Demo

Praktijkhulpmiddel

Gebrekenlijst-sjabloon: status, verantwoordelijkheid en termijnen, zodat de keten niet breekt

De meeste gebrekenlijsten stranden niet op de vastlegging, maar daarna: geen verantwoordelijke, geen termijn, geen ontvangstbewijs, drie versies in omloop. Dit sjabloon leidt elk gebrek van de constatering tot het vrijgegeven herstel — met het statusmodel en de drie escalatieniveaus die in een geschil tellen.

Praktijkhulpmiddel van de Open Experience GmbH. Stand: september 2026

Wat hoort er in een gebrekenlijst?

Een betrouwbare gebrekenlijst bevat per gebrek een onveranderlijk nummer, de locatie in de projectstructuur, de discipline, een omschrijving van het symptoom zonder een oorzaak te beweren, foto- en tekeningverwijzing, de verantwoordelijke aannemer als verplicht veld, de datum van constatering, een status uit een vast model (open: herstellen, ter opheldering, onder observatie; afgehandeld: hersteld, prijsvermindering, niet relevant, afgewezen), de kostentoewijzing, de zichtbaarheid naar buiten en de termijnketen: termijn van de ingebrekestelling, datum en bewijs van ontvangst, nadere termijn, aankondiging van de vervangende uitvoering, gereedmelding en vrijgave van het herstel. Gebreken worden gesloten, nooit gewist — de ononderbroken nummerreeks is zelf een bewijsmiddel.

Juridisch kader: Duitsland (burgerlijk wetboek BGB, aanbestedings- en contractregels VOB/B, honorariumbesluit HOAI). In andere landen gelden andere regels, en contractuele afspraken gaan voor op de hier genoemde standaardtermijnen.

Gebrekenlijst als Excel downloaden

Werkmap met drie bladen: de lege lijst met keuzelijsten voor status en positietype en een termijnenstoplicht, het ingevulde voorbeeld met twaalf gebreken en de legenda. De pdf toont voorbeeld en legenda in drukformaat.

Bijgewerkt: 9 september 2026 · Geen formulier, geen aanmelding.Het bestand bestaat in het Duits en het Engels; hier is de Engelse versie gekoppeld.

Vrijblijvend voorbeeld, geen juridisch advies. De lijst documenteert — de ingebrekestelling zelf is een afzonderlijke brief die de aannemer moet bereiken; termijnen en rechtsgevolgen hangen af van het contract. Rechtsstand Duitsland.

Zo houdt u de lijst bij

  • Eén regel per gebrek, één nummer voor altijdHet nummer wordt bij de vastlegging toegekend en nooit gewijzigd of opnieuw uitgegeven — ook niet als het gebrek geen gebrek blijkt te zijn. Hiaten in de nummerreeks zijn het eerste waar een deskundige vragen over stelt.
  • Symptoom in plaats van oorzaak„Scheur in de plafondvoeg, 1,20 m, voeg zichtbaar” — niet „plamuurwerk verkeerd uitgevoerd”. De opdrachtgever moet het gebrek aanduiden, niet verklaren. Wie een oorzaak beweert, geeft de aannemer een tegenargument.
  • Verantwoordelijke is verplichtEen gebrek zonder geadresseerde krijgt geen ingebrekestelling en geen termijn. Is de verantwoordelijkheid omstreden, dan staat de waarschijnlijke aannemer er met de toevoeging „voorlopig” — en de status „ter opheldering”.
  • Termijnen lopen vanaf de ontvangstDe kolom „Ingebrekestelling bezorgd” bevat de datum van ontvangst en het bewijs (aangetekende post met ontvangstbevestiging, leesbevestiging, handtekening op de bouwplaats). Een verzenddatum zonder ontvangstbewijs is in een geschil niets waard.
  • Rood betekent handelenHet termijnenstoplicht kleurt regels waarvan de termijn van niveau 1 is verstreken zonder dat een nadere termijn is gesteld of gereed is gemeld — en sterker wanneer ook de nadere termijn is verstreken zonder dat de vervangende uitvoering is aangekondigd. Elke rode regel is een brief die ontbreekt.
  • Sluiten in plaats van wissenWat geen gebrek was, wordt „afgewezen” of „niet relevant” — met motivering in de opmerking. Wat niet meer terug te vinden is, evenzo. Gewist wordt er niets.

