Работно помагало
Шаблон за списък с дефекти: статус, отговорност и срокове, за да не се скъса веригата
Повечето списъци с дефекти се провалят не при регистрирането, а след него: няма отговорник, няма срок, няма доказателство за получаване, три версии в обращение. Този шаблон води всеки дефект от констатирането до приетата поправка — с модела на статусите и трите нива на ескалация, които тежат при спор.
Работно помагало на Open Experience GmbH. Състояние: септември 2026 г.
Какво влиза в един списък с дефекти?
Издържаният списък с дефекти води за всеки дефект непроменим номер, мястото в структурата на проекта, специалността, описание на симптома без твърдение за причината, връзка към снимка и чертеж, отговорния изпълнител като задължително поле, датата на констатиране, статус от твърд модел (открити: за поправка, за изясняване, под наблюдение; приключени: отстранен, намаление на цената, без последствия, отхвърлен), разпределението на разходите, видимостта навън, както и веригата на сроковете: срок от уведомлението за дефект, дата и доказателство за получаване, допълнителен срок, обявяване на заместващо изпълнение, съобщение за готовност и приемане на поправката. Дефектите се приключват, никога не се изтриват — непрекъснатата номерация сама по себе си е доказателство.
Правна рамка: Германия (Граждански кодекс BGB, договорни условия за строителство VOB/B, тарифа HOAI). В други държави важат други правила, а договорените уговорки имат предимство пред посочените тук законови срокове.
Изтеглете списъка с дефекти като Excel
Работна книга с три листа: празният списък с падащи списъци за статус и тип позиция и светофар на сроковете, попълненият пример с дванадесет дефекта и легендата. PDF файлът показва примера и легендата в печатен формат.
Необвързващ образец, не правен съвет. Списъкът документира — самото уведомление за дефект е отделно писмо, което трябва да достигне до изпълнителя; сроковете и правните последици зависят от договора. Германско право.
Как да водите списъка
- Един ред на дефект, един номер завинагиНомерът се дава при регистрирането и никога не се променя или дава повторно — дори когато се окаже, че дефектът не е дефект. Пропуските в номерацията са първото, което вещото лице поставя под въпрос.
- Симптом вместо причина„Пукнатина във фугата на тавана, 1,20 м, фугата се вижда“ — не „шпакловката е изпълнена неправилно“. Възложителят трябва да посочи дефекта, не да го обясни. Който твърди причина, дава на изпълнителя контрааргумент.
- Отговорникът е задължителенДефект без адресат не получава нито уведомление, нито срок. Ако отговорността е спорна, вписва се вероятният изпълнител с добавката „предварително“ — и статусът „за изясняване“.
- Сроковете текат от получаванетоКолоната „Уведомление връчено“ носи датата на получаването и доказателството (препоръчано писмо с обратна разписка, потвърждение за прочитане, насрещен подпис на строежа). Дата на изпращане без доказателство за получаване не струва нищо при спор.
- Червено значи действиеСветофарът на сроковете оцветява редовете, чийто срок от ниво 1 е изтекъл, без да е определен допълнителен срок или да е съобщена готовност — и по-наситено, когато е изтекъл и допълнителният срок, без да е обявено заместващо изпълнение. Всеки червен ред е писмо, което липсва.
- Приключване вместо изтриванеКоето не е било дефект, става „отхвърлен“ или „без последствия“ — с обосновка в забележката. Което вече не може да бъде намерено — също. Нищо не се изтрива.
Светофарът на сроковете смята спрямо референтната дата в заглавния ред на листа: в празния списък това е днешният ден, в примера — 15.06.2026 г.
