Ayuda de trabajo
Plantilla de lista de defectos: estado, responsabilidad y plazos, para que la cadena no se rompa
La mayoría de las listas de defectos no fracasa en el registro, sino después: sin responsable, sin plazo, sin prueba de entrega, tres versiones circulando. Esta plantilla lleva cada defecto desde la constatación hasta la subsanación aceptada — con el modelo de estados y los tres niveles de escalado que cuentan en un litigio.
Ayuda de trabajo de Open Experience GmbH. · Estado: septiembre de 2026
¿Qué debe contener una lista de defectos?
Una lista de defectos sólida recoge por cada defecto un número inalterable, la ubicación en la estructura del proyecto, el oficio, una descripción del síntoma sin afirmar la causa, la referencia a fotos y planos, la empresa responsable como campo obligatorio, la fecha de la constatación, un estado de un modelo fijo (abierto: subsanar, por aclarar, en observación; cerrado: subsanado, reducción del precio, irrelevante, rechazado), la imputación de costes, la visibilidad hacia fuera y la cadena de plazos: plazo del requerimiento por vicios, fecha y prueba de la entrega, plazo adicional, anuncio de la ejecución sustitutoria, aviso de terminación y aceptación de la subsanación. Los defectos se cierran, nunca se borran — la secuencia ininterrumpida de números es por sí misma un medio de prueba.
Marco jurídico: Alemania (código civil BGB, condiciones de contratación de obra VOB/B, arancel HOAI). En otros países rigen normas distintas, y lo pactado en el contrato prevalece sobre los plazos ordinarios aquí citados.
Descargar la lista de defectos en Excel
Libro de trabajo con tres hojas: la lista en blanco con listas desplegables para estado y tipo de posición y un semáforo de plazos, el ejemplo cumplimentado con doce defectos y la leyenda. El PDF muestra el ejemplo y la leyenda en formato de impresión.
Modelo no vinculante, no constituye asesoramiento jurídico. La lista documenta — el requerimiento por vicios es un escrito propio que debe llegar a la empresa; los plazos y las consecuencias jurídicas dependen del contrato. Derecho alemán.
Así se lleva la lista
- Una fila por defecto, un número para siempreEl número se asigna al registrar el defecto y nunca se modifica ni se reasigna — tampoco si el defecto resulta no serlo. Las lagunas en la numeración son lo primero que cuestiona un perito.
- Síntoma en lugar de causa«Fisura en la junta del techo, 1,20 m, junta visible» — no «rejuntado mal ejecutado». El comitente debe designar el defecto, no explicarlo. Quien afirma una causa entrega a la empresa un contraargumento.
- El responsable es obligatorioUn defecto sin destinatario no recibe requerimiento ni plazo. Si la responsabilidad es discutida, se anota la empresa probable con el añadido «provisional» — y el estado «por aclarar».
- Los plazos corren desde la entregaLa columna «Requerimiento notificado» lleva la fecha de la entrega y la prueba (carta certificada con acuse de recibo, confirmación de lectura, firma de recibí en obra). Una fecha de envío sin prueba de entrega no vale nada en un litigio.
- Rojo significa actuarEl semáforo de plazos colorea las filas cuyo plazo del nivel 1 ha vencido sin que se haya fijado un plazo adicional ni avisado la terminación — y con más intensidad cuando también ha vencido el plazo adicional sin que se haya anunciado la ejecución sustitutoria. Cada fila roja es un escrito que falta.
- Cerrar en lugar de borrarLo que no era un defecto pasa a «rechazado» o «irrelevante» — con la justificación en la observación. Lo que ya no puede localizarse, también. No se borra nada.
El semáforo de plazos calcula contra la fecha de referencia de la fila de cabecera de la hoja: en la lista en blanco es el día de hoy, en el ejemplo el 15/06/2026.
