

Welke aanbieders wat daarvan beschrijven, met prijzen, eigen hardware en serverlocatie, staat in de marktvergelijking met tien aanbieders.

Naar de marktvergelijking

Sjablonen om mee te beginnen

Wie nog met papier of Excel werkt, kan drie onderdelen meteen netjes bijhouden: het dagrapport als Word en pdf met drie ingevulde bouwdagen, het opleveringsrapport volgens VOB/B in zeven delen en de gebrekenlijst als Excel met statusmodel en termijnenstoplicht. Alle drie zonder aanmelding, uit de hulpmiddelen in het kennisgedeelte.

Bouwdagboek-sjabloon downloaden

Bouwplaatsdocumentatie met Open Experience

Construction Photos, Construction Diary en Construction Defects houden één dossier per project bij: foto's met plaats en tijd op de tekening, het dagrapport met de meetwaarden van het weerstation ter plaatse, gebreken met termijn en gratis toegang voor het uitvoerende bedrijf. De 360°-helmcamera DIGIBAU 360 legt hele verdiepingen vast in één rondgang, de Construction Webcam de voortgang van buiten. De gegevens staan op servers in Duitsland.

Bekijk Construction Photos

Veelgestelde vragen

Is bouwplaatsdocumentatie verplicht?

Voor de bouwtoezichthouder wel, als basisprestatie van Leistungsphase 8 (bouwdagboek, documentatie van het bouwverloop). Voor bouwbedrijven volgt ze uit het contract en uit de bewijsregels van de VOB/B voor verhinderingen, uitmeting en regiewerk. Een algemene wettelijke plicht voor elke bouwplaats bestaat niet.

Welke app kan ik gebruiken voor bouwdocumentatie?

Een die foto's met plaats en tijd op de tekening opslaat, bouwdagboek en gebreken in hetzelfde dossier bijhoudt, offline werkt en gedateerde pdf-rapporten uitgeeft. Open Experience biedt dat met Construction Photos, Construction Diary en Construction Defects; welke andere aanbieders wat beschrijven, laat de marktvergelijking met bron zien.

Wat is het verschil tussen bouwplaatsdocumentatie en bouwdagboek?

Het bouwdagboek is een onderdeel van de bouwplaatsdocumentatie: het dagelijkse rapport over weer, personeel, werkzaamheden en voorvallen. De documentatie omvat daarnaast foto's, gebreken, verslagen, uitmetingen en de tekeningstand.

Volstaan foto's als bouwplaatsdocumentatie?

Nee. Een foto belegt een toestand als plaats, tijdstip en samenhang vaststaan. Wie welk werk heeft geleverd, welke aanwijzing wanneer is gegeven en welke termijn liep, staat in het dagboek, in het verslag en in de gebrekenlijst.

Hoe lang moet bouwplaatsdocumentatie worden bewaard?

Ten minste tot het einde van de garantietermijnen, bij bouwwerken vier jaar volgens de VOB/B of vijf volgens het BGB vanaf de oplevering, en wegens stuiting, nieuwe aanvang en nawerking liever aanzienlijk langer. Tien jaar is in de praktijk een gangbare maatstaf.

Wie mag de documentatie inzien?

Dat regelt het contract. Gebruikelijk is dat de opdrachtgever het dossier van de bouwtoezichthouder krijgt en elk uitvoerend bedrijf de dossiers ziet die het betreffen. Goede software beeldt precies dat af met rollen.

Bronnen en juridische grondslag

De juridische uitspraken in dit artikel berusten op de onderstaande primaire bronnen. Het artikel vervangt geen juridisch advies in een concreet geval.

Eén dossier per project, elke dag een stukje voller.

45 minuten op uw project: foto, dagrapport, gebrek, verslag, één keer in het echte werkproces.

Plan een demo