Колоните на списъка
Деветнадесет колони — точно моделът на данните на Construction Defects, приложението за управление на дефекти, за да може така воден списък по-късно да бъде поет без прекодиране. Всяка колона има основание; който маха някоя, трябва да го знае.
| Колона | Какво влиза | Защо съществува колоната |
|---|---|---|
| № | Пореден номер, който изпълнителят вижда; никога не се променя или дава повторно | Непрекъснатите номера доказват, че нищо не е изчезнало |
| Вътрешен № | Собствен номер на строителния надзор, напр. година и пореден номер | Разделя вътрешните преписки от комуникацията навън |
| Място | Сграда, етаж, помещение, ос — както са наименувани в структурата на проекта | Без място дефектът не може нито да бъде намерен, нито проверен |
| Специалност | Специалност според обособената позиция | Отнасяне към договорната работа и към количествената сметка |
| Тип позиция | технически дефект, забава на срок, уведомление за щета, безопасност на труда, отчет за напредъка | Всеки тип има различно писмо и различна логика на сроковете |
| Описание | Симптом, място, размер — без причина, без вина | Възложителят трябва да посочи дефекта, не да го обясни (теория на симптомите) |
| Снимка / чертеж | Номера на снимките и препратка към чертежа с ревизия | Свързва фактическото (снимка) и дължимото (чертеж) със записа |
| Отговорник | Изпълнител (задължително поле); при спорна отговорност с добавката „предварително“ | Без адресат няма уведомление и няма срок |
| Констатиран на | Дата на констатирането на място, не на въвеждането на бюрото | Начало на веригата и доказателствена стойност на констатацията |
| Статус | Една стойност от модела на статусите (падащ списък) | Едно състояние на дефект; групата открити/приключени управлява оценката и светофара |
| Разходи възложител / изпълнител | Кой носи разходите според сегашното състояние (изпълнител, възложител, неизяснено) | Основа за оценка на разходите, допълнителни искания и намаление на цената |
| видим външно | да или не — появява ли се дефектът във варианта за изпълнител и възложител? | Вътрешните изяснявания и оценки остават вътрешни |
| Забележка | Уговорки, доказателства, обосновки — всяка с дата | Колоната, която се чете при спор |
| Срок ниво 1 | Дата от уведомлението за дефект | Светофар червен, ако е изтекъл без допълнителен срок и без съобщение за готовност |
| Уведомление връчено (получаване) | Дата на получаването с доказателството в скоби | Сроковете текат от получаването, не от изпращането (§ 130 BGB) |
| Допълнителен срок ниво 2 | Дата от писмото за допълнителен срок | Предпоставка за ниво 3; светофар наситено червен, ако е изтекъл без обявяване |
| Обявяване ниво 3 | Дата на обявяването на заместващото изпълнение | Оттук нататък рискът за разходите е у изпълнителя |
| Съобщение за готовност | Дата, на която изпълнителят съобщава поправката като готова | Задейства проверката — не е статус |
| Поправка приета | Дата на проверката от строителния надзор с резултат | Едва сега статусът става „отстранен“ |
Моделът на статусите
Седем състояния в две групи. Дефектът има точно едно — и го сменя само с дата и обосновка в забележката.
| Статус | Значение | Група | Кой го поставя |
|---|---|---|---|
| за поправка | Дефектът е констатиран или е връчено уведомление, поправката предстои | открит | Строителният надзор при констатирането |
| за изясняване | Причината или отговорността е спорна; определен срок тече въпреки това | открит | Строителният надзор |
| под наблюдение | Гаранционен дефект без остра нужда от действие, развитието се документира | открит | Строителният надзор или възложителят |
| отстранен | Поправката е изпълнена, проверена и приета | приключен | Строителният надзор след собствена проверка — никога изпълнителят |
| намаление на цената | Дефектът остава, възнаграждението се намалява (§ 13 ал. 6 VOB/B) | приключен | Възложителят |
| без последствия | Констатация без последица, напр. дребна или вече не е налице — номерът остава | приключен | Строителният надзор с обосновка |
| отхвърлен | Не е дефект — изпълнителят е доказал съответствието с договора | приключен | Строителният надзор с доказателство в забележката |
Съобщението за готовност от изпълнителя съзнателно не е статус, а дата: то задейства проверката, но не я замества.
