Aide pratique
Modèle de liste des vices : statut, responsabilité et délais, pour que la chaîne ne cède pas
La plupart des listes de vices n'échouent pas à la saisie, mais après : aucun responsable, aucun délai, aucune preuve de réception, trois versions en circulation. Ce modèle conduit chaque vice du constat jusqu'à la reprise réceptionnée — avec le modèle de statuts et les trois niveaux d'escalade qui comptent en cas de litige.
Aide pratique de la Open Experience GmbH. · État : septembre 2026
Que doit contenir une liste des vices ?
Une liste des vices probante consigne, pour chaque vice, un numéro immuable, la localisation dans la structure du projet, le corps d'état, une description du symptôme sans affirmation de cause, les références photo et plan, l'entreprise responsable en champ obligatoire, la date du constat, un statut issu d'un modèle fixe (ouvert : à reprendre, à clarifier, sous observation ; clos : levé, réduction du prix, sans objet, rejeté), l'imputation des coûts, la visibilité vers l'extérieur ainsi que la chaîne des délais : délai de la mise en demeure, date et preuve de sa réception, délai supplémentaire, annonce de l'exécution par substitution, avis d'achèvement et réception de la reprise. Les vices sont clos, jamais supprimés — la suite ininterrompue des numéros est elle-même un moyen de preuve.
Cadre juridique : Allemagne (code civil BGB, règles de marchés de travaux VOB/B, barème HOAI). D’autres pays appliquent d’autres règles, et les stipulations du contrat priment sur les délais standard cités ici.
Télécharger la liste des vices en Excel
Classeur en trois feuilles : la liste vierge avec listes déroulantes pour le statut et le type de position et un feu tricolore des délais, l'exemple rempli avec douze vices et la légende. Le PDF présente l'exemple et la légende au format d'impression.
Modèle indicatif, sans valeur de conseil juridique. La liste documente — la mise en demeure elle-même est un courrier distinct qui doit parvenir à l'entreprise ; délais et conséquences juridiques dépendent du contrat. Cadre juridique : Allemagne.
Comment tenir la liste
- Une ligne par vice, un numéro pour toujoursLe numéro est attribué à la saisie et n'est jamais modifié ni réattribué — pas même si le vice se révèle ne pas en être un. Les lacunes dans la numérotation sont la première chose qu'un expert remet en question.
- Le symptôme plutôt que la cause« Fissure dans le joint de plafond, 1,20 m, joint visible » — et non « jointoiement mal exécuté ». Le maître d'ouvrage doit désigner le vice, non l'expliquer. Qui affirme une cause offre un contre-argument à l'entreprise.
- Le responsable est obligatoireUn vice sans destinataire ne reçoit ni mise en demeure ni délai. Si la responsabilité est contestée, on inscrit l'entreprise probable avec la mention « provisoire » — et le statut « à clarifier ».
- Les délais courent à compter de la réceptionLa colonne « Mise en demeure reçue » porte la date de réception et la preuve (lettre recommandée avec accusé de réception, accusé de lecture, contre-signature sur le chantier). Une date d'envoi sans preuve de réception ne vaut rien en cas de litige.
- Rouge signifie agirLe feu tricolore des délais colore les lignes dont le délai du niveau 1 est dépassé sans qu'un délai supplémentaire ait été fixé ni qu'un avis d'achèvement ait été donné — et plus fortement lorsque le délai supplémentaire est lui aussi écoulé sans que l'exécution par substitution ait été annoncée. Chaque ligne rouge est un courrier qui manque.
- Clore plutôt que supprimerCe qui n'était pas un vice devient « rejeté » ou « sans objet » — avec le motif dans la remarque. Ce qui n'est plus repérable, de même. Rien n'est supprimé.
Le feu tricolore des délais calcule par rapport à la date de référence dans l'en-tête de la feuille : dans la liste vierge, c'est le jour même ; dans l'exemple, le 15/06/2026.
