Artículo técnico
Administración de vicios: de una línea nace un expediente
Una lista de vicios dice que algo no está bien. Un expediente dice dónde no está bien, quién debe arreglarlo, hasta cuándo — y si ya está resuelto.
Artículo técnico de Open Experience GmbH. · Estado: septiembre de 2026
¿Qué es la administración de vicios en la obra?
La administración de vicios es la conducción continua de cada vicio desde su constatación hasta el cierre: registrarlo, ubicarlo en el plano o en el modelo, acreditarlo con imagen, asignarlo a un responsable con plazo, seguir su avance y comprobar la subsanación. Es la cara operativa de la gestión de vicios: esta fija qué derechos y qué plazos rigen; la administración se ocupa de que al final quede algo acreditable.
Marco jurídico: Alemania (código civil BGB, condiciones de contratación de obra VOB/B, arancel HOAI). En otros países rigen normas distintas, y lo pactado en el contrato prevalece sobre los plazos ordinarios aquí citados.
Qué debe contener un vicio
Un vicio sin estos datos no es una constatación, sino un recordatorio. La columna de la derecha muestra qué falta cuando falta el dato.
| Dato | Ejemplo | Qué no funciona sin él |
|---|---|---|
| *Lugar* | Posición en la planta, elemento en el modelo | Volver a encontrarlo, asignarlo al oficio, comprobarlo |
| *Descripción* | La manifestación, no la causa | Un requerimiento que designe el vicio sin equívocos |
| *Imagen* | Toma con marca de tiempo | La prueba del estado en el momento X |
| *Responsable* | Empresa y persona de contacto | Destinatario de la comunicación, inicio del plazo |
| *Plazo* | Una fecha, no «a la mayor brevedad» | Mora, subsanación por cuenta propia, ejecución sustitutoria |
| *Estado* | abierto, en curso, cerrado | La prueba de que algo se ha resuelto |
La descripción nombra la manifestación («fisura de 40 cm, horizontal»), no la causa que se sospecha. Atribuir la causa corresponde a la empresa o a un perito.
La visita de obra es el marco
Los vicios rara vez aparecen de uno en uno. En la práctica se recorre una zona y en ese recorrido se hace una serie de constataciones. Cuando esas constataciones pertenecen a una misma visita, de ahí sale un acta sin trabajo adicional — con fecha, participantes, zona y todas las posiciones.
- Un acta en vez de muchas notasDe la visita sale el documento que recibe la subcontrata — terminado en cuanto acaba el recorrido.
- Recordatorio sin trabajo manualLa siguiente visita a la misma zona muestra lo que ha quedado abierto, en vez de empezar de cero.
- Asignación al oficioQuien puede filtrar por oficio envía una lista por empresa en lugar de una lista completa a todos.
Escalado en vez de insistir
La parte más cara de la administración de vicios no es registrarlos, sino perseguirlos por teléfono. Una lógica de escalado se encarga de eso: si no hay reacción dentro del plazo, el expediente sube automáticamente un nivel — del encargado a la jefatura de obra, y de esta a la dirección del proyecto.
- Con tres niveles bastaMás niveles solo consiguen, en la práctica, que ya nadie sepa quién es el responsable en ese momento.
- El plazo sostiene el escaladoSin una fecha registrada ningún sistema puede escalar — por eso el plazo es un campo obligatorio, no un comentario.
- Todo queda en el expedienteQuién fue informado y cuándo pertenece al vicio, no a un buzón de correo aparte.
Por qué las hojas de cálculo fracasan justo aquí
Sin lugar
Una celda que dice «planta baja, al fondo a la izquierda» ya no se descifra dentro de seis meses.
Sin marca de tiempo
La fecha de modificación del archivo no dice nada sobre el momento de la constatación.
Sin enlace a la imagen
La fotografía está en una carpeta al lado — y se llama IMG_4711.jpg.
Tres versiones en circulación
En cuanto una lista viaja por correo, existe varias veces y ninguna de ellas es la buena.
Sin cierre
El estado se sobrescribe y el historial desaparece — justo el que hará falta después.
Mejor
Un expediente en el que lugar, imagen, plazo, responsabilidad e historial van unidos.
La lista como plantilla
Modelo de estados, responsable como campo obligatorio, tres niveles de escalado con fecha de recepción y un semáforo de plazos — como libro de Excel con doce defectos de ejemplo cumplimentados. Sin registro.
La imagen forma parte del vicio
La separación más frecuente en los proyectos de obra es la que hay entre la lista de vicios y el archivo de imágenes. Cuesta el doble: al registrar, porque se archiva dos veces, y en un litigio, porque ya nadie puede decir con seguridad qué imagen corresponde a qué constatación. Si las fotografías se toman directamente en el expediente, desaparecen ambos costes. Además, con Construction Photos, la aplicación de documentación fotográfica, surge un diario fotográfico continuo del avance de obra — también en zonas donde en ese momento no hay ningún vicio.
De la práctica: marcas y notas directamente sobre la imagen ahorran, llegado el caso, tres consultas de vuelta — ¿qué es exactamente lo que se quiere decir?
Un expediente que supera la recepción
En Construction Defects, la aplicación de gestión de vicios, el vicio se crea una sola vez y sigue siendo el mismo expediente: registrado en la obra, ubicado en el plano o en el modelo IFC, acreditado con imagen y nota de voz, dotado de plazo y de responsable, seguido a lo largo de hasta tres niveles de escalado y cerrado al final. También después de la recepción continúa, en lugar de mudarse a una segunda lista.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre la administración y la gestión de vicios?
La gestión describe el recorrido jurídico — requerimiento, plazo, subsanación, garantía. La administración es la conducción diaria de cada expediente, la que hace que ese recorrido pueda acreditarse.
¿Es un vicio una prestación pendiente?
No. Una prestación pendiente todavía no se ha ejecutado; un vicio sí se ha ejecutado, pero de forma contraria al contrato. Ambos se registran por separado, porque de cada uno se derivan consecuencias jurídicas distintas.
¿Necesitan las subcontratas accesos propios?
Obligatorio no es, conveniente casi siempre. Quien ve el vicio en su propio acceso y cierra allí la subsanación se ahorra dos traspasos y los errores que los acompañan.
¿Funciona el registro sin internet?
Sí. Se registra sin conexión y se sincroniza en cuanto vuelve a haber red o wifi. En obras en fase de estructura eso es lo normal, no la excepción.
¿Cuántos niveles de escalado tienen sentido?
En la práctica, tres. Más importante que el número es que cada nivel tenga una persona con nombre y que el escalado quede documentado en el expediente.
¿Qué pasa con los vicios después de la recepción?
Siguen su curso — con la carga de la prueba invertida y dentro del plazo de garantía. Justamente por eso no debería haber ningún cambio de sistema entre la ejecución y la garantía.
Fuentes y base jurídica
Las afirmaciones jurídicas de este artículo se apoyan en las fuentes primarias que figuran a continuación. El artículo no sustituye al asesoramiento jurídico en cada caso concreto.
- VOB/B (edición 2016), texto oficial del ministerio federal alemán — art. 4 ap. 7 y art. 13: defectos durante la ejecución y después
- Art. 633 del código civil alemán (BGB) — defectos materiales y jurídicos: cuándo una obra es defectuosa
- HOAI, anexo 10 — prestaciones básicas de la supervisión de obra, entre ellas la constatación de defectos y la documentación
De la lista nace una cadena.
45 minutos sobre un proyecto real: registro en la obra, acta para la subcontrata y cierre — el recorrido entero, una vez de principio a fin.