Las columnas de la lista
Diecinueve columnas — exactamente el modelo de datos de Construction Defects, la aplicación de gestión de defectos, para que una lista llevada así pueda incorporarse después sin recodificar. Cada columna tiene un motivo; quien suprime una debería conocerlo.
| Columna | Qué debe constar | Por qué existe la columna |
|---|---|---|
| N.º | Número correlativo que ve la empresa; nunca se modifica ni se reasigna | Los números sin lagunas demuestran que nada ha desaparecido |
| N.º interno | Número propio de la dirección de obra, p. ej. año y número correlativo | Separa los procesos internos de la comunicación hacia fuera |
| Ubicación | Edificio, planta, local, eje — tal como se denominan en la estructura del proyecto | Sin ubicación el defecto no puede localizarse ni comprobarse |
| Oficio | Oficio según el lote de adjudicación | Asignación a la prestación contractual y al presupuesto |
| Tipo de posición | defecto técnico, retraso de plazos, parte de daños, seguridad laboral, informe de estado | Cada tipo tiene un escrito distinto y una lógica de plazos distinta |
| Descripción | Síntoma, lugar, alcance — sin causa, sin culpa | El comitente debe designar el defecto, no explicarlo (teoría del síntoma) |
| Foto / plano | Números de foto y referencia al plano con índice | Vincula el estado real (foto) y el previsto (plano) con la anotación |
| Responsable | Empresa ejecutora (campo obligatorio); si la responsabilidad es discutida, con el añadido «provisional» | Sin destinatario no hay requerimiento ni plazo |
| Constatado el | Fecha de la constatación en obra, no del registro en el despacho | Inicio de la cadena y valor probatorio de la constatación |
| Estado | Un valor del modelo de estados (lista desplegable) | Un estado por defecto; el grupo abierto/cerrado gobierna la evaluación y el semáforo |
| Costes comitente / empresa | Quién asume los costes según el estado actual (empresa, comitente, pendiente) | Base para la estimación de costes, los adicionales de obra y la reducción del precio |
| Visible externamente | sí o no — ¿aparece el defecto en la versión para empresa y comitente? | Las aclaraciones y valoraciones internas se quedan dentro |
| Observación | Acuerdos, pruebas, justificaciones — siempre con fecha | La columna que se lee en un litigio |
| Plazo nivel 1 | Fecha del requerimiento por vicios | Semáforo en rojo si ha vencido sin plazo adicional y sin aviso de terminación |
| Requerimiento notificado (entrega) | Fecha de la entrega con la prueba entre paréntesis | Los plazos corren desde la entrega, no desde el envío (§ 130 BGB) |
| Plazo adicional nivel 2 | Fecha del escrito de plazo adicional | Requisito para el nivel 3; semáforo en rojo intenso si ha vencido sin anuncio |
| Anuncio nivel 3 | Fecha del anuncio de la ejecución sustitutoria | A partir de aquí el riesgo de costes recae en la empresa |
| Aviso de terminación | Fecha en la que la empresa comunica la subsanación como terminada | Desencadena la comprobación — no es un estado |
| Subsanación aceptada | Fecha de la comprobación por la dirección de obra, con resultado | Solo ahora el estado pasa a «subsanado» |
El modelo de estados
Siete estados en dos grupos. Un defecto tiene exactamente uno — y solo lo cambia con fecha y justificación en la observación.
| Estado | Significado | Grupo | Quién lo fija |
|---|---|---|---|
| subsanar | Defecto constatado o requerido, subsanación pendiente | abierto | Dirección de obra en la constatación |
| por aclarar | Causa o responsabilidad discutida; un plazo ya fijado sigue corriendo | abierto | Dirección de obra |
| en observación | Defecto en garantía sin necesidad inmediata de actuar, se documenta su evolución | abierto | Dirección de obra o comitente |
| subsanado | Subsanación ejecutada, comprobada y aceptada | cerrado | Dirección de obra tras comprobarlo por sí misma — nunca la empresa |
| reducción del precio | El defecto permanece, se reduce la remuneración (§ 13 apdo. 6 VOB/B) | cerrado | Comitente |
| irrelevante | Constatación sin consecuencias, p. ej. bagatela o ya no existe — el número se conserva | cerrado | Dirección de obra con justificación |
| rechazado | No es un defecto — la empresa ha acreditado la conformidad con el contrato | cerrado | Dirección de obra con la prueba en la observación |
El aviso de terminación de la empresa no es un estado deliberadamente, sino una fecha: desencadena la comprobación, pero no la sustituye.
