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Zusatzmodul

Fortgeschrittene biometrische Unterschrift mit qualifiziertem Zeitstempel

Für Bautagesberichte, Abnahmeprotokolle und Mängelrügen aus den Bau-Services. Wer unterschreibt, bestätigt Ihre Firma. Wann unterschrieben wurde und dass das Dokument seitdem unverändert ist, belegt ein qualifizierter Zeitstempel.

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Zusatzmodul der Open Experience GmbH. Stand: Oktober 2026

Was die digitale Unterschrift abdeckt

Die digitale Unterschrift von Open Experience belegt, wer ein Dokument unterschrieben hat, wann das war und dass die Datei seitdem unverändert ist. Die Person ordnet die Geschäftsführung oder ein Administrator Ihrer Firma zu: Im Benutzerprofil stehen E-Mail-Adresse und Mobilnummer des Mitarbeiters, und das System prüft, dass beide wirklich bei ihm ankommen. Bei jeder Unterschrift bestätigt die Person mit einem zweiten Faktor. Nach jedem Unterschriftsschritt setzt ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter einen Zeitstempel nach der eIDAS-Verordnung.

Rechtsstand: Deutschland (BGB, VOB/B, HOAI). Abweichende Vereinbarungen im Bauvertrag gehen den hier genannten Regelfristen vor.

Die Identität bestätigt Ihre Firma

Wer bei Ihnen unterschreiben darf, legt die Geschäftsführung oder ein Administrator Ihres Unternehmens fest. Open Experience sieht dafür keine Ausweise ein. Wir prüfen, ob die Kontaktdaten, die Ihre Firma einer Person zugeordnet hat, tatsächlich bei dieser Person ankommen.

  • Zuordnung durch den AdministratorIm Benutzerprofil trägt der Administrator E-Mail-Adresse und Mobilnummer des Mitarbeiters ein. Damit erklärt Ihre Firma, dass diese beiden Kontaktwege zu Frau Weber oder Herrn Yilmaz gehören.
  • Prüfung beider WegeDie E-Mail-Adresse ist über die Anmeldung bestätigt, die Mobilnummer über einen SMS-Code. Erst danach kann die Person ihr Unterschriftsprofil einrichten.
  • Fünf bis sieben Unterschriften am HandyBei der Einrichtung unterschreibt die Person mehrmals mit Finger oder Stift auf dem Display, im Querformat und über die volle Breite. Später setzt das System eine dieser Unterschriften an die gewählte Stelle im Dokument.
  • Zweiter Faktor bei jeder UnterschriftVor dem Unterschreiben fragt das System einen SMS-Code oder den Code einer Authenticator-App ab. Ein unbeaufsichtigter Laptop mit offener Sitzung genügt deshalb nicht, um im Namen eines Kollegen zu unterschreiben.

Biometrische Daten zu jeder Unterschrift

Beim Hinterlegen speichert der Dienst zu jeder Unterschrift den Schreibverlauf: jeden Punkt der Linie mit seinem Zeitpunkt und, wo das Gerät ihn misst, dem Druck. Im Dokument sind diese Daten nicht zu sehen. Sie stehen für ein Schriftgutachten bereit, falls eine Unterschrift später bestritten wird. Im Nachweis jeder Unterschrift ist vermerkt, welches hinterlegte Muster eingesetzt wurde.

Was im unterschriebenen PDF steht

  • Unterschrift an der richtigen StelleDie Person setzt ihre Unterschrift wie auf einem Papierformular dorthin, wo sie hingehört, und kann Name, Firma und Datum dazusetzen. Über der Unterschrift steht der Zeitpunkt, darunter Prüfcode, Prüfsumme und der Link zur Prüfseite.
  • Eingebetteter NachweisZu jedem Schritt liegt im PDF eine Nachweisdatei. Sie hält fest, wer unterschrieben hat, auf welchem Weg die Person bestätigt hat, mit welchem Gerät und welche Fassung des Dokuments sie gesehen hat.
  • Qualifizierter Zeitstempel nach jedem SchrittDen Zeitstempel setzt SK ID Solutions, ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter auf der EU-Vertrauensliste. Für einen qualifizierten Zeitstempel gilt die gesetzliche Vermutung, dass Datum und Uhrzeit stimmen und die Daten seitdem unverändert sind.
  • Prüfung durch jeden EmpfängerDer QR-Code im Dokument führt auf die Prüfseite. Dort lässt sich die Datei hochladen und mit dem Register vergleichen. Gerechnet wird im Browser, die Datei selbst wird nicht übertragen.

