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缺陷清单模板：状态、责任与期限，让链条不断裂
多数缺陷清单栽的不是记录环节，而是之后：没有责任方、没有期限、没有送达凭证、三个版本同时流传。本模板带着每一项缺陷从发现一直走到整改验收——配以在争议中算数的状态模型和三个升级层级。
Open Experience GmbH 实务工具 · 截至：2026 年 9 月
一份缺陷清单应包含什么？
一份站得住的缺陷清单，为每项缺陷记录：一个不可更改的编号、在项目结构中的位置、工种、不含成因论断的表征描述、照片与图纸关联、作为必填项的责任承包方、发现日期、来自固定模型的状态（未结：待整改、待澄清、观察中；已结：已整改、减价、无关、已驳回）、费用归属、对外可见性，以及期限链条：缺陷通知的期限、送达日期与送达凭证、宽限期、代为整改预告、完工报告和整改验收。缺陷只销项，从不删除——连续无缺漏的编号本身就是一项证据。
适用法域：德国（《民法典》BGB、建设工程合同条款 VOB/B、《建筑师与工程师收费条例》HOAI）。其他国家适用不同规则；合同中的另行约定优先于此处列出的法定期限。
下载 Excel 版缺陷清单
工作簿含三个工作表：空白清单（状态和条目类型为下拉选择，并带期限红绿灯）、含十二项缺陷的已填写示例，以及图例。PDF 以打印格式显示示例和图例。
本模板不具约束力，亦不构成法律意见。清单只负责记录——缺陷通知本身是一封单独的函件，必须送达承包方；期限和法律后果取决于合同。以德国法律为准。
如何维护这份清单
- 一项缺陷一行，一个编号永不更改编号在录入时分配，之后从不更改或重新分配——即使事后证明并非缺陷也是如此。编号序列中的缺漏，是鉴定专家首先追问的事。
- 写表征，不写成因「顶棚接缝开裂，1.20 m，接缝可见」——而不是「腻子施工不当」。发包方需要指明缺陷，而不是解释缺陷。谁断言成因，谁就给了承包方一个反驳的理由。
- 责任方为必填项没有指向对象的缺陷，既不会有通知，也不会有期限。责任归属有争议的，填写最可能的承包方并加注「暂定」——状态设为「待澄清」。
- 期限自送达起算「通知送达」一栏填写送达日期及其凭证（附回执的挂号信、阅读回执、工地上的签收）。没有送达凭证的发出日期，在争议中一文不值。
- 红色意味着行动期限红绿灯会给那些第 1 级期限已过、却既未设定宽限期也未收到完工报告的行着色——若宽限期也已届满而未预告代为整改，则颜色更深。每一行红色，都是一封缺失的函件。
- 销项而非删除并非缺陷的条目设为「已驳回」或「无关」——并在备注中说明理由。已无法找到的条目同样如此。什么都不删除。
期限红绿灯以工作表表头中的基准日为准计算：空白清单中是当天，示例中是 2026 年 6 月 15 日。
清单的各栏
十九栏——与 Construction Defects（缺陷管理应用）的数据模型完全一致，这样按此维护的清单日后无需重新转码即可导入。每一栏都有其存在的理由；要删掉哪一栏，应当先知道这个理由。
| 栏 | 应填写什么 | 为什么有这一栏 |
|---|---|---|
| 编号 | 承包方看到的连续编号；从不更改或重新分配 | 无缺漏的编号证明没有任何条目消失 |
| 内部编号 | 工程监理自己的编号，例如年份加流水号 | 把内部流程与对外沟通分开 |
| 位置 | 建筑物、楼层、房间、轴线——按项目结构中的命名 | 没有位置，缺陷既找不到也无法核查 |
| 工种 | 按发包标段划分的工种 | 对应到合同工作内容和工程量清单 |
| 条目类型 | 技术缺陷、工期迟延、损害报告、职业安全、状态报告 | 每种类型对应不同的函件和不同的期限逻辑 |
| 描述 | 表征、部位、范围——不写成因，不论责任 | 发包方需要指明缺陷，而不是解释缺陷（表征理论） |
| 照片 / 图纸 | 照片编号和附版本号的图纸依据 | 把实际状况（照片）与应有状况（图纸）关联到该条目 |
| 责任方 | 承包方（必填项）；责任归属有争议时加注「暂定」 | 没有指向对象，就没有通知和期限 |
| 发现日期 | 现场发现的日期，而不是在办公桌前录入的日期 | 链条的起点和发现事实的证据效力 |