Les colonnes de la liste
Dix-neuf colonnes — exactement le modèle de données de Construction Defects, l'application de gestion des vices, pour qu'une liste tenue ainsi puisse être reprise plus tard sans recodage. Chaque colonne a une raison d'être ; qui en supprime une doit la connaître.
| Colonne | Ce qu'elle contient | Pourquoi la colonne existe |
|---|---|---|
| N° | Numéro continu que l'entreprise voit ; jamais modifié ni réattribué | Une numérotation sans lacune prouve que rien n'a disparu |
| N° interne | Numéro propre à la surveillance de chantier, p. ex. année et numéro d'ordre | Sépare les dossiers internes de la communication vers l'extérieur |
| Localisation | Bâtiment, niveau, local, file — désignés comme dans la structure du projet | Sans localisation, le vice n'est ni repérable ni vérifiable |
| Corps d'état | Corps d'état selon le lot attribué | Rattachement à la prestation contractuelle et au descriptif des prestations |
| Type de position | vice technique, retard, déclaration de dommage, sécurité au travail, rapport d'avancement | Chaque type a son propre courrier et sa propre logique de délai |
| Description | Symptôme, emplacement, étendue — ni cause ni faute | Le maître d'ouvrage doit désigner le vice, non l'expliquer (théorie du symptôme) |
| Photo / plan | Numéros de photos et référence de plan avec indice | Relie l'existant (photo) et l'attendu (plan) à l'entrée |
| Responsable | Entreprise (champ obligatoire) ; en cas de responsabilité contestée, avec la mention « provisoire » | Sans destinataire, ni mise en demeure ni délai |
| Constaté le | Date du constat sur place, non de la saisie au bureau | Début de la chaîne et valeur probante du constat |
| Statut | Une valeur du modèle de statuts (liste déroulante) | Un seul état par vice ; le groupe ouvert/clos pilote l'analyse et le feu tricolore |
| Coûts MOA / entreprise | Qui supporte les coûts en l'état actuel (entreprise, MOA, à déterminer) | Base de l'estimation des coûts, des avenants et de la réduction du prix |
| visible en externe | oui ou non — le vice apparaît-il dans la version destinée à l'entreprise et au maître d'ouvrage ? | Les clarifications et appréciations internes restent internes |
| Remarque | Accords, preuves, motifs — chacun avec sa date | La colonne que l'on lit en cas de litige |
| Délai niveau 1 | Date issue de la mise en demeure | Feu rouge si dépassé sans délai supplémentaire et sans avis d'achèvement |
| Mise en demeure reçue (réception) | Date de réception avec la preuve entre parenthèses | Les délais courent à compter de la réception, non de l'envoi (§ 130 BGB) |
| Délai supplémentaire niveau 2 | Date issue du courrier de délai supplémentaire | Condition du niveau 3 ; feu rouge vif si dépassé sans annonce |
| Annonce niveau 3 | Date de l'annonce de l'exécution par substitution | À partir d'ici, le risque de coûts pèse sur l'entreprise |
| Avis d'achèvement | Date à laquelle l'entreprise déclare la reprise terminée | Déclenche le contrôle — ce n'est pas un statut |
| Reprise réceptionnée | Date du contrôle par la surveillance de chantier, avec résultat | C'est seulement alors que le statut devient « levé » |
Le modèle de statuts
Sept états en deux groupes. Un vice en a exactement un — et n'en change qu'avec une date et un motif dans la remarque.
| Statut | Signification | Groupe | Qui le fixe |
|---|---|---|---|
| à reprendre | Vice constaté ou notifié, reprise en attente | ouvert | Surveillance de chantier lors du constat |
| à clarifier | Cause ou responsabilité contestée ; un délai déjà fixé court malgré tout | ouvert | Surveillance de chantier |
| sous observation | Vice en période de garantie sans nécessité d'agir dans l'immédiat, l'évolution est documentée | ouvert | Surveillance de chantier ou maître d'ouvrage |
| levé | Reprise exécutée, contrôlée et réceptionnée | clos | Surveillance de chantier après son propre contrôle — jamais l'entreprise |
| réduction du prix | Le vice subsiste, la rémunération est réduite (§ 13 al. 6 VOB/B) | clos | Maître d'ouvrage |
| sans objet | Constat sans suite, p. ex. bagatelle ou disparu entre-temps — le numéro reste | clos | Surveillance de chantier, avec motif |
| rejeté | Pas de vice — l'entreprise a prouvé la conformité au contrat | clos | Surveillance de chantier, avec preuve dans la remarque |
L'avis d'achèvement de l'entreprise n'est volontairement pas un statut, mais une date : il déclenche le contrôle, il ne le remplace pas.