Los tres niveles de escalado
Cada nivel es un escrito propio con su propia base jurídica y su propia fecha en la lista. Las cartas modelo correspondientes están en la ayuda de trabajo Modelos de requerimiento por vicios.
| Nivel | Escrito | Base jurídica | Plazo | Si el plazo vence |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Requerimiento por vicios con plazo para la subsanación | antes de la recepción § 4 apdo. 7 VOB/B, después de la recepción § 13 apdo. 5 n.º 1 VOB/B; § 634 y § 637 BGB | adecuado e indicado como fecha; empieza con la entrega | Nivel 2 |
| 2 | Plazo adicional con advertencia de las consecuencias | antes de la recepción § 4 apdo. 7 frase 3 en relación con el § 8 apdo. 3 VOB/B, después de la recepción § 13 apdo. 5 n.º 2 VOB/B | breve, pero factible; acreditar de nuevo la entrega | Nivel 3 |
| 3 | Anuncio y realización de la ejecución sustitutoria (antes de la recepción, retirada del encargo para esa prestación) | § 13 apdo. 5 n.º 2 VOB/B; § 637 BGB, anticipo según el apdo. 3 | indicar el inicio y la estimación de costes | Ejecución sustitutoria a costa de la empresa |
Los tipos de posición
No toda constatación es un defecto técnico. El tipo determina qué escrito sigue y si corre siquiera un plazo.
| Tipo de posición | Cuándo | Qué cambia |
|---|---|---|
| defecto técnico | La ejecución se aparta del contrato, del plano o de las reglas reconocidas de la técnica | Requerimiento con plazo; tres niveles de escalado |
| retraso de plazos | Prestación no iniciada o no terminada en la fecha acordada | Aviso de mora con referencia al plan de plazos en lugar de descripción del defecto; comprobar la pena convencional |
| parte de daños | Daño en una prestación terminada o en una cosa ajena, causante por determinar | Primero aseguramiento de la prueba (fotos, fecha, testigos), responsable provisional, plazo solo tras la aclaración |
| seguridad laboral | Peligro para las personas | Medida inmediata, plazo «de inmediato», comunicación al coordinador de seguridad y salud; la documentación se conserva también tras la subsanación |
| informe de estado | No es un defecto — constatación sobre el estado de avance para el comitente | Sin plazo, sin responsable en el sentido de la lista; solo en la versión externa |
Responsabilidad y visibilidad
- Quién puede fijar qué estadoLa empresa avisa de la terminación — nada más. «Subsanado» solo lo fija quien ha comprobado. «Reducción del precio» la fija el comitente. Así queda trazable quién tomó qué decisión y cuándo.
- Costes separados de la responsabilidadResponsable es quien debe la prestación. Quién asume los costes puede diferir — por ejemplo ante una orden del comitente o un trabajo previo que el causante no conocía. Por eso, dos columnas.
- Interno y externoLa columna «Visible externamente» decide qué entra en la versión para empresa y comitente. Las aclaraciones, las estimaciones de costes y las dudas propias se quedan en «no» hasta que se deciden.
- Una lista, no tresLa lista tiene un lugar y una persona que la lleva. Los extractos para las empresas se generan por filtro (responsable, visible externamente) — nunca como copia que sigue viviendo por su cuenta.
Ejemplo 1/3 — Registro
Doce defectos inventados de la fase de acabados del proyecto de muestra obra nueva de la escuela infantil Musterweg, fecha de referencia 15/06/2026. Aparecen todos los estados y los tres niveles — las tres tablas muestran las mismas doce filas; en el archivo Excel están una junto a otra.