| 状态 | 状态模型中的一个值（下拉选择） | 每项缺陷只有一个状态；未结/已结的分组决定统计和红绿灯 |
| 费用承担 发包方 / 承包方 | 按当前判断由谁承担费用（承包方、发包方、待定） | 费用估算、变更和减价的依据 |
| 对外可见 | 是或否——该缺陷是否出现在提供给承包方和发包方的版本中？ | 内部澄清和评估留在内部 |
| 备注 | 约定、凭证、理由——均注明日期 | 争议中被翻阅的那一栏 |
| 第 1 级期限 | 缺陷通知中写明的日期 | 若已过期而既无宽限期也无完工报告，红绿灯为红色 |
| 通知送达（送达日期） | 送达日期，凭证写在括号内 | 期限自送达起算，而非自发出起算（BGB 第 130 条） |
| 第 2 级宽限期 | 宽限期函件中写明的日期 | 第 3 级的前提；若已过期而未预告，红绿灯为深红色 |
| 第 3 级预告 | 代为整改预告的日期 | 自此费用风险转由承包方承担 |
| 完工报告 | 承包方报告整改完成的日期 | 触发复核——本身不是状态 |
| 整改验收 | 工程监理复核的日期及结果 | 此时状态才变为「已整改」 |
状态模型
七种状态分两组。一项缺陷有且只有一种状态——变更状态时，必须在备注中注明日期和理由。
| 状态 | 含义 | 分组 | 由谁设定 |
|---|---|---|---|
| 待整改 | 缺陷已发现或已通知，整改尚未完成 | 未结 | 工程监理在发现时设定 |
| 待澄清 | 成因或责任归属有争议；已设定的期限照常起算 | 未结 | 工程监理 |
| 观察中 | 无需立即处理的质保期缺陷，记录其发展变化 | 未结 | 工程监理或发包方 |
| 已整改 | 整改已实施、已复核并已验收 | 已结 | 工程监理在自行复核后设定——从不由承包方设定 |
| 减价 | 缺陷保留，报酬相应减少（VOB/B 第 13 条第 6 款） | 已结 | 发包方 |
| 无关 | 发现事实但无后续影响，例如轻微瑕疵或已不存在——编号保留 | 已结 | 工程监理，并说明理由 |
| 已驳回 | 不构成缺陷——承包方已证明工作符合合同约定 | 已结 | 工程监理，并在备注中附凭证 |
承包方的完工报告被有意设计为一个日期而非一种状态：它触发复核，但不能取代复核。
三个升级层级
每个层级都是一封单独的函件，有各自的法律依据和清单中各自的日期。相应的范本函件见实务工具「缺陷通知范本」。
| 层级 | 函件 | 法律依据 | 期限 | 期限届满而无结果时 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 附排除期限的缺陷通知 | 验收前 VOB/B 第 4 条第 7 款，验收后 VOB/B 第 13 条第 5 款第 1 项；BGB 第 634 条、第 637 条 | 合理且写明具体日期；自送达起算 | 第 2 级 |
| 2 | 附法律后果警示的宽限期 | 验收前 VOB/B 第 4 条第 7 款第 3 句结合第 8 条第 3 款，验收后 VOB/B 第 13 条第 5 款第 2 项 | 短但可执行；再次证明送达 | 第 3 级 |
| 3 | 代为整改的预告与实施（验收前为收回该项工作的承包权） | VOB/B 第 13 条第 5 款第 2 项；BGB 第 637 条，预付款依据其第 3 款 | 写明开始时间和费用估算 | 由承包方承担费用的代为整改 |
条目类型
并非每项发现都是技术缺陷。类型决定随后发出哪种函件，以及是否有期限在起算。
| 条目类型 | 何时适用 | 有何不同 |
|---|---|---|
| 技术缺陷 | 施工偏离合同、图纸或公认的技术规则 | 附期限的通知；三个升级层级 |
| 工期迟延 | 工作未在约定日期开始或完成 | 发出援引施工进度计划的迟延通知，而非缺陷描述；核查违约金 |
| 损害报告 | 已完成工作或他人财物受损，肇事方待定 | 先做证据保全（照片、日期、证人），责任方暂定，澄清后才设期限 |
| 职业安全 | 危及人身安全 | 立即采取措施，期限为「立即」，报告安全与健康协调员；整改后记录仍予保留 |
| 状态报告 | 不构成缺陷——向发包方说明工作进度的记录 | 无期限，无清单意义上的责任方；仅出现在对外版本中 |
责任与可见性