Les trois niveaux d'escalade
Chaque niveau est un courrier distinct, avec son propre fondement juridique et sa propre date dans la liste. Les lettres types correspondantes se trouvent dans l'aide pratique Modèles de mise en demeure.
| Niveau | Courrier | Fondement juridique | Délai | Si le délai expire |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Mise en demeure avec délai de reprise | avant la réception § 4 al. 7 VOB/B, après la réception § 13 al. 5 n° 1 VOB/B ; BGB § 634, § 637 | raisonnable et indiqué en date de calendrier ; court à compter de la réception | Niveau 2 |
| 2 | Délai supplémentaire avec avertissement des conséquences | avant la réception § 4 al. 7 phrase 3 combiné au § 8 al. 3 VOB/B, après la réception § 13 al. 5 n° 2 VOB/B | court mais réalisable ; prouver à nouveau la réception | Niveau 3 |
| 3 | Annonce et mise en œuvre de l'exécution par substitution (avant la réception, retrait du marché pour cette prestation) | § 13 al. 5 n° 2 VOB/B ; § 637 BGB, avance selon l'al. 3 | indiquer le début et l'estimation des coûts | Exécution par substitution aux frais de l'entreprise |
Les types de position
Tout constat n'est pas un vice technique. Le type détermine quel courrier suit et si un délai court seulement.
| Type de position | Quand | Ce qui change |
|---|---|---|
| vice technique | L'exécution s'écarte du contrat, des plans ou des règles de l'art reconnues | Mise en demeure avec délai ; trois niveaux d'escalade |
| retard | Prestation non commencée ou non achevée à la date convenue | Notification de retard renvoyant au planning des travaux plutôt que description d'un vice ; vérifier la pénalité contractuelle |
| déclaration de dommage | Dégradation d'une prestation achevée ou d'un bien d'autrui, auteur non identifié | D'abord la constitution de preuves (photos, date, témoins), responsable provisoire, délai seulement après clarification |
| sécurité au travail | Mise en danger de personnes | Mesure immédiate, délai « immédiat », signalement au coordonnateur SPS ; la documentation subsiste même après remédiation |
| rapport d'avancement | Pas un vice — constat sur l'état d'avancement à l'intention du maître d'ouvrage | Ni délai ni responsable au sens de la liste ; uniquement dans la version externe |
Responsabilité et visibilité
- Qui peut fixer quel statutL'entreprise donne son avis d'achèvement — rien de plus. « Levé » n'est fixé que par qui a contrôlé. « Réduction du prix » est fixé par le maître d'ouvrage. On garde ainsi la trace de qui a pris quelle décision, et quand.
- Les coûts séparés de la responsabilitéEst responsable qui doit la prestation. Qui supporte les coûts peut en différer — par exemple à la suite d'une instruction du maître d'ouvrage ou d'une prestation préalable que l'auteur ne pouvait pas connaître. D'où deux colonnes.
- Interne et externeLa colonne « visible en externe » décide de ce qui entre dans la version destinée à l'entreprise et au maître d'ouvrage. Clarifications, estimations de coûts et doutes personnels restent sur « non » jusqu'à ce qu'ils soient tranchés.
- Une liste, pas troisLa liste a un seul emplacement et une seule personne qui la tient. Les extraits destinés aux entreprises naissent par filtre (responsable, visible en externe) — jamais comme une copie qui vit ensuite sa propre vie.
Exemple 1/3 — Saisie
Douze vices fictifs issus de la phase de second œuvre du projet type construction neuve d'une crèche, Musterweg, date de référence 15/06/2026. Tous les statuts et les trois niveaux apparaissent — les trois tableaux montrent les mêmes douze lignes ; dans le fichier Excel, elles sont côte à côte.
