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缺陷通知范本：通知、宽限期、代为整改——三封函件，一份案卷
多数缺陷通知栽的不是缺陷本身，而是形式。这份范本带您从第一封函件一直走到代为整改——既有在争议中站得住的句子，也标出了您必须填入日期的位置。
Open Experience GmbH 实务工具 · 截至：2026 年 9 月
缺陷通知范本包含什么？
缺陷通知范本由三封依据 VOB/B 层层递进的函件组成：附排除缺陷请求的缺陷通知（验收前依据 VOB/B 第 4 条第 7 款，验收后依据第 13 条第 5 款第 1 项）、附法律后果警示的宽限期设定，以及由承包方承担费用的代为整改预告（VOB/B 第 13 条第 5 款第 2 项）。每封函件都包含一份有效通知的六项要素——合同指向、可被找到的缺陷描述、明确的排除请求、以具体日期写明的期限、附签名的发件人以及送达凭证——以 Word 范本形式提供，占位符置于方括号内。
适用法域：德国（《民法典》BGB、建设工程合同条款 VOB/B、《建筑师与工程师收费条例》HOAI）。其他国家适用不同规则；合同中的另行约定优先于此处列出的法定期限。
下载范本
Word 文件包含三封函件，每封各占一页，可直接套入您自己的信头。PDF 显示相同的文本，供阅读参考。
本范本不具约束力，亦不构成法律意见。合同约定与个案情况优先。发出前请核对收件人、合同依据、期限与送达方式；涉及收回承包权或金额较大的，请征询法律意见。以德国法律为准。
如何使用这份范本
- 先看合同依据这三封函件是为适用 VOB/B 的合同拟定的。对于纯粹依据 BGB 订立的建筑工程合同，各句同样相应适用——后续履行依据 BGB 第 634 条第 1 项、第 635 条，自行补正依据 BGB 第 637 条；只需替换正文中的条款引用。
- 写表征，不写成因描述看到了什么、在哪里——而不是原因何在。指明成因，只会毫无必要地收窄自己的通知。
- 期限写具体日期「尽快」不是期限。请填入一个能力中等的企业能够做到的日期；情况紧急时可以很短，但要说明理由。
- 留下送达凭证期限自送达之日起算，而非自发出之日。请在最后一段选择您能够证明的送达方式，并把凭证归入案卷。
- 一项缺陷，一份案卷多项缺陷可以写进同一封函件——但每一项都要单独描述、单独定位、单独设定期限。作为附件的缺陷清单把这些集中在一起。
占位符置于方括号内。凡不在括号内的内容，都有其用意——删减请慎重。
函件一——缺陷通知与排除缺陷请求
第一封函件启动期限起算。法律依据这一句有两个版本：验收前（VOB/B 第 4 条第 7 款）和验收后（VOB/B 第 13 条第 5 款第 1 项）。其余内容完全相同。
- 事由建设项目 [示例项目：Musterweg 幼儿园，Musterstraße 1，00000 Musterstadt]，[日期] 签订的合同 [编号 / 标段 / 工种]——缺陷通知及排除缺陷请求
- 称呼与合同指向尊敬的女士/先生：在上述建筑工程合同范围内，我方于 [日期] 巡检时发现贵方的工作存在下列缺陷。
- 缺陷描述缺陷 [编号]：[缺陷表征，例如「外墙内侧出现深色受潮痕迹」]。位置：[建筑物、楼层、房间、轴线]。发现日期：[日期]。照片编号 [x]，图纸局部 [y]，见附件 1。其他缺陷见随附的缺陷清单（附件 1）。
- 法律依据——验收前贵方的工作在此范围内不符合合同约定。我方依据 VOB/B 第 4 条第 7 款要求贵方自费将有缺陷的工作更换为无缺陷的工作。
- 法律依据——验收后贵方的工作在此范围内存在缺陷。我方依据 VOB/B 第 13 条第 5 款第 1 项要求贵方自费排除上述缺陷。
- 期限请贵方最迟于 [具体日期，例如 2026 年 9 月 30 日] 之前排除上述缺陷，并以书面形式向我方通报整改完成情况，以便我方复核。
- 权利保留期限届满而无结果的，我方保留依据合同及 VOB/B 享有的各项权利，特别是由贵方承担费用的代为整改。
- 送达与签名本函以 [挂号信 / 当面递交并取得签收 / 附阅读回执的电子邮件] 方式送达贵方。此致 敬礼——[姓名]、[职务，例如工程监理]、[发包方公司]。附件：缺陷清单、照片、图纸局部。
函件二——设定宽限期并警示法律后果
用于第一个期限届满之后。核心是警示：验收后警示代为整改，验收前警示收回承包权——没有这句话，相应的法律后果就不会启动。
- 事由建设项目 [同上]，合同 [编号]——排除缺陷的宽限期