- 谁可以设定哪种状态承包方只报告完工——仅此而已。「已整改」只能由复核过的人设定。「减价」由发包方设定。这样才能追溯谁在何时作出了哪项决定。
- 费用与责任分开责任方是负有该项工作义务的一方。由谁承担费用则可能与之不同——例如发包方下达了指令，或存在肇事方无从知晓的前道工序。因此设两栏。
- 对内与对外「对外可见」一栏决定哪些内容进入提供给承包方和发包方的版本。澄清事项、费用估算和自己的疑虑在有定论之前一律保持「否」。
- 一份清单，而不是三份清单只有一个存放位置和一位维护人。提供给承包方的摘录通过筛选生成（责任方、对外可见）——从不以副本形式各自流传。
示例 1/3——录入
示例项目 Musterweg 幼儿园新建工程装修阶段的十二项虚构缺陷，基准日 2026 年 6 月 15 日。所有状态和全部三个层级均有出现——三张表格显示的是同样的十二行，在 Excel 文件中它们并排放在一起。
| 编号 | 内部编号 | 位置 | 工种 | 条目类型 | 描述 | 照片 / 图纸 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| M-001 | 2026-041 | 首层，活动室 1（0.12） | 轻质隔墙 | 技术缺陷 | 石膏板吊顶沿板缝开裂，约 1.20 m，接缝可见 | F-201, F-202 / A-EG-05 版本 b |
| M-002 | 2026-042 | 首层，走廊（0.01），轴线 3 | 找平层 | 技术缺陷 | 水泥找平层空鼓约 0.4 m²，敲击空响，范围已标记 | F-203 / A-EG-05 版本 b |
| M-003 | 2026-043 | 二层，寝室 2（1.08） | 门窗 | 技术缺陷 | 窗扇关不上，合页侧密封条被压扁，可感到漏风 | F-210 / 门窗表第 14 项 |
| M-004 | 2026-044 | 首层，儿童卫生间（0.15） | 卫浴 | 技术缺陷 | 2 号洗手盆不水平（60 cm 上偏差 6 mm），排水接头滴水 | F-215, F-216 / S-EG-02 |
| M-005 | 2026-045 | 二层，走廊（1.01），北墙 | 涂饰 | 技术缺陷 | 涂层花斑，基层透底，约 8 m² | F-220 / — |
| M-006 | 2026-046 | 地下室，设备间（U.03） | 电气 | 职业安全 | 配电箱 UV-2 无盖板，带电部件可触及，房间未上锁 | F-225 / E-UG-01 |
| M-007 | 2026-047 | 首层，厨房（0.20），轴线 4–5 | 瓷砖 | 技术缺陷 | 地砖高低差达 2 mm，三块砖空鼓 | F-230, F-231 / A-EG-05 版本 b |
| M-008 | 2026-048 | 室外工程，北入口，坡道 | 金属构件 | 工期迟延 | 按施工进度计划栏杆应于 2026 年 5 月 15 日前安装完毕，尚未开始安装；坡道已封闭 | F-235 / 施工进度计划 2026 年 5 月 4 日版 |
| M-009 | 2026-049 | 二层，活动室 3（1.12），顶棚 | 屋面防水 | 损害报告 | 屋顶露台下方顶棚水渍约 30 × 40 cm，原因待定（防水层或冷凝水） | F-240 / D-01 |
| M-010 | 2026-050 | 首层，活动室 2（0.13） | 电气 | 技术缺陷 | 门旁插座无电；第 12 回路检测记录缺失 | F-245 / E-EG-03 |
| M-011 | 2026-051 | 南立面，女儿墙，轴线 6 | 主体结构 | 技术缺陷 | 清水混凝土发丝裂缝，宽度不足 0.2 mm，无渗水，走向已标记 | F-250, F-251 / R-03 |
| M-012 | 2026-052 | 二层，员工卫生间（1.15） | 涂饰 | 技术缺陷 | 门后墙砖上有油漆飞溅，约 3 mm | F-255 / — |
示例 2/3——责任与状态
同一批缺陷：谁负责、谁承担费用、缺陷处于何种状态——以及为什么。备注一律注明日期。