| N.º | N.º interno | Ubicación | Oficio | Tipo de posición | Descripción | Foto / plano |
|---|---|---|---|---|---|---|
| M-001 | 2026-041 | Planta baja, aula 1 (0.12) | Tabiquería | defecto técnico | Fisura en el techo de placa de yeso laminado a lo largo de la junta entre placas, aprox. 1,20 m, junta visible | F-201, F-202 / A-EG-05 índice b |
| M-002 | 2026-042 | Planta baja, pasillo (0.01), eje 3 | Soleras | defecto técnico | Zona hueca en la solera de cemento aprox. 0,4 m², suena hueco al golpear, superficie marcada | F-203 / A-EG-05 índice b |
| M-003 | 2026-043 | 1.ª planta, dormitorio 2 (1.08) | Carpintería exterior | defecto técnico | La hoja de la ventana no cierra, junta aplastada en el lado de las bisagras, corriente de aire perceptible | F-210 / listado de ventanas pos. 14 |
| M-004 | 2026-044 | Planta baja, aseo infantil (0.15) | Fontanería | defecto técnico | Lavabo 2 no nivelado (6 mm en 60 cm), el racor del desagüe gotea | F-215, F-216 / S-EG-02 |
| M-005 | 2026-045 | 1.ª planta, pasillo (1.01), pared norte | Pintura | defecto técnico | Pintura con manchas, el soporte se transparenta, aprox. 8 m² | F-220 / — |
| M-006 | 2026-046 | Sótano, sala de instalaciones (U.03) | Electricidad | seguridad laboral | Cuadro secundario UV-2 sin tapa, partes en tensión accesibles al contacto, local sin cerrar | F-225 / E-UG-01 |
| M-007 | 2026-047 | Planta baja, cocina (0.20), ejes 4–5 | Solados | defecto técnico | Baldosas del suelo con cejas de hasta 2 mm, tres baldosas huecas | F-230, F-231 / A-EG-05 índice b |
| M-008 | 2026-048 | Urbanización exterior, entrada norte, rampa | Cerrajería | retraso de plazos | Barandilla prevista en el plan de plazos para el 15/05/2026, montaje no iniciado; rampa cerrada | F-235 / plan de plazos, estado a 04/05/2026 |
| M-009 | 2026-049 | 1.ª planta, aula 3 (1.12), techo | Impermeabilización de cubiertas | parte de daños | Mancha de humedad en el techo aprox. 30 × 40 cm bajo la terraza de cubierta, causa por determinar (impermeabilización o condensación) | F-240 / D-01 |
| M-010 | 2026-050 | Planta baja, aula 2 (0.13) | Electricidad | defecto técnico | Enchufe junto a la puerta sin funcionar; falta el protocolo de prueba del circuito 12 | F-245 / E-EG-03 |
| M-011 | 2026-051 | Fachada sur, peto de cubierta, eje 6 | Estructura | defecto técnico | Fisura capilar en el hormigón visto, anchura inferior a 0,2 mm, sin humedad, recorrido marcado | F-250, F-251 / R-03 |
| M-012 | 2026-052 | 1.ª planta, aseo de personal (1.15) | Pintura | defecto técnico | Salpicaduras de pintura en el azulejo de la pared detrás de la puerta, aprox. 3 mm | F-255 / — |
Ejemplo 2/3 — Responsabilidad y estado
El mismo conjunto: quién es responsable, quién asume los costes, en qué estado se encuentra el defecto — y por qué. La observación lleva siempre una fecha.
| N.º | Responsable | Constatado el | Estado | Costes comitente / empresa | Visible externamente | Observación |
|---|---|---|---|---|---|---|
| M-001 | Tabiquería A | 04/05/2026 | subsanado | empresa | sí | Subsanación comprobada el 22/05/2026: sin fisuras, foto F-260 |
| M-002 | Soleras B | 04/05/2026 | subsanar | empresa | sí | Plazo adicional vencido; el solador espera el aviso de terminación — preparar el anuncio de la ejecución sustitutoria (15/06/2026) |
| M-003 | Carpintería exterior C | 06/05/2026 | subsanar | empresa | sí | Junta de repuesto pedida según la empresa (20/05/2026); ejecución sustitutoria anunciada a partir del 25/06/2026, oferta de Carpintería exterior K disponible |
| M-004 | Fontanería F | 11/05/2026 | subsanado | empresa | sí | Montado de nuevo, prueba de estanqueidad el 20/05/2026 sin incidencias |