| N° | N° interne | Localisation | Corps d'état | Type de position | Description | Photo / plan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| M-001 | 2026-041 | RDC, salle d'activités 1 (0.12) | Plâtrerie | vice technique | Fissure du plafond en plaques de plâtre le long du joint entre plaques, env. 1,20 m, joint visible | F-201, F-202 / A-EG-05 indice b |
| M-002 | 2026-042 | RDC, couloir (0.01), file 3 | Chape | vice technique | Zone creuse dans la chape ciment, env. 0,4 m², sonne creux à la percussion, surface marquée | F-203 / A-EG-05 indice b |
| M-003 | 2026-043 | R+1, dortoir 2 (1.08) | Menuiseries extérieures | vice technique | L'ouvrant de la fenêtre ne ferme pas, joint écrasé côté paumelles, courant d'air perceptible | F-210 / nomenclature des menuiseries pos. 14 |
| M-004 | 2026-044 | RDC, sanitaires enfants (0.15) | Plomberie | vice technique | Lavabo 2 pas de niveau (6 mm sur 60 cm), raccord de vidange qui goutte | F-215, F-216 / S-EG-02 |
| M-005 | 2026-045 | R+1, couloir (1.01), mur nord | Peinture | vice technique | Peinture tachée, le support transparaît, env. 8 m² | F-220 / — |
| M-006 | 2026-046 | Sous-sol, local technique (U.03) | Électricité | sécurité au travail | Tableau divisionnaire UV-2 sans capot, pièces sous tension accessibles, local non fermé à clé | F-225 / E-UG-01 |
| M-007 | 2026-047 | RDC, cuisine (0.20), files 4–5 | Carrelage | vice technique | Carreaux de sol avec désaffleurs jusqu'à 2 mm, trois carreaux sonnant creux | F-230, F-231 / A-EG-05 indice b |
| M-008 | 2026-048 | Aménagements extérieurs, entrée nord, rampe | Métallerie | retard | Garde-corps à poser avant le 15/05/2026 selon le planning des travaux, pose non commencée ; rampe condamnée | F-235 / planning des travaux au 04/05/2026 |
| M-009 | 2026-049 | R+1, salle d'activités 3 (1.12), plafond | Étanchéité | déclaration de dommage | Tache d'humidité au plafond env. 30 × 40 cm sous la toiture-terrasse, cause indéterminée (étanchéité ou condensation) | F-240 / D-01 |
| M-010 | 2026-050 | RDC, salle d'activités 2 (0.13) | Électricité | vice technique | Prise à côté de la porte hors service ; procès-verbal d'essai du circuit 12 manquant | F-245 / E-EG-03 |
| M-011 | 2026-051 | Façade sud, acrotère, file 6 | Gros œuvre | vice technique | Microfissure dans le béton apparent, ouverture inférieure à 0,2 mm, pas d'humidité, tracé marqué | F-250, F-251 / R-03 |
| M-012 | 2026-052 | R+1, WC du personnel (1.15) | Peinture | vice technique | Éclaboussures de peinture sur le carrelage mural derrière la porte, env. 3 mm | F-255 / — |
Exemple 2/3 — Responsabilité et statut
Le même inventaire : qui est responsable, qui supporte les coûts, dans quel état se trouve le vice — et pourquoi. La remarque porte toujours une date.