Het termijnenstoplicht rekent tegen de peildatum in de kopregel van het blad: in de lege lijst is dat de dag van vandaag, in het voorbeeld 15-06-2026.

De kolommen van de lijst

Negentien kolommen — precies het datamodel van Construction Defects, de app voor gebrekenbeheer, zodat een zo bijgehouden lijst later zonder hercodering kan worden overgenomen. Elke kolom heeft een reden; wie er een schrapt, moet die kennen.

KolomWat erin hoortWaarom de kolom bestaat
Nr.Doorlopend nummer dat de aannemer ziet; wordt nooit gewijzigd of opnieuw uitgegevenOnonderbroken nummers bewijzen dat er niets is verdwenen
Intern nr.Eigen nummer van het bouwtoezicht, bijv. jaar en volgnummerScheidt interne dossiers van de communicatie naar buiten
LocatieGebouw, bouwlaag, ruimte, stramien — benoemd zoals in de projectstructuurZonder locatie is het gebrek vindbaar noch toetsbaar
DisciplineDiscipline volgens gunningseenheid (perceel)Koppeling aan de contractuele prestatie en het bestek
Positietypetechnisch gebrek, termijnoverschrijding, schademelding, arbeidsveiligheid, statusrapportElk type heeft een andere brief en een andere termijnlogica
OmschrijvingSymptoom, plaats, omvang — geen oorzaak, geen schuldDe opdrachtgever moet het gebrek aanduiden, niet verklaren (symptoomtheorie)
Foto / tekeningFotonummers en tekeningverwijzing met revisieVerbindt de werkelijke toestand (foto) en de beoogde (tekening) met de notitie
VerantwoordelijkeAannemer (verplicht veld); bij omstreden verantwoordelijkheid met de toevoeging „voorlopig”Zonder geadresseerde geen ingebrekestelling en geen termijn
Vastgesteld opDatum van de constatering ter plaatse, niet van de invoer achter het bureauBegin van de keten en bewijswaarde van de constatering
StatusEén waarde uit het statusmodel (keuzelijst)Eén toestand per gebrek; de groep open/afgehandeld stuurt evaluatie en stoplicht
Kosten opdrachtgever / aannemerWie de kosten naar de huidige stand draagt (aannemer, opdrachtgever, open)Basis voor kostenraming, meerwerk en prijsvermindering
extern zichtbaarja of nee — verschijnt het gebrek in de versie voor aannemer en opdrachtgever?Interne ophelderingen en beoordelingen blijven intern
OpmerkingAfspraken, bewijzen, motiveringen — telkens met datumDe kolom die in een geschil wordt gelezen
Termijn niveau 1Datum uit de ingebrekestellingStoplicht rood indien verstreken zonder nadere termijn en zonder gereedmelding
Ingebrekestelling bezorgd (ontvangst)Datum van ontvangst met het bewijs tussen haakjesTermijnen lopen vanaf de ontvangst, niet vanaf de verzending (§ 130 BGB)
Nadere termijn niveau 2Datum uit de brief met de nadere termijnVoorwaarde voor niveau 3; stoplicht dieprood indien verstreken zonder aankondiging
Aankondiging niveau 3Datum van de aankondiging van de vervangende uitvoeringVanaf hier ligt het kostenrisico bij de aannemer
GereedmeldingDatum waarop de aannemer het herstel als voltooid meldtZet de controle in gang — is geen status
Herstel vrijgegevenDatum van de controle door het bouwtoezicht, met resultaatPas nu wordt de status „hersteld”

Het statusmodel

Zeven toestanden in twee groepen. Een gebrek heeft er precies één — en wisselt die alleen met datum en motivering in de opmerking.