| M-005 | Pintura D | 11/05/2026 | reducción del precio | empresa | sí | Segunda mano ya no posible tras la entrega del mobiliario; reducción de 380 € acordada el 29/05/2026 |
| M-006 | Electricidad E | 13/05/2026 | subsanado | empresa | sí | Local cerrado de inmediato; tapa montada el 13/05/2026 a las 14:30 (F-226), coordinador de seguridad y salud informado a las 11:10 |
| M-007 | Solados G | 19/05/2026 | por aclarar | pendiente | no | La empresa alega la tolerancia de la solera (M-002); medición con perito acordada para el 18/06/2026 — el plazo sigue corriendo |
| M-008 | Cerrajería H | 18/05/2026 | subsanar | empresa | sí | Mora comunicada; montaje según la empresa en la semana 25 — comprobar la pena convencional de la cláusula 11 del contrato |
| M-009 | Impermeabilización de cubiertas K (provisional) | 26/05/2026 | por aclarar | pendiente | sí | Apertura del techo el 17/06/2026 con Impermeabilización de cubiertas K y Tabiquería A; después, responsable definitivo |
| M-010 | Electricidad E | 02/06/2026 | rechazado | — | sí | La empresa acredita: el circuito 12 se conecta según lo previsto solo tras el montaje del mobiliario (protocolo del 03/06/2026); no es un defecto, el número se conserva |
| M-011 | Estructura J | 05/06/2026 | en observación | pendiente | no | Anchura de la fisura documentada; control trimestral hasta el fin de la garantía (estructura recibida el 12/12/2025) |
| M-012 | Pintura D | 05/06/2026 | irrelevante | — | no | Ya no existía en el recorrido del 08/06/2026; cerrado en lugar de borrado — la numeración sigue sin lagunas |
Ejemplo 3/3 — Plazos y escalado
La cadena por defecto. En la fecha de referencia 15/06/2026 dos filas están en rojo (M-002, M-008: plazo adicional vencido, sin anuncio) y una en rojo claro (M-007: plazo vencido, sin plazo adicional) — exactamente los tres escritos que faltan.
| N.º | Plazo nivel 1 | Requerimiento notificado (entrega) | Plazo adicional nivel 2 | Anuncio nivel 3 | Aviso de terminación | Subsanación aceptada |
|---|---|---|---|---|---|---|
| M-001 | 18/05/2026 | 05/05/2026 (correo electrónico con confirmación de lectura) | — | — | 20/05/2026 | 22/05/2026 |
| M-002 | 18/05/2026 | 06/05/2026 (carta certificada con acuse de recibo) | 01/06/2026 | — | — | — |
| M-003 | 20/05/2026 | 07/05/2026 (correo electrónico, respuesta de la empresa el mismo día) | 03/06/2026 | 10/06/2026 | — | — |
| M-004 | 25/05/2026 | 11/05/2026 (entrega en obra, firma de recibí) | — | — | 19/05/2026 | 20/05/2026 |
| M-005 | 25/05/2026 | 12/05/2026 (correo electrónico, respuesta de la empresa el 12/05/2026) | — | — | — | — |
| M-006 | 13/05/2026 | 13/05/2026 (por teléfono a las 10:15, por escrito a las 11:00 por correo electrónico) | — | — | 13/05/2026 | 14/05/2026 |
| M-007 | 02/06/2026 | 20/05/2026 (correo electrónico con confirmación de lectura) | — | — | — | — |
| M-008 | 29/05/2026 | 20/05/2026 (carta certificada con acuse de recibo) | 12/06/2026 | — | — | — |
| M-009 | — | 26/05/2026 (parte de daños a ambas empresas por correo electrónico, sin plazo) | — | — | — | — |
| M-010 | 16/06/2026 | 02/06/2026 (correo electrónico) | — | — | — | — |
| M-011 | — | — | — | — | — | — |
| M-012 | — | — | — | — | — | — |
M-009 y M-011 no tienen plazo deliberadamente: en el parte de daños solo corre tras la aclaración, en el defecto en garantía en observación no corre en absoluto. Ambos están, aun así, constatados con fecha — esa es la diferencia entre «sin necesidad de actuar» y «olvidado».
Qué hace sólida la lista
Sin lagunas
Cada número exactamente una vez, ninguna fila borrada. La secuencia M-001 a M-012 demuestra que la lista está completa.
Síntoma
Qué se ve, dónde y cuánto. Sin causa, sin culpa — eso va en el dictamen pericial, no en el requerimiento.