Трите нива на ескалация
Всяко ниво е отделно писмо със собствено правно основание и собствена дата в списъка. Образците на писмата са в работното помагало Образци за уведомление за дефект.
| Ниво | Писмо | Правно основание | Срок | Ако срокът изтече |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Уведомление за дефект със срок за отстраняване | преди приемането § 4 ал. 7 VOB/B, след приемането § 13 ал. 5 т. 1 VOB/B; BGB § 634, § 637 | подходящ и посочен като дата; започва с получаването | Ниво 2 |
| 2 | Допълнителен срок с предупреждение за правните последици | преди приемането § 4 ал. 7 изр. 3 във връзка с § 8 ал. 3 VOB/B, след приемането § 13 ал. 5 т. 2 VOB/B | кратък, но изпълним; получаването се доказва отново | Ниво 3 |
| 3 | Обявяване и провеждане на заместващо изпълнение (преди приемането — отнемане на поръчката за тази работа) | § 13 ал. 5 т. 2 VOB/B; § 637 BGB, аванс по ал. 3 | посочват се начало и оценка на разходите | Заместващо изпълнение за сметка на изпълнителя |
Типовете позиции
Не всяка констатация е технически дефект. Типът определя кое писмо следва и дали изобщо тече срок.
| Тип позиция | Кога | Какво е различно |
|---|---|---|
| технически дефект | Изпълнението се отклонява от договора, чертежа или признатите правила на техниката | Уведомление със срок; три нива на ескалация |
| забава на срок | Работата не е започната или завършена към уговорения срок | Уведомление за забава с препратка към линейния график вместо описание на дефект; да се провери неустойката |
| уведомление за щета | Повреда на завършена работа или на чужда вещ, причинителят неизвестен | Първо обезпечаване на доказателства (снимки, дата, свидетели), отговорникът предварително, срок едва след изясняване |
| безопасност на труда | Опасност за хора | Незабавна мярка, срок „веднага“, доклад до координатора по безопасност и здраве (SiGeKo); документацията остава и след отстраняването |
| отчет за напредъка | Не е дефект — констатация за степента на изпълнение за възложителя | Без срок, без отговорник по смисъла на списъка; само във външния вариант |
Отговорност и видимост
- Кой кой статус може да поставяИзпълнителят съобщава готовност — нищо повече. „Отстранен“ поставя само този, който е проверил. „Намаление на цената“ поставя възложителят. Така остава проследимо кой кога какво решение е взел.
- Разходите отделно от отговорносттаОтговорен е този, който дължи работата. Кой носи разходите, може да е различно — например при разпореждане на възложителя или при предходна работа, за която причинителят не е знаел. Затова две колони.
- Вътрешно и външноКолоната „видим външно“ решава какво влиза във варианта за изпълнител и възложител. Изяснявания, оценки на разходите и собствените съмнения остават на „не“, докато бъдат решени.
- Един списък, не триСписъкът има едно място и един човек, който го води. Извлеченията за изпълнителите се правят чрез филтър (отговорник, видим външно) — никога като копие, което заживява самостоятелен живот.
Пример 1/3 — Регистриране
Дванадесет измислени дефекта от фазата на довършителните работи на примерния проект нова детска градина на Musterweg, референтна дата 15.06.2026 г. Срещат се всички статуси и трите нива — трите таблици показват едни и същи дванадесет реда, в Excel файла те стоят един до друг.
