Aide pratique
Modèles de mise en demeure : réclamation, délai supplémentaire, exécution par substitution — trois lettres, un seul dossier
La plupart des mises en demeure échouent sur la forme, non sur le vice. Ce modèle vous conduit de la première lettre jusqu'à l'exécution par substitution — avec les phrases qui tiennent en cas de litige et les endroits où vous devez inscrire la date.
Aide pratique de la Open Experience GmbH. · État : septembre 2026
Que contiennent les modèles de mise en demeure ?
Les modèles de mise en demeure se composent de trois lettres successives selon la VOB/B (cahier des clauses allemand applicable aux marchés de travaux) : la mise en demeure avec demande de reprise (avant la réception selon le § 4 al. 7, après la réception selon le § 13 al. 5 n° 1 VOB/B), la fixation d'un délai supplémentaire avec avertissement des conséquences juridiques et l'annonce de l'exécution par substitution aux frais de l'entreprise (§ 13 al. 5 n° 2 VOB/B). Chaque lettre contient les six éléments d'une mise en demeure efficace — référence au marché, description repérable du vice, demande expresse, délai en date de calendrier, expéditeur avec signature et preuve de réception — en modèle Word avec des champs à compléter entre crochets.
Cadre juridique : Allemagne (code civil BGB, règles de marchés de travaux VOB/B, barème HOAI). D’autres pays appliquent d’autres règles, et les stipulations du contrat priment sur les délais standard cités ici.
Télécharger les modèles
Fichier Word avec les trois lettres, une par page, à insérer dans votre propre papier à en-tête. Le PDF présente les mêmes textes pour lecture.
Modèle sans engagement, pas un conseil juridique. Les stipulations contractuelles et le cas d'espèce priment. Vérifiez le destinataire, le fondement contractuel, le délai et la preuve de réception avant l'envoi ; en cas de retrait du marché ou de montants élevés, prenez conseil auprès d'un juriste. Cadre juridique : Allemagne.
Comment travailler avec les modèles
- Le fondement contractuel d'abordLes lettres sont rédigées pour les marchés soumis à la VOB/B. Pour les contrats de travaux relevant uniquement du BGB, les phrases s'appliquent par analogie — exécution en nature selon les § 634 n° 1 et § 635 BGB, exécution par le maître d'ouvrage selon le § 637 BGB ; remplacez les articles cités dans le texte.
- Le symptôme, pas la causeDécrivez ce que l'on voit et où — pas d'où cela vient. Qui nomme la cause restreint inutilement sa propre mise en demeure.
- Un délai en date de calendrier« Sans délai » n'est pas un délai. Inscrivez une date qu'une entreprise de capacité moyenne peut tenir ; en cas d'urgence, un délai court, en le motivant.
- Prouver la réceptionLe délai court à compter de la réception du courrier, non de son envoi. Choisissez dans le dernier paragraphe le mode d'envoi que vous pouvez prouver, et joignez le justificatif au dossier.
- Un vice, un dossierPlusieurs vices peuvent figurer dans une même lettre — mais chacun décrit, localisé et assorti de son propre délai. La liste des vices en annexe tient le tout ensemble.
Les champs à compléter sont entre crochets. Tout ce qui n'est pas entre crochets a une raison d'être — abrégez avec discernement.
Lettre 1 — mise en demeure et demande de reprise des vices
La première lettre fait courir le délai. Il existe deux variantes de la phrase relative au fondement juridique : avant la réception (§ 4 al. 7 VOB/B) et après la réception (§ 13 al. 5 n° 1 VOB/B). Tout le reste est identique.
- ObjetOpération de construction [projet type crèche Musterweg, Musterstraße 1, 00000 Musterstadt], marché [n° / lot / corps de métier] du [date] — mise en demeure et demande de reprise des vices
- Formule d'appel et référence au marchéMadame, Monsieur, dans le cadre du marché de travaux visé en objet, nous avons constaté lors de la visite du [date] les vices ci-après désignés dans vos prestations.
- Description du viceVice [n°] : [manifestation du vice, p. ex. « auréoles d'humidité sombres sur la face intérieure du mur extérieur »]. Localisation : [bâtiment, niveau, local, file]. Constaté le [date]. Photo n° [x], extrait de plan [y], voir annexe 1. Les autres vices ressortent de la liste des vices ci-jointe (annexe 1).
