Ayuda de trabajo
Acta de recepción según la VOB/B: el modelo que no olvida las reservas
La recepción desplaza la carga de la prueba, el riesgo y los plazos. El acta es el documento con el que años después se mide todo — este modelo guía en siete partes por lo que debe constar en ella el día de la recepción.
Ayuda de trabajo de Open Experience GmbH. · Estado: septiembre de 2026
¿Qué es el acta de recepción?
El acta de recepción documenta la recepción de una obra según el § 12 de la VOB/B (las normas alemanas de contratación de obras): quién intervino, qué prestación se recibe, si la recepción se declara o se deniega, qué defectos y trabajos pendientes se constataron y con qué plazo, qué reservas declara el comitente — en particular por los defectos conocidos y la penalización contractual — y cuándo comienza la prescripción de las reclamaciones por defectos. El modelo está pensado como archivo Word para rellenarlo el día de la recepción; las explicaciones de esta página dicen, para cada campo, por qué cuenta.
Marco jurídico: Alemania (código civil BGB, condiciones de contratación de obra VOB/B, arancel HOAI). En otros países rigen normas distintas, y lo pactado en el contrato prevalece sobre los plazos ordinarios aquí citados.
Descargar el modelo
Archivo Word para rellenar en pantalla o a mano, PDF para imprimir. Siete partes, tablas en blanco para defectos y trabajos pendientes, campos de firma.
Modelo no vinculante, no constituye asesoramiento jurídico. Los acuerdos contractuales y el caso concreto prevalecen. Compruebe la base contractual, los plazos y las reservas antes de firmar; en caso de denegación de la recepción o de controversia sobre defectos esenciales, recabe asesoramiento jurídico. Derecho alemán.
Así se trabaja con el modelo
- Preparar antes de la citaRellenar la parte 1 y precargar en las partes 3 y 4 los defectos conocidos y los trabajos pendientes de la lista de defectos en curso. Quien llega al recorrido con la hoja en blanco es quien más olvida el día de la recepción.
- Terminar el día de la recepciónAnotar las constataciones al momento, numerar las fotos, hacer firmar el acta in situ a todos. Un acta «reconstruida» días después pierde su valor probatorio.
- Cada defecto por separadoLugar, síntoma y plazo en cada línea. Una línea colectiva «defectos varios» no vale nada en un litigio. Los trabajos pendientes van en la parte 4, no en la lista de defectos.
- Marcar las reservas, no insinuarlasLos defectos conocidos y la penalización contractual se reservan de forma expresa (parte 5). Lo que allí no consta se considera no reservado.
- Copia contra acuse de reciboCada parte recibe el acta firmada; entrega in situ contra firma o envío acreditable. La fecha de la parte 6 es la cifra más importante del proyecto.
Lo que no consta en el acta no se constató ni se reservó en la recepción — y, por regla general, está perdido.
Parte 1 — Intervinientes y objeto
Asigna el acta al contrato correcto. En las recepciones parciales debe quedar claro a qué parte concluida en sí misma se refiere.
- Obra[Denominación y dirección de la obra]
- Contrato[Encargo / lote / oficio, fecha del contrato, base contractual: VOB/B o BGB]
- Comitente[Empresa; representada en la recepción por — nombre, función]
- Contratista[Empresa; representada en la recepción por — nombre, función]
- Otros participantes[Supervisión de obra, proyectistas especializados, peritos — nombre y función]
- Objeto de la recepción[Prestación completa o recepción parcial según el § 12 apdo. 2 VOB/B — qué partes de la prestación concluidas en sí mismas]
- Lugar, fecha, hora[Lugar], [fecha], [inicio – fin del recorrido]
- Solicitud de recepción[Comunicación de terminación o solicitud de recepción del contratista, recibida el — fecha; plazo según el § 12 apdo. 1 VOB/B: doce días laborables]
Parte 2 — Declaración de recepción
El núcleo del acta: ¿se recibe, se recibe con reservas o se deniega? El comitente solo puede denegar la recepción por defectos esenciales (§ 12 apdo. 3 VOB/B) — y debe nombrarlos de forma concreta.
- Tipo de recepción☐ Recepción formal (§ 12 apdo. 4 VOB/B) ☐ Recepción parcial (§ 12 apdo. 2 VOB/B)
- Resultado☐ La prestación se recibe. ☐ La prestación se recibe con reserva de los puntos indicados en las partes 3 y 5. ☐ La recepción se deniega por defectos esenciales (§ 12 apdo. 3 VOB/B).