| № | Вътрешен № | Място | Специалност | Тип позиция | Описание | Снимка / чертеж |
|---|---|---|---|---|---|---|
| M-001 | 2026-041 | Партер, групова стая 1 (0.12) | Сухо строителство | технически дефект | Пукнатина в гипсокартонения таван по фугата между плоскостите, ок. 1,20 м, фугата се вижда | F-201, F-202 / A-EG-05 ревизия b |
| M-002 | 2026-042 | Партер, коридор (0.01), ос 3 | Замазки | технически дефект | Кухина в циментовата замазка ок. 0,4 м², при почукване звучи кухо, площта маркирана | F-203 / A-EG-05 ревизия b |
| M-003 | 2026-043 | 1-ви етаж, спално помещение 2 (1.08) | Прозорци | технически дефект | Крилото на прозореца не затваря, уплътнението откъм пантите смачкано, усеща се течение | F-210 / спецификация на прозорците, поз. 14 |
| M-004 | 2026-044 | Партер, санитарно помещение за деца (0.15) | ВиК | технически дефект | Умивалник 2 не е хоризонтален (6 мм на 60 см), сифонната връзка капе | F-215, F-216 / S-EG-02 |
| M-005 | 2026-045 | 1-ви етаж, коридор (1.01), северна стена | Бояджийски работи | технически дефект | Боядисването на петна, основата прозира, ок. 8 м² | F-220 / — |
| M-006 | 2026-046 | Сутерен, техническо помещение (U.03) | Електро | безопасност на труда | Разпределително табло UV-2 без капак, тоководещи части достъпни за докосване, помещението незаключено | F-225 / E-UG-01 |
| M-007 | 2026-047 | Партер, кухня (0.20), оси 4–5 | Плочки | технически дефект | Подови плочки със зъби до 2 мм, три плочки кънтят на кухо | F-230, F-231 / A-EG-05 ревизия b |
| M-008 | 2026-048 | Външни площи, северен вход, рампа | Метални конструкции | забава на срок | Парапет по линеен график монтиран до 15.05.2026 г., монтажът не е започнал; рампата затворена | F-235 / линеен график, състояние към 04.05.2026 г. |
| M-009 | 2026-049 | 1-ви етаж, групова стая 3 (1.12), таван | Покривна хидроизолация | уведомление за щета | Петно от вода по тавана ок. 30 × 40 см под покривната тераса, причината неизяснена (хидроизолация или конденз) | F-240 / D-01 |
| M-010 | 2026-050 | Партер, групова стая 2 (0.13) | Електро | технически дефект | Контактът до вратата не работи; липсва протокол от изпитване за токов кръг 12 | F-245 / E-EG-03 |
| M-011 | 2026-051 | Южна фасада, атика, ос 6 | Груб строеж | технически дефект | Косъмна пукнатина във видимия бетон, ширина под 0,2 мм, без влага, ходът маркиран | F-250, F-251 / R-03 |
| M-012 | 2026-052 | 1-ви етаж, тоалетна за персонала (1.15) | Бояджийски работи | технически дефект | Пръски боя по стенната плочка зад вратата, ок. 3 мм | F-255 / — |
Пример 2/3 — Отговорност и статус
Същият набор: кой е отговорен, кой носи разходите, в какво състояние е дефектът — и защо. Забележката винаги носи дата.
| № | Отговорник | Констатиран на | Статус | Разходи възложител / изпълнител | видим външно | Забележка |
|---|---|---|---|---|---|---|
| M-001 | Сухо строителство A | 04.05.2026 г. | отстранен | изпълнител | да | Поправката проверена на 22.05.2026 г.: без пукнатини, снимка F-260 |
| M-002 | Замазки B | 04.05.2026 г. | за поправка | изпълнител | да | Допълнителният срок изтече; плочкаджията чака съобщение за готовност — да се подготви обявяване на заместващо изпълнение (15.06.2026 г.) |
| M-003 | Прозорци C | 06.05.2026 г. | за поправка | изпълнител | да | Според изпълнителя резервното уплътнение е поръчано (20.05.2026 г.); заместващо изпълнение обявено от 25.06.2026 г., офертата на Прозорци K е налична |
| M-004 | ВиК F | 11.05.2026 г. | отстранен | изпълнител | да | Монтиран наново, изпитване за плътност на 20.05.2026 г. без констатации |