| N° | Responsable | Constaté le | Statut | Coûts MOA / entreprise | visible en externe | Remarque |
|---|---|---|---|---|---|---|
| M-001 | Plâtrerie A | 04/05/2026 | levé | entreprise | oui | Reprise contrôlée le 22/05/2026 : sans fissure, photo F-260 |
| M-002 | Chape B | 04/05/2026 | à reprendre | entreprise | oui | Délai supplémentaire expiré ; le carreleur attend l'avis d'achèvement — préparer l'annonce de l'exécution par substitution (15/06/2026) |
| M-003 | Menuiseries C | 06/05/2026 | à reprendre | entreprise | oui | Joint de remplacement commandé selon l'entreprise (20/05/2026) ; exécution par substitution annoncée à partir du 25/06/2026, devis de Menuiseries K disponible |
| M-004 | Plomberie F | 11/05/2026 | levé | entreprise | oui | Reposé, essai d'étanchéité le 20/05/2026 sans constat |
| M-005 | Peinture D | 11/05/2026 | réduction du prix | entreprise | oui | Deuxième couche impossible après la livraison du mobilier ; réduction de 380 € convenue le 29/05/2026 |
| M-006 | Électricité E | 13/05/2026 | levé | entreprise | oui | Local condamné immédiatement ; capot posé le 13/05/2026 à 14:30 (F-226), coordonnateur SPS informé à 11:10 |
| M-007 | Carrelage G | 19/05/2026 | à clarifier | à déterminer | non | L'entreprise invoque la tolérance de la chape (M-002) ; relevé contradictoire avec un expert convenu le 18/06/2026 — le délai court malgré tout |
| M-008 | Métallerie H | 18/05/2026 | à reprendre | entreprise | oui | Retard notifié ; pose en semaine 25 selon l'entreprise — vérifier la pénalité contractuelle selon le § 11 du marché |
| M-009 | Étanchéité K (provisoire) | 26/05/2026 | à clarifier | à déterminer | oui | Ouverture du plafond le 17/06/2026 avec Étanchéité K et Plâtrerie A ; responsable définitif ensuite |
| M-010 | Électricité E | 02/06/2026 | rejeté | — | oui | L'entreprise apporte la preuve : circuit 12 mis sous tension seulement après la pose du mobilier, comme prévu (procès-verbal du 03/06/2026) ; pas de vice, le numéro reste |
| M-011 | Gros œuvre J | 05/06/2026 | sous observation | à déterminer | non | Ouverture de fissure documentée ; contrôle trimestriel jusqu'à la fin de la garantie (gros œuvre réceptionné le 12/12/2025) |
| M-012 | Peinture D | 05/06/2026 | sans objet | — | non | Disparu lors de la visite du 08/06/2026 ; clos plutôt que supprimé — la numérotation reste sans lacune |
Exemple 3/3 — Délais et escalade
La chaîne pour chaque vice. À la date de référence du 15/06/2026, deux lignes sont au rouge (M-002, M-008 : délai supplémentaire expiré, pas d'annonce), une au rouge clair (M-007 : délai expiré, pas de délai supplémentaire) — exactement les trois courriers qui manquent.
| N° | Délai niveau 1 | Mise en demeure reçue (réception) | Délai supplémentaire niveau 2 | Annonce niveau 3 | Avis d'achèvement | Reprise réceptionnée |
|---|---|---|---|---|---|---|
| M-001 | 18/05/2026 | 05/05/2026 (courriel avec accusé de lecture) | — | — | 20/05/2026 | 22/05/2026 |
| M-002 | 18/05/2026 | 06/05/2026 (lettre recommandée avec accusé de réception) | 01/06/2026 | — | — | — |
| M-003 | 20/05/2026 | 07/05/2026 (courriel, réponse de l'entreprise le jour même) | 03/06/2026 | 10/06/2026 | — | — |
| M-004 | 25/05/2026 | 11/05/2026 (remise sur le chantier, contre-signature) | — | — | 19/05/2026 | 20/05/2026 |
| M-005 | 25/05/2026 | 12/05/2026 (courriel, réponse de l'entreprise le 12/05/2026) | — | — | — | — |
| M-006 | 13/05/2026 | 13/05/2026 (par téléphone à 10:15, par écrit à 11:00 par courriel) | — | — | 13/05/2026 | 14/05/2026 |
| M-007 | 02/06/2026 | 20/05/2026 (courriel avec accusé de lecture) | — | — | — | — |
| M-008 | 29/05/2026 | 20/05/2026 (lettre recommandée avec accusé de réception) | 12/06/2026 | — | — | — |
| M-009 | — | 26/05/2026 (déclaration de dommage aux deux entreprises par courriel, sans délai) | — | — | — | — |
| M-010 | 16/06/2026 | 02/06/2026 (courriel) | — | — | — | — |
| M-011 | — | — | — | — | — | — |
| M-012 | — | — | — | — | — | — |
M-009 et M-011 n'ont volontairement pas de délai : pour la déclaration de dommage, il ne court qu'après clarification ; pour le vice sous observation en période de garantie, pas du tout. Tous deux sont néanmoins constatés avec une date — c'est la différence entre « rien à faire » et « oublié ».
Ce qui rend la liste probante
Sans lacune
Chaque numéro exactement une fois, aucune ligne supprimée. La suite M-001 à M-012 prouve que la liste est complète.