- Fondement juridique — avant la réceptionDans cette mesure, la prestation n'est pas conforme au contrat. Nous vous demandons, conformément au § 4 al. 7 VOB/B, de remplacer à vos frais la prestation défectueuse par une prestation exempte de vices.
- Fondement juridique — après la réceptionDans cette mesure, la prestation est défectueuse. Nous vous demandons, conformément au § 13 al. 5 n° 1 VOB/B, de reprendre à vos frais les vices désignés.
- DélaiNous vous prions de reprendre les vices mentionnés au plus tard le [date de calendrier, p. ex. 30.09.2026] et de nous notifier par écrit l'achèvement de la reprise afin que nous puissions la contrôler.
- Réserve de droitsÀ l'expiration infructueuse du délai, nous nous réservons les droits qui nous reviennent en vertu du contrat et de la VOB/B, en particulier l'exécution par substitution à vos frais.
- Réception du courrier et signatureVous recevez ce courrier par [lettre recommandée / remise contre accusé de réception / courriel avec accusé de lecture]. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées — [nom], [fonction, p. ex. surveillance de chantier], [société du maître d'ouvrage]. Annexes : liste des vices, photos, extraits de plans.
Lettre 2 — délai supplémentaire avec avertissement des conséquences juridiques
Lorsque le premier délai est écoulé. Le cœur en est l'avertissement : après la réception, l'exécution par substitution ; avant la réception, le retrait du marché — sans cette phrase, la conséquence juridique correspondante ne se déclenche pas.
- ObjetOpération de construction [comme ci-dessus], marché [n°] — délai supplémentaire pour la reprise des vices
- RéférenceMadame, Monsieur, par courrier du [date], qui vous est parvenu le [date], nous vous avons demandé de reprendre les vices qui y sont désignés au plus tard le [date]. Le délai a expiré sans résultat / La reprise est incomplète : [ce qui manque, avec localisation].
- Délai supplémentaireNous vous fixons par la présente un délai supplémentaire pour la reprise des vices jusqu'au [date de calendrier].
- Avertissement — après la réceptionSi ce délai devait lui aussi expirer sans résultat, nous ferons reprendre les vices à vos frais conformément au § 13 al. 5 n° 2 VOB/B, sans qu'une nouvelle demande soit nécessaire.
- Avertissement — avant la réceptionPour le cas où le délai expirerait sans résultat, nous déclarons dès à présent que nous vous retirerons le marché [dans son intégralité / pour la partie concernée de la prestation], conformément au § 4 al. 7 phrase 3 combiné au § 8 al. 3 VOB/B.
- Réserve des fraisNous nous réservons de faire valoir les frais et dommages que le retard nous a occasionnés et nous occasionnera encore.
- Réception du courrier et signatureVous recevez ce courrier par [mode d'envoi prouvable]. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées — [nom], [fonction], [société]. Annexe : courrier du [date] avec liste des vices.
Lettre 3 — annonce de l'exécution par substitution
Après la réception et après un délai supplémentaire resté infructueux. La lettre annonce, documente et préserve le remboursement des frais. Avant la réception, elle est remplacée par le retrait du marché — une étape pour laquelle vous devriez prendre conseil auprès d'un juriste.
- ObjetOpération de construction [comme ci-dessus], marché [n°] — reprise des vices par un tiers à vos frais (exécution par substitution)
- RéférenceMadame, Monsieur, malgré notre mise en demeure du [date] et le délai supplémentaire fixé au [date] (courrier du [date], parvenu le [date]), vous n'avez pas repris les vices qui y sont désignés.
- DéclarationNous ferons donc reprendre les vices par une autre entreprise, conformément au § 13 al. 5 n° 2 VOB/B. Les frais qui en résulteront vous seront facturés ou compensés avec [la retenue de garantie / le solde de rémunération restant dû]. Les frais prévisibles s'élèvent à [montant] (devis en annexe 1).
- Avance (facultatif)Nous vous demandons de nous verser une avance à hauteur des frais prévisibles, soit [montant], au plus tard le [date de calendrier].
- Constitution de preuves et participationAvant le début des travaux, nous documenterons l'état des lieux par photographies. Nous vous invitons à un constat contradictoire sur place le [date, heure] ; si vous ne vous présentez pas, le constat sera établi hors votre présence.