| M-005 | Бояджийски работи D | 11.05.2026 г. | намаление на цената | изпълнител | да | Второ боядисване след доставката на мебелите вече не е възможно; намаление 380 € договорено на 29.05.2026 г. |
| M-006 | Електро E | 13.05.2026 г. | отстранен | изпълнител | да | Помещението незабавно затворено; капакът монтиран на 13.05.2026 г. в 14:30 (F-226), координаторът по безопасност (SiGeKo) уведомен в 11:10 |
| M-007 | Плочки G | 19.05.2026 г. | за изясняване | неизяснено | не | Изпълнителят се позовава на толеранса на замазката (M-002); замерване с вещо лице уговорено за 18.06.2026 г. — срокът тече въпреки това |
| M-008 | Метални конструкции H | 18.05.2026 г. | за поправка | изпълнител | да | Забавата обявена; монтаж според изпълнителя през 25-а седмица — да се провери неустойката по § 11 от договора |
| M-009 | Покривна хидроизолация K (предварително) | 26.05.2026 г. | за изясняване | неизяснено | да | Отваряне на тавана на 17.06.2026 г. с Покривна хидроизолация K и Сухо строителство A; отговорникът окончателен след това |
| M-010 | Електро E | 02.06.2026 г. | отхвърлен | — | да | Изпълнителят доказва: токов кръг 12 по план се включва едва след монтажа на мебелите (протокол от 03.06.2026 г.); не е дефект, номерът остава |
| M-011 | Груб строеж J | 05.06.2026 г. | под наблюдение | неизяснено | не | Ширината на пукнатината документирана; проверка на всяко тримесечие до края на гаранцията (грубият строеж приет на 12.12.2025 г.) |
| M-012 | Бояджийски работи D | 05.06.2026 г. | без последствия | — | не | При обхода на 08.06.2026 г. вече не е налице; приключен вместо изтрит — номерацията остава без пропуски |
Пример 3/3 — Срокове и ескалация
Веригата за всеки дефект. Към референтната дата 15.06.2026 г. два реда са на червено (M-002, M-008: допълнителният срок изтекъл, няма обявяване), един — на светлочервено (M-007: срокът изтекъл, няма допълнителен срок) — точно трите писма, които липсват.
| № | Срок ниво 1 | Уведомление връчено (получаване) | Допълнителен срок ниво 2 | Обявяване ниво 3 | Съобщение за готовност | Поправка приета |
|---|---|---|---|---|---|---|
| M-001 | 18.05.2026 г. | 05.05.2026 г. (имейл с потвърждение за прочитане) | — | — | 20.05.2026 г. | 22.05.2026 г. |
| M-002 | 18.05.2026 г. | 06.05.2026 г. (препоръчано писмо, обратна разписка) | 01.06.2026 г. | — | — | — |
| M-003 | 20.05.2026 г. | 07.05.2026 г. (имейл, отговор на изпълнителя същия ден) | 03.06.2026 г. | 10.06.2026 г. | — | — |
| M-004 | 25.05.2026 г. | 11.05.2026 г. (предаване на строежа, насрещен подпис) | — | — | 19.05.2026 г. | 20.05.2026 г. |
| M-005 | 25.05.2026 г. | 12.05.2026 г. (имейл, отговор на изпълнителя на 12.05.2026 г.) | — | — | — | — |
| M-006 | 13.05.2026 г. | 13.05.2026 г. (по телефона в 10:15, писмено в 11:00 по имейл) | — | — | 13.05.2026 г. | 14.05.2026 г. |
| M-007 | 02.06.2026 г. | 20.05.2026 г. (имейл с потвърждение за прочитане) | — | — | — | — |
| M-008 | 29.05.2026 г. | 20.05.2026 г. (препоръчано писмо, обратна разписка) | 12.06.2026 г. | — | — | — |
| M-009 | — | 26.05.2026 г. (уведомление за щета до двамата изпълнители по имейл, без срок) | — | — | — | — |
| M-010 | 16.06.2026 г. | 02.06.2026 г. (имейл) | — | — | — | — |
| M-011 | — | — | — | — | — | — |
| M-012 | — | — | — | — | — | — |
M-009 и M-011 съзнателно нямат срок: при уведомлението за щета той тече едва след изясняването, при гаранционния дефект под наблюдение — изобщо не. И двата все пак са констатирани с дата — това е разликата между „няма нужда от действие“ и „забравен“.