StatusBetekenisGroepWie zet hem
herstellenGebrek geconstateerd of gemeld, herstel staat nog uitopenBouwtoezicht bij de constatering
ter ophelderingOorzaak of verantwoordelijkheid omstreden; een gestelde termijn loopt tochopenBouwtoezicht
onder observatieGarantiegebrek zonder acute noodzaak tot handelen, de ontwikkeling wordt gedocumenteerdopenBouwtoezicht of opdrachtgever
hersteldHerstel uitgevoerd, gecontroleerd en vrijgegevenafgehandeldBouwtoezicht na eigen controle — nooit de aannemer
prijsverminderingGebrek blijft, de vergoeding wordt verminderd (§ 13 lid 6 VOB/B)afgehandeldOpdrachtgever
niet relevantConstatering zonder gevolg, bijv. bagatel of niet meer aanwezig — nummer blijftafgehandeldBouwtoezicht met motivering
afgewezenGeen gebrek — de aannemer heeft aangetoond dat het werk contractconform isafgehandeldBouwtoezicht met bewijs in de opmerking

De gereedmelding van de aannemer is bewust geen status maar een datum: zij zet de controle in gang, maar vervangt haar niet.

De drie escalatieniveaus

Elk niveau is een afzonderlijke brief met een eigen rechtsgrondslag en een eigen datum in de lijst. De voorbeeldbrieven daarbij (brief 1 tot en met 3) staan in het praktijkhulpmiddel Voorbeeldbrieven ingebrekestelling.

NiveauBriefRechtsgrondslagTermijnAls de termijn verstrijkt
1Ingebrekestelling met termijn voor herstelvóór de oplevering § 4 lid 7 VOB/B, na de oplevering § 13 lid 5 nr. 1 VOB/B; BGB § 634, § 637redelijk en als datum genoemd; begint bij de ontvangstNiveau 2
2Nadere termijn met aanzegging van de rechtsgevolgenvóór de oplevering § 4 lid 7 zin 3 in samenhang met § 8 lid 3 VOB/B, na de oplevering § 13 lid 5 nr. 2 VOB/Bkort, maar haalbaar; ontvangst opnieuw aantonenNiveau 3
3Aankondiging en doorvoering van de vervangende uitvoering (vóór de oplevering onttrekking van de opdracht voor dit deel van het werk)§ 13 lid 5 nr. 2 VOB/B; § 637 BGB, voorschot volgens lid 3begin en kostenraming noemenVervangende uitvoering op kosten van de aannemer

De positietypen

Niet elke constatering is een technisch gebrek. Het type bepaalt welke brief volgt en of er überhaupt een termijn loopt.

PositietypeWanneerWat anders verloopt
technisch gebrekUitvoering wijkt af van contract, tekening of erkende regels van de techniekIngebrekestelling met termijn; drie escalatieniveaus
termijnoverschrijdingWerk niet op de afgesproken datum begonnen of voltooidVertragingsmelding met verwijzing naar de bouwplanning in plaats van een gebrekomschrijving; contractuele boete toetsen
schademeldingBeschadiging van een voltooide prestatie of van andermans zaak, veroorzaker onbekendEerst bewijs veiligstellen (foto's, datum, getuigen), verantwoordelijke voorlopig, termijn pas na opheldering
arbeidsveiligheidGevaar voor personenDirecte maatregel, termijn „direct”, melding aan de V&G-coördinator; documentatie blijft ook na herstel
statusrapportGeen gebrek — constatering over de stand van het werk voor de opdrachtgeverGeen termijn, geen verantwoordelijke in de zin van de lijst; alleen in de externe versie

Verantwoordelijkheid en zichtbaarheid

  • Wie welke status mag zettenDe aannemer meldt gereed — meer niet. „Hersteld” zet alleen wie heeft gecontroleerd. „Prijsvermindering” zet de opdrachtgever. Zo blijft navolgbaar wie wanneer welke beslissing heeft genomen.
  • Kosten gescheiden van verantwoordelijkheidVerantwoordelijk is wie de prestatie verschuldigd is. Wie de kosten draagt, kan daarvan afwijken — bijvoorbeeld bij een aanwijzing van de opdrachtgever of een voorafgaand werk dat de veroorzaker niet kende. Daarom twee kolommen.
  • Intern en externDe kolom „extern zichtbaar” bepaalt wat in de versie voor aannemer en opdrachtgever komt. Ophelderingen, kostenramingen en eigen twijfels blijven op „nee” tot erover is beslist.
  • Eén lijst, niet drieDe lijst heeft één plek en één persoon die haar bijhoudt. Uittreksels voor aannemers ontstaan per filter (verantwoordelijke, extern zichtbaar) — nooit als kopie die een eigen leven gaat leiden.