| 编号 | 责任方 | 发现日期 | 状态 | 费用承担 发包方 / 承包方 | 对外可见 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| M-001 | 轻质隔墙 A | 2026 年 5 月 4 日 | 已整改 | 承包方 | 是 | 整改于 2026 年 5 月 22 日复核：无裂缝，照片 F-260 |
| M-002 | 找平层 B | 2026 年 5 月 4 日 | 待整改 | 承包方 | 是 | 宽限期已届满；贴砖单位等待完工报告——准备代为整改预告（2026 年 6 月 15 日） |
| M-003 | 门窗 C | 2026 年 5 月 6 日 | 待整改 | 承包方 | 是 | 据承包方称替换密封条已订购（2026 年 5 月 20 日）；已预告自 2026 年 6 月 25 日起代为整改，门窗 K 的报价已收到 |
| M-004 | 卫浴 F | 2026 年 5 月 11 日 | 已整改 | 承包方 | 是 | 重新安装，2026 年 5 月 20 日密闭性检测无异常 |
| M-005 | 涂饰 D | 2026 年 5 月 11 日 | 减价 | 承包方 | 是 | 家具进场后已无法进行第二遍涂刷；2026 年 5 月 29 日商定减价 380 欧元 |
| M-006 | 电气 E | 2026 年 5 月 13 日 | 已整改 | 承包方 | 是 | 房间立即封闭；盖板于 2026 年 5 月 13 日 14:30 装好（F-226），11:10 已通知安全与健康协调员 |
| M-007 | 瓷砖 G | 2026 年 5 月 19 日 | 待澄清 | 待定 | 否 | 承包方援引找平层公差（M-002）；已约定 2026 年 6 月 18 日与鉴定专家共同现场查验——期限照常起算 |
| M-008 | 金属构件 H | 2026 年 5 月 18 日 | 待整改 | 承包方 | 是 | 已发出迟延通知；据承包方称将于第 25 周安装——按合同第 11 条核查违约金 |
| M-009 | 屋面防水 K（暂定） | 2026 年 5 月 26 日 | 待澄清 | 待定 | 是 | 2026 年 6 月 17 日与屋面防水 K 和轻质隔墙 A 共同开顶棚查验；此后最终确定责任方 |
| M-010 | 电气 E | 2026 年 6 月 2 日 | 已驳回 | — | 是 | 承包方举证：第 12 回路按计划在家具安装后才送电（记录 2026 年 6 月 3 日）；不构成缺陷，编号保留 |
| M-011 | 主体结构 J | 2026 年 6 月 5 日 | 观察中 | 待定 | 否 | 裂缝宽度已记录；每季度检查一次直至质保期结束（主体结构于 2025 年 12 月 12 日验收） |
| M-012 | 涂饰 D | 2026 年 6 月 5 日 | 无关 | — | 否 | 2026 年 6 月 8 日巡检时已不存在；销项而非删除——编号保持连续 |
示例 3/3——期限与升级
每项缺陷的链条。在基准日 2026 年 6 月 15 日，两行为红色（M-002、M-008：宽限期已届满，未预告），一行为浅红色（M-007：期限已过，未设宽限期）——正是那三封缺失的函件。
| 编号 | 第 1 级期限 | 通知送达（送达日期） | 第 2 级宽限期 | 第 3 级预告 | 完工报告 | 整改验收 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| M-001 | 2026 年 5 月 18 日 | 2026 年 5 月 5 日（附阅读回执的电子邮件） | — | — | 2026 年 5 月 20 日 | 2026 年 5 月 22 日 |
| M-002 | 2026 年 5 月 18 日 | 2026 年 5 月 6 日（挂号信，回执） | 2026 年 6 月 1 日 | — | — | — |
| M-003 | 2026 年 5 月 20 日 | 2026 年 5 月 7 日（电子邮件，承包方当日回复） | 2026 年 6 月 3 日 | 2026 年 6 月 10 日 | — | — |