- En caso de denegaciónDefectos esenciales que fundamentan la denegación: [referencia a los números de la parte 3]. Nueva cita de recepción: [fecha]. Constatación conjunta del estado de la obra según el § 650g BGB: [acordada el / realizada el]
- Consecuencias jurídicasCon la recepción, el riesgo y la carga de la prueba pasan al comitente (§ 12 apdo. 6 VOB/B); la recepción es requisito para el vencimiento del pago final (§ 641 apdo. 1 BGB, § 16 apdo. 3 VOB/B) y el inicio de la prescripción de las reclamaciones por defectos (parte 6).
Parte 3 — Defectos constatados
Una línea por defecto: un lugar localizable, el síntoma (no la causa presunta), un plazo como fecha de calendario y la foto de referencia. Las líneas siguientes son ejemplos ficticios; el archivo contiene líneas en blanco.
| N.º | Lugar (edificio, planta, local) | Defecto — qué se aprecia | Plazo de subsanación | Foto / observación |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Planta baja, pasillo 0.12 | Solado cerámico: dos zonas huecas delante de la puerta, fisura en la junta de unos 40 cm | 30/09/2026 | Fotos 3 y 4 |
| 2 | 1.ª planta, sala de grupo 1.03 | La hoja de la ventana no cierra hermética, junta visiblemente aplastada | 30/09/2026 | Foto 7 |
| 3 | Urbanización exterior, lado norte | Encuentro del zócalo con la fachada: desprendimiento del revoco de unos 30 × 20 cm | 15/10/2026 | Foto 9, tomada con lluvia |
Los defectos esenciales que fundamentan una denegación se nombran en la parte 2. Los defectos que el comitente conoce y aun así recibe se reservan en la parte 5.
Parte 4 — Trabajos pendientes
La prestación no ejecutada no es un defecto: sigue debiéndose, recibe una fecha de terminación y se recibe por separado. Ejemplos ficticios.
| N.º | Prestación (partida del presupuesto) | Alcance | Terminación hasta el | Observación |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Rodapiés pasillo planta baja (partida 04.12) | unos 18 m | 26/09/2026 | Material en obra |
| 2 | Instrucción de manejo de la instalación de ventilación (partida 09.30) | 1 cita con el operador | 02/10/2026 | Entregar después el acta de la instrucción |
Los trabajos pendientes quedan abiertos hasta que se ejecutan y se reciben — no son motivo para denegar la recepción total si la prestación está terminada en lo esencial.
Parte 5 — Reservas
Las líneas que más a menudo faltan y que más caras resultan. Una reserva es una declaración expresa, no una frase subordinada.
- Penalización contractual☐ El comitente se reserva la penalización contractual por [superación del plazo de terminación en … días laborables / otro motivo]. (Según el § 11 apdo. 4 VOB/B basta la reserva hasta el pago final; según el § 341 apdo. 3 BGB debe declararse en la recepción — la reserva en el acta es el camino seguro.)
- Defectos conocidos☐ El comitente se reserva sus derechos por los defectos enumerados en la parte 3 (§ 640 apdo. 3 BGB).
- Otras reservas☐ [p. ej. certificados de ensayo pendientes, documentación final de obra, instrucciones de manejo, manuales de mantenimiento — nombrar de forma concreta]
- Declaraciones del contratista[Objeciones u opiniones discrepantes — con indicación de la persona que las declara; la negativa a firmar se anota aquí]
Parte 6 — Plazos tras la recepción
Con la fecha de recepción comienza la prescripción de las reclamaciones por defectos. Qué plazo rige lo dice el contrato — y aquí debe quedar fijado en una línea.
- Inicio de la prescripciónDía de la recepción: [fecha]
- Plazo de prescripción de las reclamaciones por defectos☐ 4 años para obras (§ 13 apdo. 4 n.º 1 VOB/B) ☐ 5 años (§ 634a apdo. 1 n.º 2 BGB) ☐ pactado en el contrato: [plazo] — fin del plazo: [fecha]
- Plazos divergentes[p. ej. 2 años para instalaciones mecánicas y electrotécnicas sin contrato de mantenimiento según el § 13 apdo. 4 n.º 2 VOB/B — nombrar los elementos y el fin del plazo]
- Fianza para las reclamaciones por defectos☐ pactada: [tipo, importe, devolución al vencer el plazo el — fecha] ☐ no pactada
- SubsanaciónPara las prestaciones subsanadas corre, desde la recepción de la subsanación, un nuevo plazo de dos años que no termina antes de que venza el plazo ordinario (§ 13 apdo. 5 n.º 1 frase 3 VOB/B). Las subsanaciones de la parte 3 se anotan aquí con su fecha: [n.º, recibida el]
Parte 7 — Firmas y distribución
Se firma al final del recorrido, in situ. Si una parte se niega a firmar, eso no altera la declaración de recepción del comitente — la negativa se anota en la parte 5.
