Materiał pomocniczy
Protokół odbioru wg VOB/B: wzór, który nie zapomina o zastrzeżeniach
Odbiór przesuwa ciężar dowodu, ryzyko i terminy. Protokół jest dokumentem, według którego po latach mierzy się wszystko — ten wzór prowadzi w siedmiu częściach przez to, co musi się w nim znaleźć w dniu odbioru.
Materiał pomocniczy Open Experience GmbH. · Stan: wrzesień 2026
Czym jest protokół odbioru?
Protokół odbioru utrwala odbiór robót budowlanych według § 12 VOB/B: kto brał udział, jakie świadczenie jest odbierane, czy odbiór zostaje oświadczony, czy odmówiony, jakie wady i prace pozostałe stwierdzono i z jakim terminem, jakie zastrzeżenia składa zamawiający — w szczególności z powodu znanych wad i kary umownej — oraz kiedy zaczyna biec przedawnienie roszczeń z tytułu wad. Wzór jest pomyślany jako plik Word do wypełnienia w dniu odbioru; objaśnienia na tej stronie mówią przy każdym polu, dlaczego ono się liczy.
Stan prawny: Niemcy (kodeks cywilny BGB, warunki umów budowlanych VOB/B, taryfa HOAI). W innych krajach obowiązują inne przepisy, a ustalenia umowne mają pierwszeństwo przed podanymi tu terminami ustawowymi.
Pobierz wzór
Plik Word do wypełnienia na ekranie lub odręcznie, PDF do wydrukowania. Siedem części, puste tabele na wady i prace pozostałe, pola na podpisy.
Niewiążący wzór, nie porada prawna. Pierwszeństwo mają postanowienia umowne i okoliczności konkretnego przypadku. Przed podpisaniem proszę sprawdzić podstawę umowną, terminy i zastrzeżenia; przy odmowie odbioru lub sporze o istotne wady proszę zasięgnąć porady prawnej. Stan prawny: Niemcy.
Jak pracować ze wzorem
- Przygotować przed terminemWypełnić część 1, znane wady i prace pozostałe z bieżącej listy wad wpisać wstępnie do części 3 i 4. Kto przychodzi na obchód z pustą kartką, w dniu odbioru zapomina najwięcej.
- Ukończyć w dniu odbioruUstalenia wpisywać od razu, zdjęcia numerować, protokół dać do podpisu wszystkim na miejscu. Protokół „zrekonstruowany” kilka dni później traci wartość dowodową.
- Każda wada osobnoMiejsce, objaw i termin w każdym wierszu. Zbiorczy wiersz „różne wady” jest w sporze nic niewart. Prace pozostałe należą do części 4, nie do listy wad.
- Zastrzeżenia zaznaczać, nie sugerowaćZnane wady i karę umowną zastrzega się wyraźnie (część 5). Czego tam nie ma, uchodzi za niezastrzeżone.
- Kopia za pokwitowaniemKażda strona otrzymuje podpisany protokół; przekazanie na miejscu za podpisem albo wysyłka z dowodem doręczenia. Data w części 6 jest najważniejszą liczbą projektu.
Czego nie ma w protokole, tego przy odbiorze nie stwierdzono i nie zastrzeżono — a tym samym jest to z reguły stracone.
Część 1 — Uczestnicy i przedmiot
Przypisuje protokół do właściwej umowy. Przy odbiorach częściowych musi być jasne, o którą zamkniętą w sobie część chodzi.
- Inwestycja budowlana[Nazwa i adres inwestycji budowlanej]
- Umowa[Zlecenie / część zamówienia / branża, data umowy, podstawa umowna: VOB/B lub BGB]
- Zamawiający[Firma; przy odbiorze reprezentowana przez — imię i nazwisko, funkcja]
- Wykonawca[Firma; przy odbiorze reprezentowana przez — imię i nazwisko, funkcja]
- Pozostali uczestnicy[Nadzór budowlany, projektanci branżowi, rzeczoznawcy — imię i nazwisko oraz rola]
- Przedmiot odbioru[Całość świadczenia lub odbiór częściowy według § 12 ust. 2 VOB/B — które zamknięte w sobie części świadczenia]
- Miejsce, data, godzina[Miejscowość], [data], [początek – koniec obchodu]
- Żądanie odbioru[Zawiadomienie o ukończeniu lub żądanie odbioru złożone przez wykonawcę, wpłynęło dnia — data; termin według § 12 ust. 1 VOB/B: dwanaście dni roboczych]
Część 2 — Oświadczenie o odbiorze
Sedno protokołu: czy odbiór następuje, następuje z zastrzeżeniem, czy zostaje odmówiony? Zamawiający może odmówić tylko z powodu istotnych wad (§ 12 ust. 3 VOB/B) — i musi je konkretnie wskazać.