| M-004 | 2026 年 5 月 25 日 | 2026 年 5 月 11 日（工地当面递交，签收） | — | — | 2026 年 5 月 19 日 | 2026 年 5 月 20 日 |
| M-005 | 2026 年 5 月 25 日 | 2026 年 5 月 12 日（电子邮件，承包方于 2026 年 5 月 12 日回复） | — | — | — | — |
| M-006 | 2026 年 5 月 13 日 | 2026 年 5 月 13 日（10:15 电话通知，11:00 以电子邮件书面确认） | — | — | 2026 年 5 月 13 日 | 2026 年 5 月 14 日 |
| M-007 | 2026 年 6 月 2 日 | 2026 年 5 月 20 日（附阅读回执的电子邮件） | — | — | — | — |
| M-008 | 2026 年 5 月 29 日 | 2026 年 5 月 20 日（挂号信，回执） | 2026 年 6 月 12 日 | — | — | — |
| M-009 | — | 2026 年 5 月 26 日（以电子邮件向两家承包方发出损害报告，未设期限） | — | — | — | — |
| M-010 | 2026 年 6 月 16 日 | 2026 年 6 月 2 日（电子邮件） | — | — | — | — |
| M-011 | — | — | — | — | — | — |
| M-012 | — | — | — | — | — | — |
M-009 和 M-011 有意不设期限：损害报告的期限要等澄清之后才起算，观察中的质保期缺陷则根本没有期限。但两者都有注明日期的发现记录——这正是「无需处理」与「被遗忘」之间的区别。
什么让清单站得住
无缺漏
每个编号恰好出现一次，没有被删除的行。M-001 到 M-012 的序列证明清单是完整的。
表征
看到了什么、在哪里、多少。不写成因，不论责任——那些属于鉴定报告，不属于通知。
送达
每个期限旁边都有送达日期和凭证。没有送达就没有期限，没有期限就没有代为整改。
状态而非删除
已驳回、无关、减价——三种销项方式，都不会让缺陷消失。
照片与图纸
每行都有照片编号和图纸版本。五年之后，只能靠这两栏重新找到那项缺陷。
Excel 的边界
三份副本，三种真相。一旦多家公司同时处理同一份清单，它就需要一个带权限和日志的存放位置——Excel 版本是入口，不是终点。
会自行更新的清单
在 Construction Defects 中，本模板的每一栏都是一个字段：编号一经分配即不可更改，责任方为必填项，状态模型正是这一套。宽限期会自动生成下一升级层级，照片和图纸局部挂在缺陷上，导出可得 PDF，或含 Excel 及全部图片的 ZIP——提供给承包方的经过筛选，内部则完整无缺。
常见问题
Excel 缺陷清单在法律上够用吗？
作为记录，够用——前提是每一行都载有日期、位置、表征、照片和责任方。但清单不能替代函件：缺陷通知必须送达承包方，且送达必须可以证明。清单记录的是这件事是否发生以及何时发生。
为什么不能直接删除一项缺陷？
因为连续无缺漏的编号序列本身就是证据。缺失的编号会引出疑问：那里原来写着什么，为什么消失了。并非缺陷的条目以「已驳回」或「无关」销项——注明理由和日期。
谁可以把状态设为「已整改」？
只有复核过整改的人——通常是工程监理。承包方报告完工；这份完工报告是清单中的一个日期，而不是状态。这种区分可以防止无人复核的缺陷被当作已经了结。
缺陷通知中的期限从何时起算？
自承包方收到之日起算（BGB 第 130 条），而非自发出之日。因此清单中记录的是送达日期及其凭证：回执、阅读回执、签收。一封您无法证明其送达的函件，没有站得住的期限。
「待澄清」与「已驳回」有什么区别？
「待澄清」属于未结：成因或责任归属有争议，缺陷存在，已设定的期限继续起算。「已驳回」属于已结：承包方已证明工作符合合同约定，凭证写在备注中。
按此维护的清单可以导入 Construction Defects 吗？
这十九栏与 Construction Defects 的数据模型一一对应；正是出于这个原因才这样划分。要把现有清单导入某个项目，请与我们联系——具体方式取决于项目结构和工种清单。