Voorbeeld 1/3 — vastlegging

Twaalf verzonnen gebreken uit de afbouwfase van het voorbeeldproject nieuwbouw kinderdagverblijf Musterweg, peildatum 15-06-2026. Alle statussen en alle drie de niveaus komen voor — de drie tabellen tonen dezelfde twaalf regels, in het Excel-bestand staan ze naast elkaar.

Nr.Intern nr.LocatieDisciplinePositietypeOmschrijvingFoto / tekening
M-0012026-041BG, groepsruimte 1 (0.12)Afbouwtechnisch gebrekScheur in het gipsplatenplafond langs de plaatnaad, ca. 1,20 m, voeg zichtbaarF-201, F-202 / A-EG-05 revisie b
M-0022026-042BG, gang (0.01), stramien 3Dekvloertechnisch gebrekHolle plek in de cementdekvloer ca. 0,4 m², klopproef hol, vlak gemarkeerdF-203 / A-EG-05 revisie b
M-0032026-0431e verdieping, slaapruimte 2 (1.08)Kozijnentechnisch gebrekRaamvleugel sluit niet, afdichting aan de scharnierzijde platgedrukt, tocht voelbaarF-210 / kozijnenstaat pos. 14
M-0042026-044BG, sanitaire ruimte kinderen (0.15)Sanitairtechnisch gebrekWastafel 2 niet waterpas (6 mm op 60 cm), afvoerkoppeling lektF-215, F-216 / S-EG-02
M-0052026-0451e verdieping, gang (1.01), noordwandSchilderwerktechnisch gebrekVerflaag vlekkerig, ondergrond schijnt door, ca. 8 m²F-220 / —
M-0062026-046Kelder, technische ruimte (U.03)ElektraarbeidsveiligheidOnderverdeler UV-2 zonder afdekking, spanningvoerende delen aanraakbaar, ruimte niet afgeslotenF-225 / E-UG-01
M-0072026-047BG, keuken (0.20), stramien 4–5Tegelwerktechnisch gebrekVloertegels met hoogteverschil tot 2 mm, drie tegels liggen holF-230, F-231 / A-EG-05 revisie b
M-0082026-048Buitenterrein, ingang noord, hellingbaanMetaalwerktermijnoverschrijdingLeuning volgens bouwplanning uiterlijk 15-05-2026 gemonteerd, montage niet begonnen; hellingbaan afgeslotenF-235 / bouwplanning stand 04-05-2026
M-0092026-0491e verdieping, groepsruimte 3 (1.12), plafondDakbedekkingschademeldingWatervlek op het plafond ca. 30 × 40 cm onder het dakterras, oorzaak open (waterdichting of condens)F-240 / D-01
M-0102026-050BG, groepsruimte 2 (0.13)Elektratechnisch gebrekStopcontact naast de deur werkt niet; keuringsrapport voor groep 12 ontbreektF-245 / E-EG-03
M-0112026-051Zuidgevel, dakrand, stramien 6Ruwbouwtechnisch gebrekHaarscheur in het schoonbeton, breedte onder 0,2 mm, geen vocht, verloop gemarkeerdF-250, F-251 / R-03
M-0122026-0521e verdieping, personeelstoilet (1.15)Schilderwerktechnisch gebrekVerfspatten op de wandtegel achter de deur, ca. 3 mmF-255 / —

Voorbeeld 2/3 — verantwoordelijkheid en status

Hetzelfde bestand: wie is verantwoordelijk, wie draagt de kosten, in welke toestand verkeert het gebrek — en waarom. De opmerking draagt altijd een datum.