Entrega
Cada plazo tiene al lado una fecha de entrega con su prueba. Sin entrega no hay plazo, sin plazo no hay ejecución sustitutoria.
Estado en lugar de borrado
Rechazado, irrelevante, reducción del precio — tres formas de cerrar un defecto sin hacerlo desaparecer.
Foto y plano
Número de foto e índice del plano en cada fila. Dentro de cinco años el defecto solo se vuelve a encontrar por estas dos columnas.
El límite de Excel
Tres copias, tres verdades. En cuanto varias empresas trabajan sobre la misma lista, esta necesita un lugar con permisos y registro de cambios — para eso la versión Excel es el punto de entrada, no la meta.
La lista que se actualiza sola
En Construction Defects cada columna de esta plantilla es un campo: el número es inalterable una vez asignado, el responsable es obligatorio, el modelo de estados es exactamente este. El plazo adicional genera automáticamente el siguiente nivel de escalado, las fotos y el extracto del plano cuelgan del defecto, y la exportación entrega PDF o ZIP con Excel y todas las imágenes — filtrado para la empresa, completo internamente.
Preguntas frecuentes
¿Es jurídicamente suficiente una lista de defectos en Excel?
Como documentación, sí — si cada fila lleva fecha, ubicación, síntoma, foto y responsable. Pero la lista no sustituye a ningún escrito: el requerimiento por vicios debe llegar a la empresa, y esa entrega debe poder acreditarse. La lista deja constancia de que eso ocurrió y de cuándo.
¿Por qué no puedo borrar un defecto sin más?
Porque la secuencia ininterrumpida de números es por sí misma un medio de prueba. Un número que falta plantea la pregunta de qué había ahí y por qué desapareció. Una anotación que no era un defecto se cierra como «rechazado» o «irrelevante» — con justificación y fecha.
¿Quién puede fijar el estado «subsanado»?
Solo quien ha comprobado la subsanación — por regla general, la dirección de obra. La empresa avisa de la terminación; ese aviso es una fecha en la lista, no un estado. La separación evita que se den por cerrados defectos que nadie ha comprobado.
¿Desde cuándo corre el plazo del requerimiento por vicios?
Desde la entrega a la empresa (§ 130 BGB), no desde el envío. Por eso la lista recoge la fecha de entrega con la prueba: acuse de recibo, confirmación de lectura, firma de recibí. Un escrito cuya entrega usted no puede acreditar no tiene un plazo que se sostenga.
¿Qué distingue «por aclarar» de «rechazado»?
«Por aclarar» está abierto: la causa o la responsabilidad son discutidas, el defecto existe, un plazo ya fijado sigue corriendo. «Rechazado» está cerrado: la empresa ha acreditado que la prestación se ajusta al contrato, y la prueba consta en la observación.
¿Puedo incorporar a Construction Defects una lista llevada así?
Las diecinueve columnas se corresponden con el modelo de datos de Construction Defects; precisamente por eso están recortadas así. Para incorporar listas existentes a un proyecto, hable con nosotros — el camino depende de la estructura del proyecto y de la lista de oficios.
Fuentes y base jurídica
Las afirmaciones jurídicas de este artículo se apoyan en las fuentes primarias que figuran a continuación. El artículo no sustituye al asesoramiento jurídico en cada caso concreto.
- VOB/B (edición 2016), texto oficial del ministerio federal alemán (BMWSB) — § 4 apdo. 7 (defectos antes de la recepción), § 13 apdo. 5 (subsanación de defectos tras la recepción), § 13 apdo. 6 (reducción del precio) (en alemán)
- § 634 del código civil alemán (BGB) — derechos del comitente en caso de defectos (en alemán)
- § 637 del código civil alemán (BGB) — subsanación por cuenta propia y anticipo (en alemán)
- § 130 del código civil alemán (BGB) — eficacia de la declaración de voluntad frente a ausentes (entrega al destinatario) (en alemán)
Una lista de defectos que no se rompe.
En 45 minutos le mostramos el defecto en su flujo real — desde la constatación con foto, pasando por el requerimiento con plazo, hasta la subsanación aceptada, filtrado para la empresa y completo internamente.