Unterschriften von Bauherr und Nachunternehmer

Externe Beteiligte laden Sie mit E-Mail-Adresse und Mobilnummer ein. Die Person öffnet den Link aus der Einladung und bestätigt mit einem SMS-Code an die eingetragene Nummer. Im Nachweis und auf der Prüfseite steht dann ausdrücklich, dass nur Telefonnummer und E-Mail-Adresse verifiziert sind und dass Name und Firma von der einladenden Person zugeordnet wurden.

In diesen Bau-Services verfügbar

Bau-Tagebuch

Bautagesberichte unterschreiben Polier und Bauleitung nacheinander. Jeder Schritt bekommt seinen eigenen Zeitstempel.

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Bau-Mängel

Abnahmeprotokolle und Mängelrügen tragen die Unterschrift der Beteiligten, auch die des Auftragnehmers.

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Bau-Checklisten

Prüf- und Übergabeprotokolle werden unterschrieben, sobald die Checkliste abgeschlossen ist.

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Preis auf Anfrage

Die digitale Unterschrift ist ein Zusatzmodul zu den Bau-Services und kostet einen Aufpreis. Er richtet sich nach der Zahl der Unterschriften im Monat. Schreiben Sie uns, wir richten das Modul für Ihre Projekte ein und machen Ihnen ein Angebot.

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Häufige Fragen

Ist das eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?

Nein. Eine QES braucht ein qualifiziertes Zertifikat auf einer zertifizierten Signaturerstellungseinheit, in der Regel eine Signaturkarte oder einen Fernsignaturdienst mit Identifizierung per Ausweis. In Deutschland bieten das nur wenige Vertrauensdiensteanbieter an. Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, ersetzt nur die QES die eigenhändige Unterschrift (§ 126a BGB).

Für welche Dokumente reicht die digitale Unterschrift?

Für Dokumente ohne gesetzliche Schriftform, etwa Bautagesberichte, Begehungs- und Abnahmeprotokolle. Elektronische Signaturen dürfen vor Gericht nicht allein deshalb abgelehnt werden, weil sie elektronisch sind (Art. 25 eIDAS). Das Gericht würdigt sie frei. Schreibt Ihr Vertrag ausdrücklich eine bestimmte Form vor, klären Sie das vorab mit Ihrem Vertragspartner.

Was beweist der qualifizierte Zeitstempel?

Er belegt, dass das Dokument in genau dieser Fassung zum angegebenen Zeitpunkt vorlag. Für qualifizierte Zeitstempel vermutet das Gesetz, dass Datum und Uhrzeit richtig sind und die Daten seitdem unverändert sind (Art. 41 Abs. 2 eIDAS).

Wo liegen Unterschriften und biometrische Daten?

Dokumente, Nachweise, hinterlegte Unterschriften und ihr Schreibverlauf liegen auf Servern in Deutschland. Die biometrischen Daten erscheinen in keinem Dokument und dienen nur der Klärung, falls eine Unterschrift bestritten wird.

Was kostet die digitale Unterschrift?

Sie ist ein Zusatzmodul gegen Aufpreis, abhängig von der Zahl der Unterschriften im Monat. Schreiben Sie uns über das Kontaktformular, wir melden uns mit einem Angebot.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Die Rechtsaussagen dieses Beitrags stützen sich auf die folgenden Primärquellen. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

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Wir zeigen Ihnen den Ablauf an einem Ihrer eigenen Dokumente und nennen Ihnen den Preis für Ihr Volumen.

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