- Rodzaj odbioru☐ Odbiór formalny (§ 12 ust. 4 VOB/B) ☐ Odbiór częściowy (§ 12 ust. 2 VOB/B)
- Wynik☐ Świadczenie zostaje odebrane. ☐ Świadczenie zostaje odebrane z zastrzeżeniem punktów wymienionych w części 3 i części 5. ☐ Odbioru odmawia się z powodu istotnych wad (§ 12 ust. 3 VOB/B).
- W razie odmowyIstotne wady uzasadniające odmowę: [odesłanie do numerów w części 3]. Nowy termin odbioru: [data]. Wspólne ustalenie stanu według § 650g BGB: [uzgodniono dnia / przeprowadzono dnia]
- Skutki prawneZ odbiorem ryzyko i ciężar dowodu przechodzą na zamawiającego (§ 12 ust. 6 VOB/B); odbiór jest warunkiem wymagalności płatności końcowej (§ 641 ust. 1 BGB, § 16 ust. 3 VOB/B) i początkiem biegu przedawnienia roszczeń z tytułu wad (część 6).
Część 3 — Stwierdzone wady
Jeden wiersz na każdą wadę: miejsce możliwe do odnalezienia, objaw (nie domniemana przyczyna), termin jako data kalendarzowa i zdjęcie jako dowód. Wiersze poniżej to fikcyjne przykłady; plik zawiera puste wiersze.
| Nr | Miejsce (budynek, kondygnacja, pomieszczenie) | Wada — co widać | Termin usunięcia | Zdjęcie / uwaga |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Parter, korytarz 0.12 | Posadzka z płytek: dwa głuche miejsca przed drzwiami, rysa w fudze ok. 40 cm | 30.09.2026 | Zdjęcia 3 i 4 |
| 2 | 1. piętro, sala grupowa 1.03 | Skrzydło okienne nie domyka się szczelnie, uszczelka widocznie zgnieciona | 30.09.2026 | Zdjęcie 7 |
| 3 | Teren zewnętrzny, strona północna | Połączenie cokołu z elewacją: odprysk tynku ok. 30 × 20 cm | 15.10.2026 | Zdjęcie 9, wykonane w deszczu |
Istotne wady uzasadniające odmowę wskazać w części 2. Wady, które zamawiający zna, a mimo to odbiera, zastrzec w części 5.
Część 4 — Prace pozostałe
Świadczenie niewykonane nie jest wadą: pozostaje należne, dostaje termin ukończenia i jest odbierane osobno. Przykłady fikcyjne.
| Nr | Świadczenie (pozycja przedmiaru) | Zakres | Ukończenie do | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Listwy przypodłogowe, korytarz na parterze (poz. 04.12) | ok. 18 m | 26.09.2026 | Materiał na budowie |
| 2 | Instruktaż z obsługi instalacji wentylacyjnej (poz. 09.30) | 1 termin z użytkownikiem obiektu | 02.10.2026 | Dostarczyć później protokół instruktażu |
Prace pozostałe pozostają otwarte, dopóki nie zostaną wykonane i odebrane — nie są powodem do odmowy odbioru całości, jeżeli świadczenie jest w zasadniczej części ukończone.
Część 5 — Zastrzeżenia
Wiersze, których najczęściej brakuje i które kosztują najwięcej. Zastrzeżenie to wyraźne oświadczenie, nie zdanie wtrącone.
