Materiał pomocniczy
Wzory zgłoszenia wad: zgłoszenie, termin dodatkowy, wykonanie zastępcze — trzy pisma, jedna sprawa
Większość zgłoszeń wad upada na formie, nie na wadzie. Ten wzór prowadzi od pierwszego pisma aż do wykonania zastępczego — ze zdaniami, które obronią się w sporze, i miejscami, w których muszą Państwo wpisać datę.
Materiał pomocniczy Open Experience GmbH. · Stan: wrzesień 2026
Co zawierają wzory zgłoszenia wad?
Wzory zgłoszenia wad składają się z trzech następujących po sobie pism według VOB/B: zgłoszenia wady z wezwaniem do jej usunięcia (przed odbiorem na podstawie § 4 ust. 7, po odbiorze na podstawie § 13 ust. 5 pkt 1 VOB/B), wyznaczenia terminu dodatkowego z zagrożeniem skutkami prawnymi oraz zapowiedzi wykonania zastępczego na koszt wykonawcy (§ 13 ust. 5 pkt 2 VOB/B). Każde pismo zawiera sześć elementów skutecznego zgłoszenia — odniesienie do umowy, opis wady pozwalający ją odnaleźć, wyraźne wezwanie, termin jako datę kalendarzową, nadawcę z podpisem i dowód doręczenia — jako szablon Word z polami do uzupełnienia w nawiasach kwadratowych.
Stan prawny: Niemcy (kodeks cywilny BGB, warunki umów budowlanych VOB/B, taryfa HOAI). W innych krajach obowiązują inne przepisy, a ustalenia umowne mają pierwszeństwo przed podanymi tu terminami ustawowymi.
Pobierz wzory
Plik Word z trzema pismami, każde na osobnej stronie, do wstawienia we własny papier firmowy. PDF pokazuje te same teksty do przeczytania.
Niewiążący wzór, nie porada prawna. Pierwszeństwo mają postanowienia umowne i okoliczności konkretnego przypadku. Przed wysłaniem proszę sprawdzić adresata, podstawę umowną, termin i sposób doręczenia; przy odebraniu zlecenia lub wysokich kwotach proszę zasięgnąć porady prawnej. Stan prawny: Niemcy.
Jak pracować ze wzorem
- Najpierw podstawa umownaPisma są sformułowane dla umów według VOB/B. Przy umowach o roboty budowlane opartych wyłącznie na BGB zdania stosuje się odpowiednio — żądanie usunięcia wady według § 634 pkt 1, § 635 BGB, wykonanie zastępcze według § 637 BGB; paragrafy w tekście należy wymienić.
- Objaw, nie przyczynaProszę opisać, co widać i gdzie — nie to, z czego wynika. Kto wskazuje przyczynę, bez potrzeby zawęża własne zgłoszenie.
- Termin jako data kalendarzowa„Niezwłocznie” nie jest terminem. Proszę wpisać datę, którą przeciętnie sprawny wykonawca jest w stanie dotrzymać; przy niebezpieczeństwie zwłoki krótką, z uzasadnieniem.
- Udokumentować doręczenieBieg terminu zaczyna się od doręczenia, nie od wysłania. W ostatnim akapicie proszę wybrać sposób doręczenia, który da się wykazać, i dołączyć dowód do akt sprawy.
- Jedna wada, jedna sprawaKilka wad może znaleźć się w jednym piśmie — ale każda opisana osobno, zlokalizowana i z własnym terminem. Lista wad jako załącznik trzyma to w całości.
Pola do uzupełnienia stoją w nawiasach kwadratowych. Wszystko, co nie stoi w nawiasach, ma swój powód — proszę skracać z rozwagą.
Pismo 1 — zgłoszenie wady i wezwanie do usunięcia
Pierwsze pismo uruchamia bieg terminu. Zdanie o podstawie prawnej ma dwa warianty: przed odbiorem (§ 4 ust. 7 VOB/B) i po odbiorze (§ 13 ust. 5 pkt 1 VOB/B). Cała reszta jest taka sama.
- DotyczyInwestycja budowlana [projekt przykładowy: przedszkole Musterweg, Musterstraße 1, 00000 Musterstadt], zlecenie [nr / część / branża] z dnia [data] — zgłoszenie wady i wezwanie do usunięcia wad
- Zwrot grzecznościowy i odniesienie do umowySzanowni Państwo, w ramach wyżej wymienionej umowy o roboty budowlane stwierdziliśmy podczas obchodu w dniu [data] niżej opisane wady Państwa świadczenia.
- Opis wadyWada [nr]: [objaw wady, np. „ciemne zacieki wilgoci na wewnętrznej stronie ściany zewnętrznej”]. Miejsce: [budynek, kondygnacja, pomieszczenie, oś]. Stwierdzono w dniu [data]. Zdjęcie nr [x], fragment rysunku [y], patrz załącznik 1. Dalsze wady wynikają z załączonej listy wad (załącznik 1).