- RéserveNous nous réservons tous droits plus étendus, en particulier la réparation des dommages consécutifs.
- Réception du courrier et signatureVous recevez ce courrier par [mode d'envoi prouvable]. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées — [nom], [fonction], [société]. Annexes : devis de l'entreprise tierce, correspondance échangée à ce jour.
À vérifier avant l'envoi
Le bon destinataire
Le cocontractant, pas le contremaître sur le chantier. En cas de groupement d'entreprises ou de chaîne de sous-traitants, votre propre cocontractant.
Vice repérable
Une localisation si précise qu'un tiers le trouve sans poser de question — bâtiment, niveau, local, file, photo.
Le symptôme plutôt que la cause
Est décrit ce que l'on voit. Pas de diagnostic.
Un délai en date
Un jour de calendrier, proportionné à l'ampleur des travaux — et fixé à nouveau dans chaque lettre.
Réception prouvable
Lettre recommandée, remise contre signature ou un système qui enregistre l'ouverture. Le courrier départ ne prouve rien.
Dossier complet
Les trois lettres, les preuves de réception, les photos et la liste des vices au même endroit — tels qu'un tribunal voudra les voir dans quatre ans.
Des mises en demeure qui naissent du vice
Dans Construction Defects, l'application de gestion des vices, la mise en demeure naît du vice saisi : description, localisation, photo et délai sont déjà là, la lettre est générée au niveau d'escalade approprié — demande, délai supplémentaire, mesure de substitution — et l'entreprise la reçoit dans son propre accès, où le système retient la date à laquelle elle l'a ouverte. Les modèles de cette page sont la version papier du même processus.
Questions fréquentes
Dois-je utiliser les trois lettres ?
Non. La première lettre est la mise en demeure ; vous n'avez besoin des deux autres que si l'entreprise ne réagit pas. Ce qui compte, c'est l'ordre : sans délai supplémentaire assorti d'un avertissement, pas d'exécution par substitution.
Un courriel suffit-il ?
En tant que forme écrite simple, en règle générale oui. Le problème est la preuve de la réception — sécurisez-la séparément, par exemple par un accusé de réception ou un système qui enregistre l'ouverture. Pour la prolongation de la prescription prévue au § 13 al. 5 n° 1 VOB/B, la forme écrite est requise.
Quelle doit être la durée du délai ?
Le temps qu'une entreprise de capacité moyenne met pour la reprise. Un délai trop court ne rend pas la mise en demeure inefficace : en règle générale, il déclenche le délai raisonnable — mieux vaut ne pas s'y fier.
Les modèles valent-ils aussi pour les contrats soumis au BGB ?
Par analogie, oui. Remplacez les articles : demande d'exécution en nature selon les § 634 n° 1 et § 635 BGB, exécution par le maître d'ouvrage et avance selon le § 637 BGB. Les éléments — description, demande, délai, réception — restent les mêmes.
Qu'en est-il des déclarations de dommages et des entraves ?
Ce sont d'autres dossiers, avec d'autres courriers — la déclaration de dommage réclame la prise en charge des frais, la notification d'entrave selon le § 6 VOB/B préserve les délais d'exécution. Construction Defects les gère comme des types de position distincts ; il ne s'agit ici que du vice technique.
Puis-je adapter les modèles dans mon bureau et les transmettre ?
Oui, la version Word est faite pour cela. Conservez la mention de la source et de la date lorsque vous les transmettez.
Sources et bases juridiques
Les affirmations juridiques de cet article s’appuient sur les sources primaires ci-dessous. Cet article ne remplace pas un conseil juridique dans un cas particulier.
- VOB/B (édition 2016), texte officiel du ministère fédéral allemand BMWSB — § 4 al. 7, § 8 al. 3 et § 13 al. 5 : vices avant et après la réception, retrait du marché, exécution par substitution (en allemand)
- Art. 634 du code civil allemand (BGB) — droits du maître d'ouvrage en cas de défauts (en allemand)
- Art. 635 du code civil allemand (BGB) — exécution en nature (en allemand)
- Art. 637 du code civil allemand (BGB) — exécution par le maître d'ouvrage et avance après mise en demeure infructueuse (en allemand)
La mise en demeure qui naît du vice.
En 45 minutes, nous montrons le chemin de la photo sur le chantier jusqu'à la mise en demeure remise — délai lancé et preuve de réception établie.