- Kara umowna☐ Zamawiający zastrzega sobie karę umowną z powodu [przekroczenia terminu ukończenia o … dni roboczych / inny powód]. (Według § 11 ust. 4 VOB/B wystarczy zastrzeżenie do chwili płatności końcowej; według § 341 ust. 3 BGB musi ono zostać oświadczone przy odbiorze — zastrzeżenie w protokole jest bezpieczną drogą.)
- Znane wady☐ Zamawiający zastrzega sobie swoje prawa z powodu wad wymienionych w części 3 (§ 640 ust. 3 BGB).
- Dalsze zastrzeżenia☐ [np. brakujące świadectwa badań, dokumentacja powykonawcza, instruktaże, instrukcje konserwacji — wskazać konkretnie]
- Oświadczenia wykonawcy[Zarzuty lub odmienne stanowiska — z podaniem osoby składającej oświadczenie; odmowę podpisu odnotowuje się tutaj]
Część 6 — Terminy po odbiorze
Z datą odbioru zaczyna biec przedawnienie roszczeń z tytułu wad. Który termin obowiązuje, wynika z umowy — i należy to tutaj zapisać w jednym wierszu.
- Początek biegu przedawnieniaDzień odbioru: [data]
- Termin przedawnienia roszczeń z tytułu wad☐ 4 lata dla obiektów budowlanych (§ 13 ust. 4 pkt 1 VOB/B) ☐ 5 lat (§ 634a ust. 1 pkt 2 BGB) ☐ uzgodniony umownie: [termin] — koniec terminu: [data]
- Terminy odmienne[np. 2 lata dla instalacji mechanicznych i elektrotechnicznych bez umowy o konserwację według § 13 ust. 4 pkt 2 VOB/B — wskazać elementy i koniec terminu]
- Zabezpieczenie roszczeń z tytułu wad☐ uzgodnione: [rodzaj, wysokość, zwrot po upływie terminu dnia — data] ☐ nieuzgodnione
- NaprawaDla świadczeń naprawionych od odbioru naprawy biegnie nowy termin dwóch lat, który nie kończy się przed upływem terminu zwykłego (§ 13 ust. 5 pkt 1 zdanie 3 VOB/B). Naprawy z części 3 dopisuje się tutaj z datą: [nr, odebrano dnia]
Część 7 — Podpisy i lista dystrybucyjna
Podpisuje się na końcu obchodu, na miejscu. Jeżeli jedna ze stron odmawia podpisu, nie zmienia to nic w oświadczeniu zamawiającego o odbiorze — odmowę odnotowuje się w części 5.
- Zamawiający[Imię i nazwisko, funkcja] — miejscowość, data, podpis
- Wykonawca[Imię i nazwisko, funkcja] — miejscowość, data, podpis
- Nadzór budowlany / pozostali uczestnicy[Imię i nazwisko, funkcja] — miejscowość, data, podpis
- Załączniki☐ Lista wad ze zdjęciami ☐ Fragmenty rysunków ☐ Obmiar ☐ Wykaz przekazanych dokumentów ☐ [inne]
- Lista dystrybucyjna i doręczenie[Odbiorca każdego egzemplarza; przekazanie na miejscu za podpisem albo wysyłka z dowodem doręczenia dnia — data]
Najdroższe błędy przy odbiorze
Kara umowna niezastrzeżona
Przy umowach według BGB jest wtedy stracona (§ 341 ust. 3 BGB); przy VOB/B pozostaje tylko zastrzeżenie do chwili płatności końcowej.
Znane wady bez zastrzeżenia
Kto zna wadę i odbiera bez zastrzeżenia, traci w jej zakresie prawo do usunięcia wady, obniżenia wynagrodzenia i odszkodowania (§ 640 ust. 3 BGB).
Wady bez terminu
Wada bez daty kalendarzowej niczego nie uruchamia.
Prace pozostałe jako wada
Pomylone, zamieniają należne świadczenie w sprawę z rękojmi z błędnym terminem.
Protokół kilka dni później
Spisany z pamięci, bez podpisu wykonawcy — twierdzenie zamiast dowodu.
Tak jest prawidłowo
W dniu odbioru, na miejscu, każda wada osobno, zastrzeżenia zaznaczone, wszystkie podpisy, kopia za pokwitowaniem — gotowe, zanim ktokolwiek opuści budowę.