Nr.VerantwoordelijkeVastgesteld opStatusKosten opdrachtgever / aannemerextern zichtbaarOpmerking
M-001Afbouw A04-05-2026hersteldaannemerjaHerstel 22-05-2026 gecontroleerd: scheurvrij, foto F-260
M-002Dekvloer B04-05-2026herstellenaannemerjaNadere termijn verstreken; tegelzetter wacht op gereedmelding — aankondiging van de vervangende uitvoering voorbereiden (15-06-2026)
M-003Kozijnen C06-05-2026herstellenaannemerjaVervangende afdichting volgens aannemer besteld (20-05-2026); vervangende uitvoering vanaf 25-06-2026 aangekondigd, offerte Kozijnen K ligt voor
M-004Sanitair F11-05-2026hersteldaannemerjaOpnieuw gemonteerd, dichtheidsproef 20-05-2026 zonder bevindingen
M-005Schilderwerk D11-05-2026prijsverminderingaannemerjaTweede verflaag na levering van het meubilair niet meer mogelijk; vermindering van € 380 overeengekomen 29-05-2026
M-006Elektra E13-05-2026hersteldaannemerjaRuimte direct afgesloten; afdekking 13-05-2026 14:30 gemonteerd (F-226), V&G-coördinator geïnformeerd 11:10
M-007Tegelwerk G19-05-2026ter ophelderingopenneeAannemer verwijst naar de dekvloertolerantie (M-002); opname met deskundige afgesproken voor 18-06-2026 — termijn loopt toch
M-008Metaalwerk H18-05-2026herstellenaannemerjaVertraging gemeld; montage volgens aannemer in week 25 — contractuele boete volgens § 11 van het contract toetsen
M-009Dakbedekking K (voorlopig)26-05-2026ter ophelderingopenjaPlafond wordt 17-06-2026 geopend met Dakbedekking K en Afbouw A; verantwoordelijke daarna definitief
M-010Elektra E02-06-2026afgewezenjaAannemer toont aan: groep 12 volgens planning pas na montage van het meubilair ingeschakeld (rapport 03-06-2026); geen gebrek, nummer blijft
M-011Ruwbouw J05-06-2026onder observatieopenneeScheurwijdte gedocumenteerd; controle elk kwartaal tot het einde van de garantie (ruwbouw opgeleverd 12-12-2025)
M-012Schilderwerk D05-06-2026niet relevantneeBij de rondgang op 08-06-2026 niet meer aanwezig; gesloten in plaats van gewist — nummerreeks blijft ononderbroken

Voorbeeld 3/3 — termijnen en escalatie

De keten per gebrek. Op de peildatum 15-06-2026 staan twee regels op rood (M-002, M-008: nadere termijn verstreken, geen aankondiging), één op lichtrood (M-007: termijn verstreken, geen nadere termijn) — precies de drie brieven die ontbreken.

Nr.Termijn niveau 1Ingebrekestelling bezorgd (ontvangst)Nadere termijn niveau 2Aankondiging niveau 3GereedmeldingHerstel vrijgegeven
M-00118-05-202605-05-2026 (e-mail met leesbevestiging)20-05-202622-05-2026
M-00218-05-202606-05-2026 (aangetekend, ontvangstbevestiging)01-06-2026
M-00320-05-202607-05-2026 (e-mail, antwoord van de aannemer dezelfde dag)03-06-202610-06-2026
M-00425-05-202611-05-2026 (overhandigd op de bouwplaats, tegen handtekening)19-05-202620-05-2026
M-00525-05-202612-05-2026 (e-mail, antwoord van de aannemer 12-05-2026)
M-00613-05-202613-05-2026 (telefonisch 10:15, schriftelijk 11:00 per e-mail)13-05-202614-05-2026
M-00702-06-202620-05-2026 (e-mail met leesbevestiging)
M-00829-05-202620-05-2026 (aangetekend, ontvangstbevestiging)12-06-2026
M-00926-05-2026 (schademelding aan beide aannemers per e-mail, zonder termijn)
M-01016-06-202602-06-2026 (e-mail)
M-011
M-012

M-009 en M-011 hebben bewust geen termijn: bij de schademelding loopt die pas na de opheldering, bij het garantiegebrek onder observatie helemaal niet. Beide zijn toch gedateerd vastgesteld — dat is het verschil tussen „geen noodzaak tot handelen” en „vergeten”.