Symptôme
Ce que l'on voit, où et dans quelle mesure. Ni cause ni faute — elles relèvent de l'expertise, pas de la mise en demeure.
Réception
Chaque délai a, à côté de lui, une date de réception avec sa preuve. Sans réception pas de délai, sans délai pas d'exécution par substitution.
Un état plutôt qu'une suppression
Rejeté, sans objet, réduction du prix — trois façons de clore un vice sans le faire disparaître.
Photo et plan
Numéro de photo et indice de plan sur chaque ligne. Dans cinq ans, on ne retrouvera le vice que par ces deux colonnes.
La limite d'Excel
Trois copies, trois vérités. Dès que plusieurs entreprises travaillent sur la même liste, il lui faut un seul emplacement avec des droits et un journal — la version Excel en est la porte d'entrée, pas la destination.
La liste qui se met à jour elle-même
Dans Construction Defects, chaque colonne de ce modèle est un champ : le numéro est immuable une fois attribué, le responsable obligatoire, le modèle de statuts exactement celui-ci. Le délai supplémentaire génère automatiquement le niveau d'escalade suivant, les photos et l'extrait de plan sont rattachés au vice, et l'export fournit un PDF ou un ZIP avec Excel et toutes les images — filtré pour l'entreprise, complet en interne.
Questions fréquentes
Une liste des vices sous Excel suffit-elle juridiquement ?
Comme documentation, oui — si chaque ligne porte date, localisation, symptôme, photo et responsable. Mais la liste ne remplace aucun courrier : la mise en demeure doit parvenir à l'entreprise, et cette réception doit être prouvable. La liste consigne que cela a eu lieu, et quand.
Pourquoi ne puis-je pas simplement supprimer un vice ?
Parce que la suite ininterrompue des numéros est elle-même un moyen de preuve. Un numéro manquant soulève la question de ce qui s'y trouvait et de la raison de sa disparition. Une entrée qui n'était pas un vice est close comme « rejeté » ou « sans objet » — avec motif et date.
Qui peut fixer le statut « levé » ?
Seulement qui a contrôlé la reprise — en règle générale la surveillance de chantier. L'entreprise donne son avis d'achèvement ; cet avis est une date dans la liste, pas un statut. La séparation empêche que des vices que personne n'a vérifiés passent pour réglés.
À partir de quand court le délai de la mise en demeure ?
À compter de sa réception par l'entreprise (§ 130 BGB), non de son envoi. C'est pourquoi la liste porte la date de réception avec la preuve : accusé de réception, accusé de lecture, contre-signature. Un courrier dont vous ne pouvez pas prouver la réception n'a pas de délai opposable.
Qu'est-ce qui distingue « à clarifier » de « rejeté » ?
« À clarifier » est ouvert : la cause ou la responsabilité est contestée, le vice existe, un délai déjà fixé continue de courir. « Rejeté » est clos : l'entreprise a prouvé que la prestation est conforme au contrat, et la preuve figure dans la remarque.
Puis-je reprendre dans Construction Defects une liste tenue de cette façon ?
Les dix-neuf colonnes correspondent au modèle de données de Construction Defects ; c'est précisément pour cela qu'elles sont découpées ainsi. Pour la reprise de listes existantes dans un projet, contactez-nous — le chemin dépend de la structure du projet et de la liste des corps d'état.
Sources et bases juridiques
Les affirmations juridiques de cet article s’appuient sur les sources primaires ci-dessous. Cet article ne remplace pas un conseil juridique dans un cas particulier.
- VOB/B (édition 2016), texte officiel du ministère fédéral allemand BMWSB — § 4 al. 7 (vices avant la réception), § 13 al. 5 (reprise des vices après la réception), § 13 al. 6 (réduction du prix)
- Art. 634 du code civil allemand (BGB) — droits du maître d’ouvrage en cas de vices
- Art. 637 du code civil allemand (BGB) — exécution par le maître d’ouvrage et avance
- Art. 130 du code civil allemand (BGB) — prise d’effet d’une déclaration de volonté envers un absent (réception)
Une liste des vices qui ne cède pas.
En 45 minutes, nous montrons le vice dans un déroulement réel — du constat avec photo à la mise en demeure avec délai jusqu'à la reprise réceptionnée, filtré pour l'entreprise et complet en interne.