Odbiór przed południem, protokół przy opuszczaniu budowy
W Construction Defects, aplikacji do zarządzania wadami, obchód odbiorowy staje się protokołem: każda wada jest rejestrowana ze zdjęciem, miejscem i terminem, zastrzeżenia i podpisy trafiają na tablet, a PDF ze znacznikiem czasu trafia do wszystkich uczestników, zanim ktokolwiek opuści budowę. Stwierdzone wady biegną dalej w okresie rękojmi bez przepisywania.
Częste pytania
Jaka jest różnica między odbiorem a przekazaniem?
Przekazanie to czynność faktyczna — klucze, dokumenty, instruktaż. Odbiór to oświadczenie prawne, że świadczenie jest w zasadniczej części zgodne z umową. Protokół przekazania jest więc protokołem odbioru tylko wtedy, gdy zawiera oświadczenie o odbiorze; proszę oznaczyć dokument jednoznacznie.
Czy wykonawca musi podpisać?
Nie. Odbiór jest oświadczeniem zamawiającego; nie staje się bezskuteczny dlatego, że wykonawca odmawia podpisu. Proszę odnotować odmowę w części 5, dać protokół do podpisu pozostałym uczestnikom i doręczyć go w sposób możliwy do wykazania.
Kiedy można odmówić odbioru?
Przy istotnych wadach (§ 12 ust. 3 VOB/B). Odmowa musi być uzasadniona i udokumentowana — konkretnymi wadami z części 3, nie ogólnikową krytyką. Dla stanu do nowego terminu istnieje wspólne ustalenie stanu według § 650g BGB.
Co z odbiorem fikcyjnym?
Według § 12 ust. 5 VOB/B świadczenie uważa się za odebrane dwanaście dni roboczych po pisemnym zawiadomieniu o ukończeniu albo sześć dni roboczych po rozpoczęciu użytkowania, jeżeli nie zażądano odbioru — bez protokołu, bez stwierdzenia wad, bez zastrzeżeń. Właśnie dlatego odbiór formalny się opłaca.
Czy wzór dotyczy także umów według BGB?
Odpowiednio tak: odbiór i zastrzeżenie znanych wad wynikają z § 640 BGB, przedawnienie wynosi pięć lat (§ 634a BGB), karę umowną trzeba zastrzec przy odbiorze (§ 341 ust. 3 BGB). Proszę zaznaczyć w części 6 termin z BGB i skreślić odesłania do VOB/B.
Jak długo trzeba przechowywać protokół?
Co najmniej do upływu najdłuższego terminu przedawnienia z części 6 — ze względu na możliwą odpowiedzialność wtórną i terminy napraw znacznie dłużej. Protokół jest inwentaryzacją stanu, według której mierzy się każde późniejsze zgłoszenie wady.
Źródła i podstawy prawne
Stwierdzenia prawne w tym artykule opierają się na wymienionych poniżej źródłach pierwotnych. Artykuł nie zastępuje porady prawnej w konkretnej sprawie.
- VOB/B (wydanie 2016), tekst urzędowy niemieckiego ministerstwa BMWSB — art. 11 ust. 4 (kara umowna), art. 12 (odbiór), art. 13 ust. 4 i 5 (przedawnienie, naprawa), art. 16 ust. 3 (płatność końcowa) (tekst niemiecki)
- Art. 640 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) — odbiór, odbiór fikcyjny i zastrzeżenie przy znanych wadach (tekst niemiecki)
- Art. 641 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) — wymagalność wynagrodzenia z chwilą odbioru (tekst niemiecki)
- Art. 634a niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) — przedawnienie roszczeń z tytułu wad, pięć lat przy obiektach budowlanych (tekst niemiecki)
- Art. 650g niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) — ustalenie stanu przy odmowie odbioru (tekst niemiecki)
- Art. 341 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) — zastrzeżenie kary umownej przy odbiorze (ustęp 3) (tekst niemiecki)
Protokół, który jest gotowy w dniu odbioru.
W 45 minut pokażemy kompletny odbiór — od obchodu po podpisany protokół, który wszyscy uczestnicy otrzymują jeszcze na miejscu.