- Podstawa prawna — przed odbioremŚwiadczenie w tym zakresie nie odpowiada umowie. Zgodnie z § 4 ust. 7 VOB/B wzywamy Państwa do zastąpienia wadliwego świadczenia świadczeniem wolnym od wad na Państwa koszt.
- Podstawa prawna — po odbiorzeŚwiadczenie jest w tym zakresie wadliwe. Zgodnie z § 13 ust. 5 pkt 1 VOB/B wzywamy Państwa do usunięcia opisanych wad na Państwa koszt.
- TerminProsimy o usunięcie wymienionych wad najpóźniej do dnia [data kalendarzowa, np. 30.09.2026] oraz o pisemne zgłoszenie nam zakończenia naprawy, abyśmy mogli ją sprawdzić.
- Zastrzeżenie skutków prawnychPo bezskutecznym upływie terminu zastrzegamy sobie prawa przysługujące nam na podstawie umowy i VOB/B, w szczególności wykonanie zastępcze na Państwa koszt.
- Doręczenie i podpisNiniejsze pismo otrzymują Państwo [listem poleconym / za pokwitowaniem odbioru / e-mailem z potwierdzeniem przeczytania]. Z poważaniem — [imię i nazwisko], [funkcja, np. nadzór budowlany], [firma zamawiającego]. Załączniki: lista wad, zdjęcia, fragmenty rysunków.
Pismo 2 — wyznaczenie terminu dodatkowego z zagrożeniem skutkami prawnymi
Gdy pierwszy termin upłynął. Sednem jest zagrożenie: po odbiorze wykonaniem zastępczym, przed odbiorem odebraniem zlecenia — bez tego zdania dany skutek prawny nie powstaje.
- DotyczyInwestycja budowlana [jak wyżej], zlecenie [nr] — termin dodatkowy na usunięcie wad
- NawiązanieSzanowni Państwo, pismem z dnia [data], doręczonym Państwu w dniu [data], wezwaliśmy Państwa do usunięcia opisanych tam wad do dnia [data]. Termin upłynął bezskutecznie / Naprawa jest niekompletna: [czego brakuje, z podaniem miejsca].
- Termin dodatkowyNiniejszym wyznaczamy Państwu termin dodatkowy na usunięcie wad do dnia [data kalendarzowa].
- Zagrożenie — po odbiorzeJeżeli także ten termin upłynie bezskutecznie, zlecimy usunięcie wad na Państwa koszt zgodnie z § 13 ust. 5 pkt 2 VOB/B, bez konieczności dalszego wezwania.
- Zagrożenie — przed odbioremNa wypadek bezskutecznego upływu terminu już teraz oświadczamy, że odbierzemy Państwu zlecenie [w całości / w części dotyczącej danego świadczenia] zgodnie z § 4 ust. 7 zdanie 3 w związku z § 8 ust. 3 VOB/B.
- Zastrzeżenie kosztówZastrzegamy sobie dochodzenie kosztów i szkód powstałych i nadal powstających po naszej stronie wskutek zwłoki.
- Doręczenie i podpisNiniejsze pismo otrzymują Państwo [sposób doręczenia możliwy do wykazania]. Z poważaniem — [imię i nazwisko], [funkcja], [firma]. Załącznik: pismo z dnia [data] z listą wad.
Pismo 3 — zapowiedź wykonania zastępczego
Po odbiorze i po bezskutecznym upływie terminu dodatkowego. Pismo zapowiada, dokumentuje i zabezpiecza zwrot kosztów. Przed odbiorem jego miejsce zajmuje odebranie zlecenia — krok, przed którym powinni Państwo zasięgnąć porady prawnej.
- DotyczyInwestycja budowlana [jak wyżej], zlecenie [nr] — usunięcie wad przez osoby trzecie na Państwa koszt (wykonanie zastępcze)
- NawiązanieSzanowni Państwo, mimo naszego zgłoszenia wady z dnia [data] i terminu dodatkowego do dnia [data] (pismo z dnia [data], doręczone w dniu [data]) nie usunęli Państwo opisanych tam wad.
- OświadczenieW związku z tym zlecimy usunięcie wad innemu przedsiębiorstwu zgodnie z § 13 ust. 5 pkt 2 VOB/B. Powstałymi z tego tytułu kosztami obciążymy Państwa fakturą albo potrącimy je z [zatrzymanej kaucji gwarancyjnej / pozostałego do zapłaty wynagrodzenia]. Przewidywane koszty wynoszą [kwota] (oferta w załączniku 1).
- Zaliczka (opcjonalnie)Wzywamy Państwa do zapłaty na naszą rzecz zaliczki w wysokości przewidywanych kosztów, tj. [kwota], do dnia [data kalendarzowa].
- Zabezpieczenie dowodów i udziałPrzed rozpoczęciem prac udokumentujemy stan fotograficznie. Zapraszamy Państwa na wspólne oględziny na miejscu w dniu [data, godzina]; w razie Państwa nieobecności oględziny odbędą się bez Państwa udziału.