Какво прави списъка издържан
Без пропуски
Всеки номер точно веднъж, нито един изтрит ред. Последователността M-001 до M-012 доказва, че списъкът е пълен.
Симптом
Какво се вижда, къде и колко. Без причина, без вина — те принадлежат в експертизата, не в уведомлението.
Получаване
Всеки срок има до себе си дата на получаване с доказателство. Без получаване няма срок, без срок няма заместващо изпълнение.
Състояние вместо изтриване
Отхвърлен, без последствия, намаление на цената — три начина да се приключи дефект, без да изчезне.
Снимка и чертеж
Номер на снимка и ревизия на чертежа за всеки ред. След пет години дефектът се намира само през тези две колони.
Границата на Excel
Три копия, три истини. Щом няколко фирми обработват един и същ списък, той се нуждае от едно място с права и протокол — за това Excel вариантът е входът, не целта.
Списъкът, който сам се актуализира
В Construction Defects всяка колона от този шаблон е поле: номерът е непроменим след даването, отговорникът е задължителен, моделът на статусите е точно този. Допълнителният срок автоматично създава следващото ниво на ескалация, снимките и извадката от чертежа са закачени към дефекта, а експортът дава PDF или ZIP с Excel и всички снимки — филтриран за изпълнителя, пълен вътрешно.
Често задавани въпроси
Достатъчен ли е юридически списък с дефекти в Excel?
Като документация — да, ако всеки ред носи дата, място, симптом, снимка и отговорник. Списъкът обаче не замества писмо: уведомлението за дефект трябва да достигне до изпълнителя и това получаване трябва да е доказуемо. Списъкът фиксира, че и кога това се е случило.
Защо не мога просто да изтрия дефект?
Защото непрекъснатата номерация сама по себе си е доказателство. Липсващ номер поставя въпроса какво е стояло там и защо е изчезнало. Запис, който не е бил дефект, се приключва като „отхвърлен“ или „без последствия“ — с обосновка и дата.
Кой може да постави статуса „отстранен“?
Само този, който е проверил поправката — по правило строителният надзор. Изпълнителят съобщава готовност; това съобщение е дата в списъка, не статус. Разделението предотвратява дефекти да минават за приключени, без никой да ги е проверил.
Откога тече срокът от уведомлението за дефект?
От получаването при изпълнителя (§ 130 BGB), не от изпращането. Затова в списъка стои датата на получаване с доказателството: обратна разписка, потвърждение за прочитане, насрещен подпис. Писмо, чието получаване не можете да докажете, няма издържан срок.
Какво отличава „за изясняване“ от „отхвърлен“?
„За изясняване“ е открит: причината или отговорността е спорна, дефектът съществува, определен срок продължава да тече. „Отхвърлен“ е приключен: изпълнителят е доказал, че работата съответства на договора, и доказателството стои в забележката.
Мога ли да прехвърля така воден списък в Construction Defects?
Деветнадесетте колони съответстват на модела на данните на Construction Defects; точно затова са оформени така. За прехвърлянето на съществуващи списъци в проект се свържете с нас — пътят зависи от структурата на проекта и списъка на специалностите.
Източници и правно основание
Правните твърдения в тази статия се основават на посочените по-долу първични източници. Статията не замества правна консултация в конкретен случай.
- VOB/B (издание 2016), официален текст на германското министерство BMWSB — § 4 ал. 7 (дефекти преди приемането), § 13 ал. 5 (отстраняване на дефекти след приемането), § 13 ал. 6 (намаление на цената)
- Чл. 634 от германския Граждански кодекс (BGB) — права на възложителя при дефекти
- Чл. 637 от германския Граждански кодекс (BGB) — самостоятелно отстраняване и аванс
- Чл. 130 от германския Граждански кодекс (BGB) — действие на волеизявлението спрямо отсъстващи (получаване)
Списък с дефекти, който не се къса.
За 45 минути показваме дефекта в реалния работен процес — от констатирането със снимка през уведомлението със срок до приетата поправка, филтриран за изпълнителя и пълен вътрешно.