Wat de lijst betrouwbaar maakt

Ononderbroken

Elk nummer precies één keer, geen gewiste regel. De reeks M-001 tot M-012 bewijst dat de lijst volledig is.

Symptoom

Wat er te zien is, waar en hoeveel. Geen oorzaak, geen schuld — die horen in het deskundigenrapport, niet in de ingebrekestelling.

Ontvangst

Elke termijn heeft een ontvangstdatum met het bewijs ernaast. Zonder ontvangst geen termijn, zonder termijn geen vervangende uitvoering.

Toestand in plaats van wissen

Afgewezen, niet relevant, prijsvermindering — drie manieren om een gebrek te sluiten zonder het te laten verdwijnen.

Foto en tekening

Fotonummer en tekeningrevisie per regel. Over vijf jaar vindt men het gebrek alleen via deze twee kolommen terug.

De grens van Excel

Drie kopieën, drie waarheden. Zodra meerdere bedrijven dezelfde lijst bewerken, heeft zij één plek met rechten en logboek nodig — daarvoor is de Excel-versie de instap, niet het doel.

De lijst die zichzelf bijwerkt

In Construction Defects is elke kolom van dit sjabloon een veld: het nummer is na toekenning onveranderlijk, de verantwoordelijke verplicht, het statusmodel precies dit. De nadere termijn genereert automatisch het volgende escalatieniveau, foto's en tekeningfragment hangen aan het gebrek, en de export levert pdf of zip met Excel en alle beelden — voor de aannemer gefilterd, intern volledig.

Bekijk Construction Defects

Veelgestelde vragen

Volstaat een gebrekenlijst in Excel juridisch?

Als documentatie wel — als elke regel datum, locatie, symptoom, foto en verantwoordelijke bevat. De lijst vervangt echter geen brief: de ingebrekestelling moet de aannemer bereiken, en die ontvangst moet aantoonbaar zijn. De lijst legt vast dat en wanneer dat is gebeurd.

Waarom mag ik een gebrek niet gewoon wissen?

Omdat de ononderbroken nummerreeks zelf een bewijsmiddel is. Een ontbrekend nummer roept de vraag op wat daar stond en waarom het is verdwenen. Een notitie die geen gebrek was, wordt als „afgewezen” of „niet relevant” gesloten — met motivering en datum.

Wie mag de status „hersteld” zetten?

Alleen wie het herstel heeft gecontroleerd — in de regel het bouwtoezicht. De aannemer meldt gereed; die gereedmelding is een datum in de lijst, geen status. De scheiding voorkomt dat gebreken als afgehandeld gelden die niemand heeft gecontroleerd.

Vanaf wanneer loopt de termijn uit de ingebrekestelling?

Vanaf de ontvangst bij de aannemer (§ 130 BGB), niet vanaf de verzending. Daarom staat in de lijst de ontvangstdatum met het bewijs: ontvangstbevestiging, leesbevestiging, handtekening. Een brief waarvan u de ontvangst niet kunt aantonen, heeft geen betrouwbare termijn.

Wat is het verschil tussen „ter opheldering” en „afgewezen”?

„Ter opheldering” is open: oorzaak of verantwoordelijkheid zijn omstreden, het gebrek bestaat, een gestelde termijn loopt door. „Afgewezen” is afgehandeld: de aannemer heeft aangetoond dat het werk contractconform is, en het bewijs staat in de opmerking.

Kan ik een zo bijgehouden lijst overnemen in Construction Defects?

De negentien kolommen komen overeen met het datamodel van Construction Defects; precies daarom zijn ze zo ingedeeld. Voor het overnemen van bestaande lijsten in een project neemt u contact met ons op — de weg hangt af van de projectstructuur en de disciplinelijst.

Een gebrekenlijst die niet breekt.

In 45 minuten laten we het gebrek in het echte werkproces zien — van de constatering met foto via de ingebrekestelling met termijn tot het vrijgegeven herstel, voor aannemers gefilterd en intern volledig.