- ZastrzeżenieZastrzegamy sobie dalej idące roszczenia, w szczególności o naprawienie szkód następczych.
- Doręczenie i podpisNiniejsze pismo otrzymują Państwo [sposób doręczenia możliwy do wykazania]. Z poważaniem — [imię i nazwisko], [funkcja], [firma]. Załączniki: oferta przedsiębiorstwa trzeciego, dotychczasowa korespondencja.
Przed wysłaniem sprawdzić
Właściwy adresat
Strona umowy, nie brygadzista na budowie. Przy konsorcjum lub łańcuchu podwykonawców — własny kontrahent umowny.
Wada możliwa do odnalezienia
Miejsce tak dokładnie, by osoba trzecia znalazła je bez dopytywania — budynek, kondygnacja, pomieszczenie, oś, zdjęcie.
Objaw zamiast przyczyny
Opisane jest to, co widać. Żadnej diagnozy.
Termin jako data
Dzień kalendarzowy, odpowiedni do nakładu pracy — i w każdym piśmie wyznaczony na nowo.
Doręczenie możliwe do wykazania
List polecony, przekazanie za podpisem albo system, który rejestruje otwarcie. Elementy wysłane niczego nie dowodzą.
Sprawa kompletna
Wszystkie trzy pisma, dowody doręczenia, zdjęcia i lista wad w jednym miejscu — tak, jak za cztery lata zechce je zobaczyć sąd.
Zgłoszenia, które powstają z wady
W Construction Defects, aplikacji do zarządzania wadami, zgłoszenie wady powstaje z zarejestrowanej wady: opis, miejsce, zdjęcie i termin już są, pismo jest generowane na odpowiednim stopniu eskalacji — wezwanie, termin dodatkowy, środek zastępczy — a wykonawca otrzymuje je na własnym koncie, na którym system zapisuje, kiedy je otworzył. Wzory na tej stronie są papierową postacią tego samego przebiegu.
Częste pytania
Czy muszę użyć wszystkich trzech pism?
Nie. Pierwsze pismo to zgłoszenie wady; dwóch pozostałych potrzebują Państwo tylko wtedy, gdy wykonawca nie reaguje. Ważna jest kolejność: bez terminu dodatkowego z zagrożeniem nie ma wykonania zastępczego.
Czy wystarczy e-mail?
Jako forma dokumentowa z reguły tak. Problemem jest dowód doręczenia — należy go zabezpieczyć osobno, na przykład potwierdzeniem odbioru albo systemem, który rejestruje otwarcie. Dla przedłużenia przedawnienia według § 13 ust. 5 pkt 1 VOB/B warunkiem jest forma pisemna.
Jak długi musi być termin?
Tak długi, jak przeciętnie sprawny wykonawca potrzebuje na usunięcie wady. Zbyt krótki termin nie czyni zgłoszenia nieskutecznym, lecz z reguły uruchamia termin odpowiedni — polegać na tym jednak nie należy.
Czy wzór obowiązuje także dla umów według BGB?
Odpowiednio tak. Proszę wymienić paragrafy: żądanie usunięcia wady według § 634 pkt 1 i § 635 BGB, wykonanie zastępcze i zaliczka według § 637 BGB. Elementy — opis, wezwanie, termin, doręczenie — pozostają te same.
A co ze zgłoszeniami szkód i utrudnieniami?
To inne sprawy z innymi pismami — zgłoszenie szkody żąda przejęcia kosztów, zgłoszenie utrudnienia według § 6 VOB/B zabezpiecza czas budowy. Construction Defects prowadzi je jako osobne typy pozycji; tu chodzi wyłącznie o wadę techniczną.
Czy mogę dostosować wzór w biurze i przekazać go dalej?
Tak, do tego służy wersja Word. Proszę zachować wskazanie źródła i stanu na dzień, gdy przekazują go Państwo dalej.
Źródła i podstawy prawne
Stwierdzenia prawne w tym artykule opierają się na wymienionych poniżej źródłach pierwotnych. Artykuł nie zastępuje porady prawnej w konkretnej sprawie.
- VOB/B (wydanie 2016), tekst urzędowy niemieckiego ministerstwa BMWSB — § 4 ust. 7, § 8 ust. 3 i § 13 ust. 5: wady przed odbiorem i po nim, odebranie zlecenia, wykonanie zastępcze (tekst niemiecki)
- Art. 634 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) — uprawnienia zamawiającego w razie wad (tekst niemiecki)
- Art. 635 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) — usunięcie wady, tzw. Nacherfüllung (tekst niemiecki)
- Art. 637 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) — wykonanie zastępcze i zaliczka po bezskutecznym upływie terminu (tekst niemiecki)
Zgłoszenie, które powstaje z wady.
W 45 minut pokazujemy drogę od zdjęcia na budowie do doręczonego zgłoszenia wady — z biegnącym terminem i dowodem doręczenia.