- Comitente[Nombre, función] — lugar, fecha, firma
- Contratista[Nombre, función] — lugar, fecha, firma
- Supervisión de obra / otros participantes[Nombre, función] — lugar, fecha, firma
- Anexos☐ Lista de defectos con fotos ☐ Extractos de planos ☐ Medición ☐ Lista de la documentación entregada ☐ [otros]
- Distribución y entrega[Destinatario de cada ejemplar; entrega in situ contra firma o envío acreditable el — fecha]
Los errores más caros en la recepción
Penalización contractual sin reservar
En los contratos BGB se pierde con ello (§ 341 apdo. 3 BGB); en la VOB/B solo queda la reserva hasta el pago final.
Defectos conocidos sin reserva
Quien conoce un defecto y recibe sin reserva pierde por él el cumplimiento posterior, la reducción del precio y la indemnización (§ 640 apdo. 3 BGB).
Defectos sin plazo
Un defecto sin fecha de calendario no pone nada en marcha.
Trabajo pendiente como defecto
Si se confunden, la prestación debida se convierte en un caso de garantía con el plazo equivocado.
Acta días después
Escrita de memoria, sin la firma del contratista — afirmación en lugar de prueba.
Así se hace bien
El día de la recepción, in situ, cada defecto por separado, reservas marcadas, todas las firmas, copia contra acuse de recibo — terminada antes de abandonar la obra.
Recepción por la mañana, acta al salir de la obra
En Construction Defects, la aplicación de gestión de defectos, el recorrido de recepción se convierte en el acta: cada defecto se registra con foto, lugar y plazo, las reservas y las firmas se recogen en la tableta, y el PDF llega con marca de tiempo a todos los intervinientes antes de que nadie abandone la obra. Los defectos constatados pasan a la garantía sin volver a transcribirlos.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre recepción y entrega?
La entrega es el acto material — llaves, documentación, instrucción de manejo. La recepción es la declaración jurídica de que la prestación es en lo esencial conforme al contrato. Por eso un acta de entrega solo es un acta de recepción si contiene la declaración de recepción; titule el documento de forma inequívoca.
¿Tiene que firmar el contratista?
No. La recepción es una declaración del comitente; no deviene ineficaz porque el contratista se niegue a firmar. Anote la negativa en la parte 5, haga firmar a los demás participantes y entregue el acta de forma acreditable.
¿Cuándo puede denegarse la recepción?
En caso de defectos esenciales (§ 12 apdo. 3 VOB/B). La denegación debe motivarse y documentarse — con defectos concretos de la parte 3, no con crítica genérica. Para el estado hasta la nueva cita existe la constatación conjunta del estado de la obra según el § 650g BGB.
¿Qué pasa con la recepción ficta?
Según el § 12 apdo. 5 VOB/B, la prestación se considera recibida doce días laborables después de la comunicación escrita de terminación o seis días laborables después de la puesta en uso, si no se ha solicitado recepción — sin acta, sin constatación de defectos, sin reservas. Precisamente por eso merece la pena la recepción formal.
¿Vale el modelo también para contratos BGB?
En lo sustancial, sí: la recepción y la reserva de los defectos conocidos se derivan del § 640 BGB, la prescripción es de cinco años (§ 634a BGB) y la penalización contractual debe reservarse en la recepción (§ 341 apdo. 3 BGB). Marque en la parte 6 el plazo del BGB y tache las referencias a la VOB/B.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el acta?
Como mínimo hasta que venza el plazo de prescripción más largo de la parte 6 — y, por la posible responsabilidad secundaria y los plazos de subsanación, bastante más. El acta es el inventario con el que se mide cada requerimiento por vicios posterior.
Fuentes y base jurídica
Las afirmaciones jurídicas de este artículo se apoyan en las fuentes primarias que figuran a continuación. El artículo no sustituye al asesoramiento jurídico en cada caso concreto.
- VOB/B (edición 2016), texto oficial del ministerio federal alemán (BMWSB) — art. 11 apdo. 4 (penalización contractual), art. 12 (recepción), art. 13 apdo. 4 y 5 (prescripción, subsanación), art. 16 apdo. 3 (pago final) (en alemán)
- Art. 640 del código civil alemán (BGB) — recepción, recepción ficta y reserva por defectos conocidos (en alemán)
- Art. 641 del código civil alemán (BGB) — vencimiento de la remuneración con la recepción (en alemán)
- Art. 634a del código civil alemán (BGB) — prescripción de las reclamaciones por defectos, cinco años en obras (en alemán)
- Art. 650g del código civil alemán (BGB) — constatación del estado de la obra si se deniega la recepción (en alemán)
- Art. 341 del código civil alemán (BGB) — reserva de la penalización contractual en la recepción (apartado 3) (en alemán)
El acta que está terminada el día de la recepción.
En 45 minutos le mostramos una recepción completa — del recorrido al acta firmada que todos los intervinientes reciben todavía in situ.