- 前函引述尊敬的女士/先生：我方以 [日期] 的函件（贵方于 [日期] 收到）要求贵方在 [日期] 之前排除该函所述缺陷。该期限已届满而无结果 / 整改尚不完整：[尚缺什么，附位置]。
- 宽限期我方特此为贵方设定排除缺陷的宽限期，截止于 [具体日期]。
- 警示——验收后如该期限亦届满而无结果，我方将依据 VOB/B 第 13 条第 5 款第 2 项委托他人排除缺陷，费用由贵方承担，且无需再行催告。
- 警示——验收前如该期限届满而无结果，我方在此预先声明：我方将依据 VOB/B 第 4 条第 7 款第 3 句结合第 8 条第 3 款 [全部 / 就受影响的部分工作] 收回贵方的承包权。
- 费用保留我方保留就因贵方迟延而已经产生及将要产生的费用和损失提出主张的权利。
- 送达与签名本函以 [可证明的送达方式] 送达贵方。此致 敬礼——[姓名]、[职务]、[公司]。附件：[日期] 的函件及缺陷清单。
函件三——代为整改预告
用于验收之后、宽限期届满而无结果时。这封函件作出预告、留下记录并保障费用的追偿。验收之前，取而代之的是收回承包权——迈出这一步之前，您应当征询法律意见。
- 事由建设项目 [同上]，合同 [编号]——委托第三方排除缺陷，费用由贵方承担（代为整改）
- 前函引述尊敬的女士/先生：尽管我方于 [日期] 发出缺陷通知，并设定了截止于 [日期] 的宽限期（[日期] 的函件，于 [日期] 送达），贵方仍未排除其中所述缺陷。
- 声明因此，我方将依据 VOB/B 第 13 条第 5 款第 2 项委托其他企业排除缺陷。由此产生的费用，我方将向贵方开具账单，或与 [留置的保证金 / 尚未支付的剩余报酬] 抵销。预计费用为 [金额]（报价见附件 1）。
- 预付款（可选）我方要求贵方在 [具体日期] 之前向我方支付相当于预计费用 [金额] 的预付款。
- 证据保全与到场开工前，我方将以照片记录现状。我方邀请贵方于 [日期、时间] 到现场共同确认现状；贵方不到场的，确认将在贵方缺席的情况下进行。
- 保留我方保留进一步的请求权，特别是对后续损害的赔偿请求权。
- 送达与签名本函以 [可证明的送达方式] 送达贵方。此致 敬礼——[姓名]、[职务]、[公司]。附件：第三方企业的报价、此前的往来函件。
发出前核对
收件人正确
是合同相对方，而不是工地上的工长。涉及施工联合体或分包链条的，写自己的合同相对方。
缺陷可被找到
位置精确到第三人无需询问即可找到——建筑物、楼层、房间、轴线、照片。
写表征而非成因
描述的是看得见的现象。不做诊断。
期限写日期
一个具体的日历日，与工作量相称——并且在每封函件中重新设定。
送达可证明
挂号信、当面递交并签收，或者一套能记录对方何时打开的系统。已发送文件夹证明不了任何事。
案卷完整
三封函件、送达凭证、照片和缺陷清单集中在一处——就像四年后法院想看到的那样。
从缺陷本身生成的通知
在 Construction Defects（缺陷管理应用）中，缺陷通知直接从已录入的缺陷生成：描述、位置、照片和期限都已就位，函件按相应的升级阶段生成——催告、宽限期、替代措施——承包方在自己的账号里收到通知，系统同时记录他何时打开。本页的范本，就是同一流程的纸质版本。
常见问题
三封函件都必须使用吗？
不必。第一封是缺陷通知；只有在承包方不作反应时，才需要后两封。关键在于顺序：没有附法律后果警示的宽限期，就没有代为整改。
发一封电子邮件够吗？
作为文本形式通常可以。问题在于送达的证明——这一点需要另行保障，例如收件回执，或者一套能记录对方何时打开的系统。就 VOB/B 第 13 条第 5 款第 1 项的时效延长而言，书面形式是前提。
期限必须多长？
以一家能力中等的企业完成整改所需的时间为准。期限过短不会使通知失效，通常会转而起算合理期限——但不宜倚赖这一点。
这份范本也适用于 BGB 合同吗？
在实质上适用。请替换条款引用：后续履行请求依据 BGB 第 634 条第 1 项和第 635 条，自行补正及预付费用依据 BGB 第 637 条。各项要素——描述、请求、期限、送达——保持不变。
损害报告和施工受阻怎么办？
那是另外的流程，用另外的函件——损害报告要求对方承担费用，依据 VOB/B 第 6 条的施工受阻通知则用于保障工期。Construction Defects 将它们作为独立的条目类型处理；本页只涉及技术缺陷。
我可以在事务所内修改这份范本并转发吗？
可以，Word 版正是为此而设。转发时请保留关于来源和截止日期的说明。